otg文件管理办法

otg文件管理办法一、总则（一）目的为规范公司OTG文件的管理，确保文件的安全性、完整性和可追溯性，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及OTG文件的创建、存储、传输、使用、修改和删除等操作。（三）定义1.OTG文件：即通过OTG设备（如手机、平板电脑等）连接外部存储设备（如U盘、移动硬盘等）后，在设备上产生的文件，包括但不限于文档、图片、视频、音频等。2.OTG设备：具备OTG功能的电子设备，可实现与外部存储设备的数据交互。（四）管理原则1.合法性原则：OTG文件的管理应符合国家相关法律法规和行业标准，确保公司运营活动的合法性。2.安全性原则：采取有效措施保障OTG文件的安全，防止文件泄露、丢失、损坏或被非法篡改。3.规范性原则：对OTG文件的管理流程、操作规范等进行明确规定，确保管理工作的标准化和规范化。4.可追溯性原则：对OTG文件的整个生命周期进行记录，以便在需要时能够快速追溯文件的来源、流转过程和使用情况。二、职责分工（一）信息技术部门1.负责制定和完善OTG文件管理的技术规范和标准，确保公司网络环境和存储系统的安全性和稳定性。2.提供必要的技术支持，协助各部门解决OTG文件管理过程中遇到的技术问题。3.定期对公司的OTG文件存储系统进行备份和维护，防止数据丢失。（二）各业务部门1.负责本部门OTG文件的日常管理工作，包括文件的创建、整理、存储、使用和销毁等。2.明确本部门OTG文件管理的责任人，确保责任人熟悉并遵守公司的OTG文件管理办法。3.配合信息技术部门做好OTG文件管理相关的技术培训和安全检查工作。（三）行政部门1.负责监督和检查各部门OTG文件管理办法的执行情况，对违反规定的行为进行纠正和处理。2.负责公司OTG文件管理工作的宣传和培训，提高员工对文件管理重要性的认识。3.参与公司OTG文件管理相关制度的制定和修订工作。三、OTG文件的创建与获取（一）创建1.员工在工作中因业务需要创建OTG文件时，应确保文件内容真实、准确、完整，并按照公司的文件命名规范进行命名。2.创建的OTG文件应分类存储在指定的文件夹或存储设备中，便于查找和管理。3.对于重要的OTG文件，创建人应进行备份，并妥善保存备份文件。（二）获取1.员工如需获取外部的OTG文件，应通过正规渠道进行，确保文件来源合法。2.在获取OTG文件时，应进行病毒检测，防止病毒感染公司设备和网络。3.获取的OTG文件应及时按照公司规定进行存储和管理。四、OTG文件的存储与保管（一）存储方式1.OTG文件应存储在公司指定的存储设备或服务器上，禁止私自将文件存储在个人移动存储设备或未经授权的外部存储设备中。2.对于重要的OTG文件，应采用加密存储的方式，确保文件的安全性。3.存储OTG文件的文件夹应按照业务类型、时间等进行分类，便于查找和管理。（二）保管责任1.各部门应指定专人负责本部门OTG文件的保管工作，确保文件的安全和完整。2.保管责任人应定期对所保管的OTG文件进行检查，发现问题及时报告并处理。3.对于离职或岗位变动的员工，应及时交接其所保管的OTG文件，确保文件不丢失。（三）存储期限1.OTG文件的存储期限应根据公司的业务需求和相关法律法规进行确定。2.对于已过存储期限且无继续保存价值的OTG文件，应按照公司的文件销毁流程进行销毁。五、OTG文件的传输与共享（一）传输1.通过OTG设备传输文件时，应确保传输过程的安全性，避免文件在传输过程中被泄露或损坏。2.禁止通过OTG设备传输涉及公司机密信息的文件，如需传输，应按照公司的保密规定进行审批和加密处理。3.在传输OTG文件前，应对接收方的设备和存储环境进行检查，确保接收方具备接收和存储文件的条件。（二）共享1.员工如需共享OTG文件，应按照公司的文件共享规定进行操作，确保共享范围和权限的合理性。2.共享OTG文件时，应设置合理的访问权限，防止文件被非法访问或篡改。3.对于共享的OTG文件，共享人应定期进行检查，确保文件的有效性和安全性。六、OTG文件的使用与修改（一）使用1.员工在使用OTG文件时，应遵守公司的相关规定，确保文件的正确使用。2.禁止私自将OTG文件用于非公司业务目的或泄露给外部人员。3.在使用OTG文件过程中，如发现文件存在问题或错误，应及时报告相关部门进行处理。（二）修改1.如需修改OTG文件，应按照公司的文件修改流程进行审批和操作。2.修改后的OTG文件应进行版本控制，确保不同版本的文件能够清晰区分和追溯。3.在修改OTG文件时，应做好备份工作，防止因修改失误导致文件丢失或损坏。七、OTG文件的销毁（一）销毁条件1.已过存储期限且无继续保存价值的OTG文件。2.因业务调整、文件错误等原因需要销毁的OTG文件。3.涉及公司机密信息且已不再需要的OTG文件，在按照公司保密规定进行处理后进行销毁。（二）销毁方式1.对于一般的OTG文件，可采用删除存储设备上的文件或格式化存储设备的方式进行销毁。2.对于涉及公司机密信息的OTG文件，应采用专业的文件销毁设备进行粉碎或擦除处理，确保文件无法恢复。（三）销毁记录1.在销毁OTG文件时，应填写《OTG文件销毁记录单》，记录文件的名称、数量、存储位置、销毁时间、销毁方式等信息。2.《OTG文件销毁记录单》应妥善保存，保存期限按照公司档案管理规定执行。八、安全与保密措施（一）安全措施1.加强公司网络安全防护，安装防火墙、杀毒软件等安全设备，防止外部网络攻击和病毒入侵。2.定期对公司的存储系统和OTG文件进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.对涉及OTG文件管理的设备和存储介质进行定期备份，确保数据的安全性和可恢复性。（二）保密措施1.严格控制OTG文件的访问权限，根据员工的工作职责和岗位需求，设置不同的文件访问级别。2.对涉及公司机密信息的OTG文件，应进行加密处理，并采取专人专管、专柜存储等措施。3.加强员工的保密教育，提高员工的保密意识，签订保密协议，明确员工在OTG文件管理中的保密责任。九、监督与检查（一）定期检查1.信息技术部门应定期对公司的OTG文件存储系统进行检查，确保系统的正常运行和文件的安全性。2.行政部门应定期对各部门OTG文件管理办法的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对各部门的OTG文件管理情况进行抽查。2.对于抽查中发现的问题，应及时下达整改通知，要求责任部门限期整改，并对整改情况进行跟踪检查。十、违规处理（一）违规行为界定1.未按照公司规定创建、存储、传输、使用、修改或销毁OTG文件的。2.私自将公司OTG文件存储在个人移动存储设备或未经授权的外部存储设备中的。3.因保管不善导致OTG文件丢失、损坏或泄露的。4.违反公司保密规定，将涉及公司机密信息的OTG文件泄露给外部人员的。（二）处理方式1.对于首次违反OTG文件管理办法的员工，给予警告处分，并责令其立即整改。2.对于多次违反或情节严重的员工，将视情节轻重给予记过、降职、撤职等处分，直至解除劳动合同。3.因员工