中石油采购管理办法

中石油采购管理办法一、总则（一）目的为规范中国石油天然气股份有限公司（以下简称“公司”）采购管理行为，加强采购过程控制，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，防范采购风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各企事业单位的物资、工程、服务等采购活动。（三）基本原则1.依法合规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公平竞争原则，保证所有符合条件的供应商都有机会参与，确保采购结果公正合理。3.科学高效原则：运用科学的采购管理方法和信息技术手段，优化采购流程，提高采购效率，降低采购成本。4.质量优先原则：在满足采购需求的前提下，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商和产品，确保采购物资、工程和服务符合公司要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，严禁在采购活动中谋取私利，确保采购活动廉洁公正。二、管理职责（一）公司总部职责1.制定和完善公司采购管理的规章制度、政策和标准。2.指导、监督和检查所属企事业单位的采购管理工作。3.负责公司总部直接管理的重大采购项目的组织实施和决策。4.协调解决公司采购管理工作中的重大问题。（二）所属企事业单位职责1.贯彻执行公司采购管理的规章制度、政策和标准。2.负责本单位采购管理工作的组织实施和日常管理。3.编制本单位采购计划，组织采购活动，签订采购合同，并负责合同的执行和验收。4.建立健全本单位采购管理档案，对采购活动进行记录和统计分析。5.配合公司总部做好采购管理的相关工作，及时报告采购管理工作中的重大事项。（三）采购部门职责1.负责采购计划的编制、采购项目的组织实施和采购合同的签订与执行。2.开展供应商管理工作，包括供应商的选择、评价、考核等。3.收集、整理和分析采购信息，为采购决策提供依据。4.协调与其他部门的工作关系，确保采购活动顺利进行。（四）其他部门职责1.使用部门负责提出采购需求，参与采购项目的技术要求制定、供应商选择和采购验收等工作。2.财务部门负责审核采购预算、支付采购款项，并对采购活动进行财务监督。3.审计部门负责对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合规性和效益性。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.使用部门应根据本单位生产经营计划、项目进度安排等，结合库存情况，定期编制采购需求计划。采购需求计划应明确采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间等内容。2.采购部门应根据使用部门提交的采购需求计划，结合市场供应情况、采购周期等因素，综合平衡后编制年度、季度和月度采购计划。采购计划应包括采购项目名称、采购内容、采购方式、预算金额、预计采购时间等信息。3.采购计划编制完成后，应按照公司内部审批流程进行审核和批准。审核内容包括采购需求的合理性、采购方式的合规性、预算金额的准确性等。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整、项目进度变更等原因需要调整采购计划的，使用部门应及时提出调整申请，并说明调整原因和调整内容。2.采购部门应根据使用部门的调整申请，对采购计划进行评估和审核。如确需调整，应按照原审批流程进行审批，并及时通知相关部门和供应商。3.采购计划调整后，采购部门应及时更新采购信息，确保采购活动的顺利进行。四、采购方式（一）招标采购1.招标采购是指招标人通过发布招标公告或者投标邀请书，邀请特定或者不特定的法人或者其他组织投标，并按照规定程序确定中标人的采购方式。2.达到下列标准之一的采购项目，应当采用招标采购方式：物资采购单项合同估算价在200万元人民币以上的；工程采购单项合同估算价在200万元人民币以上的；服务采购单项合同估算价在100万元人民币以上的。3.招标采购应按照《中华人民共和国招标投标法》及相关法律法规的规定进行，严格遵循招标程序，确保招标活动的公开、公平、公正。（二）竞争性谈判采购1.竞争性谈判采购是指采购人通过与符合相应资格条件不少于3家的供应商分别谈判，商定价格、条件和合同条款，最后从中确定成交供应商的采购方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判采购方式：招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的。3.竞争性谈判采购应成立谈判小组，由采购人代表和有关专家共3人以上单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的2/3。谈判小组应按照规定的程序进行谈判，确定成交供应商。（三）询价采购1.询价采购是指采购人向有关供应商发出询价单，对供应商的报价进行比较，从中确定成交供应商的采购方式。2.采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目，可以采用询价采购方式。3.询价采购应向不少于3家的供应商发出询价单，要求供应商一次报出不得更改的价格。采购人应根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商。（四）单一来源采购1.单一来源采购是指采购人向唯一供应商进行采购的方式。2.符合下列情形之一的采购项目，可以采用单一来源采购方式：只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。3.单一来源采购应按照公司内部规定的程序进行审批，并在采购文件中说明采用单一来源采购方式的理由和依据。（五）电子采购1.鼓励采用电子采购方式进行物资、工程和服务采购。电子采购应依托公司建立的电子采购平台进行，实现采购信息发布、供应商报名、投标报价、开标评标、合同签订等采购流程的电子化操作。2.电子采购平台应具备信息发布、交易管理、监督预警、数据分析等功能，确保采购活动的规范、高效、透明。3.采购部门应加强对电子采购平台的管理和维护，保障平台的安全稳定运行。同时，应组织采购人员进行电子采购操作培训，提高采购人员的电子采购技能和水平。五、供应商管理（一）供应商准入1.建立供应商准入制度，明确供应商准入条件和流程。供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、售后服务等方面的要求。2.采购部门应定期收集供应商信息，建立供应商信息库。对申请准入的供应商，采购部门应进行资格审查，包括对供应商营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证证书等相关资质文件的审核。3.经资格审查合格的供应商，采购部门应组织相关部门进行实地考察，了解供应商的生产经营状况、质量管理体系、售后服务能力等情况。实地考察合格的供应商，方可纳入公司供应商信息库。（二）供应商评价与考核1.