长春档案管理办法

长春档案管理办法总则目的与依据为了加强长春地区档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规以及档案管理行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于长春市行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。基本原则档案管理遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则。档案机构与人员档案管理机构各单位应设立档案管理机构或者配备专（兼）职档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。档案管理机构应保持相对稳定，确需调整的，应及时配备新的档案管理人员，并办理交接手续。档案管理人员职责档案管理人员应具备专业知识和技能，熟悉档案管理业务，遵守档案管理规章制度。其主要职责包括：1.负责制定本单位档案工作计划和管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订等基础工作，确保档案的质量。3.负责档案的保管，做好档案的安全防护工作，防止档案的损坏、丢失和泄密。4.负责档案的利用服务工作，为单位内部和社会提供档案查阅、借阅等服务。5.负责档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。6.参与档案鉴定、销毁等工作，确保档案的真实性和完整性。档案的收集与整理档案收集范围各单位应按照国家和地方有关规定，收集反映本单位工作活动、具有保存价值的各种载体的文件材料，包括但不限于以下方面：1.上级机关文件材料，如上级机关发来的通知、决定、命令等。2.本单位文件材料，如本单位制发的文件、会议记录、工作计划、总结、统计报表等。3.下级机关文件材料，如下级机关报送的请示、报告、工作总结等。4.重要业务活动文件材料，如项目申报材料、招投标文件、合同协议等。5.人事档案材料，如干部职工的履历表、任免文件、考核材料、工资档案等。6.财务档案材料，如会计凭证、账簿、报表等。7.声像档案材料，如照片、录音、录像等。8.实物档案材料，如奖杯、奖状、证书等。档案收集要求1.各单位应建立健全文件材料形成、积累、归档制度，明确各部门和人员在档案收集工作中的职责。2.文件材料应在形成后及时收集，确保档案的完整性。对于重要文件材料，应实行超前控制，提前介入收集工作。3.收集的文件材料应齐全完整、真实准确，字迹清楚、格式规范，载体应符合档案保管要求。档案整理档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。整理工作包括以下内容：1.分类：根据档案的内容和性质，按照国家和地方有关档案分类标准进行分类。2.编号：对每一份档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名等信息。档案的保管保管场所各单位应设置专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能，确保档案的安全保管。档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、消防器材等。档案保管要求1.档案应按照分类、编号顺序排列存放，便于查找和利用。2.档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。对于破损、褪色的档案，应及时进行修复或复制。3.电子档案应存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行备份。备份存储介质应异地存放，防止数据丢失。4.档案库房应保持清洁卫生，严禁在库房内吸烟、存放易燃、易爆物品等。档案鉴定与销毁1.各单位应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限。档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.档案鉴定工作应由档案管理机构牵头，组织相关部门和人员组成鉴定小组进行。鉴定小组应根据档案的内容、价值和历史意义等因素，综合判断档案的保管期限。3.经鉴定确定已失去保存价值的档案，应编制销毁清册，报本单位负责人批准后进行销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。档案的利用利用原则档案利用应遵循合法、合理、安全、保密的原则，在确保档案安全和保密的前提下，为单位内部和社会提供必要的档案信息服务。利用方式1.查阅：单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。查阅档案时，应在档案管理机构指定的场所进行，不得擅自将档案带出。2.借阅：外单位人员因特殊需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经档案管理机构负责人批准后，办理借阅手续。借阅档案时，应明确借阅期限，按时归还。借阅人员应对档案的安全和保密负责，不得擅自转借、复印、摘录档案内容。3.出具证明：档案管理机构可根据单位或个人的申请，为其出具档案证明。出具档案证明应严格按照档案记载内容如实填写，不得擅自更改或伪造。利用登记档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、出具证明等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人姓名、单位、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记应长期保存，以备查询。档案信息化建设建设目标各单位应积极推进档案信息化建设，实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理效率和服务水平。档案信息化建设应遵循统一规划、分步实施、安全保密的原则。建设内容1.档案数字化：对纸质档案进行数字化处理，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。2.档案管理系统建设：开发或选用适合本单位的档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享：建立档案信息资源共享平台，实现档案信息在单位内部和不同单位之间的共享和交换。安全管理档案信息化建设应加强安全管理，确保档案信息的安全。安全管理措施包括：1.建立健全档案信息化安全管理制度，明确安全责任和操作规程。2.加强档案信息系统的安全防护，采取防火墙、入侵检测、加密等技术手段，防止网络攻击和数据泄露。3.定期对档案信息系统进行安全检查和评估，及时发现和排除安全隐患。4.加强对档案管理人员的安全培训，提高其安全意识和操作技能。监督与检查监督检查主体长春市档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查。各单位的上级主管部门应加强对所属单位档案管理工作的指导和监督。监督检查内容监督检查内容包括：1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度建立和执行情况。3.档案收集、整理、保管、利用等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案安全防护情况。检查结果处理对监