新增费使用管理办法

新增费使用管理办法一、总则（一）目的为加强公司新增费的使用管理，规范新增费的使用行为，提高资金使用效益，确保新增费合理、合规、有效使用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内涉及新增费使用的所有部门、项目及相关人员。新增费是指公司为满足业务发展、项目推进等特定需求而新增设立的费用项目。（三）基本原则1.合法性原则：新增费的使用必须符合国家法律法规以及行业相关标准的要求，不得违反任何法律规定。2.合理性原则：费用的支出应基于实际业务需求，具有合理的依据和必要性，避免不合理的开支。3.效益性原则：追求资金使用效益的最大化，确保新增费投入能够为公司带来相应的经济效益或业务提升。4.专款专用原则：新增费应严格按照规定的用途使用，不得挪作他用。二、新增费的定义与分类（一）定义新增费是指在公司正常运营费用之外，因特定业务拓展、项目启动、技术升级等原因，经公司决策层批准后专门设立的费用类别，用于支持相关工作的开展。（二）分类1.业务拓展类新增费用于开拓新市场、拓展新客户、推广新产品或服务等方面的费用支出，如市场调研费、营销活动费、客户拜访差旅费等。2.项目启动类新增费针对新启动的项目，为确保项目顺利开展而设立的费用，包括项目前期筹备费、项目团队组建费、项目启动仪式费等。3.技术升级类新增费为提升公司技术水平、引进新技术、更新现有技术设备等而产生的费用，如技术研发费、技术培训费用、新设备购置费用等。4.其他类新增费除上述三类以外，因公司特殊情况或特定需求经批准设立的新增费，如应对突发事件的应急费用、特定合作项目的专项费用等。三、新增费的预算管理（一）预算编制1.需求部门申报各部门根据业务发展规划、项目计划等实际情况，提前对新增费的使用需求进行详细梳理和分析，填写新增费预算申请表，明确费用项目、金额、用途、预计实施时间等内容，并附上相关的说明材料。2.审核与汇总申请表提交至公司财务部门，财务部门会同相关业务部门对申报内容进行初步审核，重点审核费用的合理性、必要性以及与公司整体战略和业务目标的契合度。审核通过后，财务部门将各部门的新增费预算进行汇总。3.预算评审公司成立预算评审小组，由财务、业务、审计等相关部门人员组成。评审小组对汇总后的新增费预算进行全面评审，综合考虑公司财务状况、市场形势、业务发展需求等因素，对预算的可行性和合理性进行评估，并提出调整建议。4.预算确定经预算评审小组评审通过后的新增费预算，报公司决策层审批。决策层根据公司整体战略和资源状况，对预算进行最终审定。审定后的预算作为新增费使用的控制依据。（二）预算调整1.调整情形在新增费预算执行过程中，如遇下列情形之一，可申请预算调整：因国家政策法规、行业标准发生重大变化，导致原预算无法执行的；因市场环境发生重大变化，如市场需求大幅波动、竞争对手策略调整等，原预算已不适应业务发展需要的；因项目实施过程中出现不可预见的因素，如技术难题、不可抗力等，需要增加费用投入的；其他经公司决策层认定需要调整预算的情形。2.调整流程由需求部门提出预算调整申请，详细说明调整的原因、调整金额、调整后的预算安排等内容，并附上相关证明材料。申请经所在部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门会同相关业务部门进行审核，提出审核意见。审核通过后，报预算评审小组进行评审。评审通过的预算调整申请，报公司决策层审批。决策层批准后，财务部门按照调整后的预算执行。四、新增费的使用审批（一）审批流程1.费用申请使用新增费的部门或项目负责人填写新增费使用申请表，详细注明费用支出的事由、金额、支付方式、收款单位等信息，并附上相关的合同、协议、发票等证明材料。申请表经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.财务审核财务部门对申请表及相关证明材料进行审核，重点审核费用的真实性、合法性、合规性以及与预算的匹配性。审核通过后，在申请表上签署审核意见。3.业务部门会签涉及多个业务部门的新增费支出，需经相关业务部门会签。各业务部门根据职责对费用支出进行审核，确认与本部门业务相关且符合规定后，在申请表上签署意见。4.审批决策申请表经财务审核和业务部门会签后，提交至公司分管领导审批。分管领导根据公司规定和业务情况进行审批，对于重大新增费支出，需报公司主要领导审批。审批通过后，申请表作为费用支付的依据。（二）审批权限1.一般新增费支出金额在[X]元以下的新增费支出，由公司分管领导审批。2.较大新增费支出金额在[X]元至[X]元之间的新增费支出，经公司分管领导审核后，报公司主要领导审批。3.重大新增费支出金额在[X]元以上的新增费支出，需经公司领导班子集体研究决策后，由公司主要领导审批。五、新增费的支付管理（一）支付方式新增费的支付方式应根据实际情况选择合适的方式，包括但不限于银行转账、支票、汇票、网上支付等。对于符合现金支付规定的小额支出，可采用现金支付方式。（二）支付流程1.支付申请费用使用部门或项目负责人根据审批通过的新增费使用申请表，填写支付申请单，注明支付金额、支付方式、收款单位等信息，并附上相关的审批文件和证明材料。支付申请单经部门负责人审核签字后，提交至财务部门。2.支付审核财务部门对支付申请单及相关材料进行再次审核，确保支付信息准确无误、支付依据充分。审核通过后，安排资金支付。3.支付执行财务部门按照支付申请单确定的支付方式和金额，进行资金支付操作。对于银行转账支付，应确保收款账户信息准确无误；对于支票、汇票等支付方式，应严格按照票据管理规定进行开具和交付。（三）支付记录与核对财务部门应建立完善的新增费支付记录台账，详细记录每一笔新增费的支付时间、支付金额、支付方式、收款单位等信息。定期与银行对账单、收款单位进行核对，确保支付记录的准确性和一致性。如发现支付异常情况，应及时查明原因并进行处理。六、新增费的使用监督与检查（一）内部监督1.财务监督财务部门负责对新增费的使用情况进行日常财务监督，定期检查费用支出是否符合预算安排、审批程序是否合规、支付是否准确等。对于发现的问题，及时提出整改意见并督促相关部门进行整改。2.审计监督公司审计部门定期对新增费的使用情况进行审计，审查费用支出的真实性、合法性、效益性，检查是否存在违规使用资金、浪费资金等问题。对于审计发现的问题，出具审计报告，并提出处理建议。（二）外部监督积极接受政府相关部门、行业协会等外部机构的监督检查，配合提供新增费使用的相关资料和信息。对于外部监督检查提出的意见和建议，认真对待并及时整改，确保公司新增费的使用符合法律法规和行业规范要求。（三）检查结果处理对于监督检查中发现的问题，相关部门应按照要求及时进行整改。整改完成后，将整改情况书面报告公司管理层。对于违反规定使用新增费的行为，将按照公司相关规定追究相关责任人的责任；情节严重的，依法依规追究法律责任。七、新增费的核算与报告（一）核算要求财务部门应按照国家财务会计准则和公司内部财务制度的规定，对新增费进行单独核算，确保费用支出准确、清晰地反映在财务报表中。新增费应设置专门的会计科目进行核算，详细记录每一笔费用的发生时间、金额、用途等信息。（二）报告制度1.定期报告各部门应定期向财务部门报送新增费使用情况报告，报告内容包括费用支出明细、预算执行情况、取得的成效等。财务部门汇总各部门报告后，编制公司新增费使用情况定期报告，报公司管理层和相关部门。2.专项报告对于重大新增