建立供应商评价与考核机制，定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价和考核。评价与考核结果应作为供应商选择、续用、淘汰的重要依据。2.采购部门应制定供应商评价与考核指标体系，明确各项指标的权重和评分标准。评价与考核指标应包括质量指标、交货期指标、价格指标、服务指标等方面的内容。3.采购部门应定期组织相关部门对供应商进行评价与考核，评价与考核周期一般为每年一次。评价与考核结果应及时反馈给供应商，并在公司内部进行公示。（三）供应商动态管理1.根据供应商评价与考核结果，对供应商进行动态管理。对评价与考核优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对评价与考核不合格的供应商，应及时采取警告、限期整改、暂停采购、淘汰等措施。2.采购部门应定期对供应商信息库进行清理和更新，及时删除已淘汰的供应商信息，补充新的供应商信息。同时，应加强对供应商信息库的安全管理，防止信息泄露。3.对于因供应商原因导致采购合同无法履行或出现质量问题、交货延迟等情况的，采购部门应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取措施解决问题。如供应商未能及时解决问题，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购项目确定成交供应商后，采购部门应及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程或服务的名称、规格型号、数量、质量要求、价格、交货时间、交货地点、付款方式、违约责任等条款。2.采购合同应采用书面形式，由双方法定代表人或其授权代表签字并加盖公章。采购合同签订前，采购部门应将合同文本提交法律部门进行审核，确保合同条款符合法律法规和公司内部规定的要求。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分送使用部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好合同执行和监督工作。（二）合同执行1.采购部门应按照采购合同约定，跟踪供应商的生产进度和交货情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。2.使用部门应按照采购合同约定，做好货物的验收、保管和使用等工作。如发现货物质量、数量等不符合合同约定的，应及时通知采购部门与供应商协商解决。3.财务部门应按照采购合同约定，及时支付采购款项。支付采购款项前，财务部门应审核采购合同的执行情况、发票的真实性和合法性等。（三）合同变更与解除1.在采购合同执行过程中，如因市场变化、生产经营计划调整、项目进度变更等原因需要变更合同条款的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同变更协议。合同变更协议应明确变更的内容、变更的原因、双方的权利和义务等条款。2.如因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因导致采购合同无法履行或部分无法履行的，采购部门应及时与供应商协商，签订合同解除协议。合同解除协议应明确解除合同的原因、双方的权利和义务、善后处理等条款。3.采购合同变更或解除后，采购部门应及时将变更或解除情况通知使用部门、财务部门等相关部门，并做好相关资料的归档工作。（四）合同纠纷处理1.在采购合同履行过程中，如发生合同纠纷，采购部门应及时与供应商协商解决。协商不成的，应按照合同约定的争议解决方式进行处理，如申请仲裁或提起诉讼。2.采购部门应积极配合公司法律部门做好合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。3.合同纠纷处理完毕后，采购部门应及时总结经验教训，完善采购合同管理流程，避免类似纠纷的再次发生。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.建立采购风险识别与评估机制，定期对采购活动中可能存在的风险进行识别和评估。采购风险包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、廉洁风险等方面。2.采购部门应制定采购风险识别与评估方法和标准，明确风险识别的范围、内容和流程，以及风险评估的指标、权重和评分标准。3.采购部门应组织相关部门和人员对采购风险进行识别和评估，评估结果应形成采购风险评估报告。采购风险评估报告应包括风险识别情况、风险评估结果、风险应对措施等内容。（二）风险应对措施1.根据采购风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施应包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等方面。2.对于市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，采取套期保值等方式规避市场风险。3.对于质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的资质和产品质量，加强采购物资的检验和验收，确保采购物资符合质量要求。4.对于供应商风险，采购部门应加强供应商管理，建立供应商评价与考核机制，定期对供应商进行评价和考核，及时淘汰不合格供应商，降低供应商风险。5.对于合同风险，采购部门应加强采购合同管理，严格按照合同签订流程签订合同，加强合同执行过程的监督和管理，及时处理合同变更和解除事宜，降低合同风险。6.对于廉洁风险，采购部门应加强廉洁教育，建立廉洁风险防控机制，加强对采购人员的监督和管理，严禁采购人员在采购活动中谋取私利，确保采购活动廉洁公正。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控与预警机制，定期对采购风险进行监控和预警。采购部门应制定采购风险监控指标和预警标准，明确风险监控的内容、频率和方式，以及预警信息的发布和处理流程。2.采购部门应通过定期检查、数据分析、供应商反馈等方式，对采购风险进行监控。如发现采购风险指标超过预警标准，应及时发布预警信息，并采取相应的风险应对措施。3.采购部门应定期对采购风险监控与预警工作进行总结和分析，评估风险监控与预警措施的有效性，及时调整和完善风险监控与预警机制，提高采购风险管理水平。八、采购监督与审计（一）内部监督1.公司建立采购内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督。采购部门应定期对采购计划的执行情况、采购方式的选择、供应商的管理、采购合同的签订与执行等方面进行自查自纠，发现问题及时整改。2.审计部门应定期对采购活动进行审计监督，检查采购行为的合规性、合法性和效益性。审计部门可采取定期审计、专项审计、离任审计等方式，对采购活动进行全面审计或重点审计。3.财务部门应加强对采购资金的管理和监督，审核采购预算的执行情况、采购款项的支付情况等。财务部门应定期对采购资金的使用情况进行检查和分析，确保采购资金的安全