部队档案管理办法

部队档案管理办法一、总则（一）目的为了加强部队档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在部队建设、作战、训练、管理等各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于部队各级机关、部队、院校及直属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则部队档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、系统性和安全性。各级档案管理部门负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实准确原则档案内容必须真实、准确地反映部队各项工作的实际情况，严禁弄虚作假。3.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅和利用，提高档案的服务效能，为部队建设和各项工作提供有力支持。（四）管理职责1.各级首长职责各级首长应加强对档案管理工作的领导，将档案管理工作纳入部队建设总体规划，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。2.档案管理部门职责贯彻执行国家和军队有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理的规章制度并组织实施。负责本单位档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，指导所属单位的档案管理工作。参与本单位重要活动和项目的文件材料形成、积累和归档工作，确保档案的齐全完整。组织开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。对档案管理人员进行业务培训和考核，提高档案管理人员的业务素质。3.档案管理人员职责热爱档案工作，忠于职守，严格遵守档案管理的各项规章制度。认真做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作，确保档案的质量。积极参加档案业务培训，不断提高业务水平。保守档案机密，维护档案的安全。二、档案的收集（一）收集范围1.文书档案上级机关下发的文件、指示、通知等。本单位形成的各类文件，包括请示、报告、决定、命令、通知、会议纪要等。下级单位上报的文件、报表、总结等。2.军事训练档案训练计划、方案、大纲等。训练记录、成绩统计、考核评估等资料。训练教材、教案、课件等。3.政治工作档案思想政治教育计划、总结、教案等。党组织建设、党员管理等方面的文件材料。宣传工作、文化工作等方面的资料。4.后勤保障档案财务预算、决算、经费开支等文件材料。物资采购、供应、管理等方面的资料。营房建设、维修、管理等方面的档案。5.装备管理档案装备计划、规划、论证等文件材料。装备采购、验收、使用、维护、修理等方面的资料。装备技术资料、图纸、说明书等。6.人事档案干部、士官的履历表、任免呈报表、考核鉴定等材料。工资、奖惩、调资等方面的文件材料。党员、团员档案材料。7.声像档案部队重要活动、演习、训练等的照片、录像、录音等资料。领导视察、来访等活动的声像资料。8.电子档案以电子形式产生、办理、存储的各类文件、数据、图表等。（二）收集要求1.及时收集各部门应按照档案形成规律和收集范围，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，移交档案管理部门。2.完整准确收集的档案应内容完整、准确，字迹清晰，签字盖章齐全。对破损、褪色的文件材料应及时进行修复或复制。3.分类整理收集的档案应按照档案分类方案进行分类整理，便于后续的管理和利用。（三）收集程序1.部门收集各部门指定专人负责本部门文件材料的收集工作，对收集的文件材料进行初步整理，填写《文件材料收集登记表》，并定期移交档案管理部门。2.档案管理部门接收档案管理部门对各部门移交的文件材料进行审核，核对《文件材料收集登记表》内容与实际移交的文件材料是否相符。审核无误后，办理接收手续，将文件材料纳入档案管理系统。三、档案的整理（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类，编制分类方案和档号。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类方案进行排列，装订成册。2.军事训练档案整理按照训练年度、训练项目、训练阶段等进行分类，编制分类方案和档号。对训练记录、成绩统计、考核评估等资料进行整理，填写相关表格。将训练教材、教案、课件等资料按照分类方案进行排列，装订成册。3.政治工作档案整理按照思想政治教育年度、教育内容、教育对象等进行分类，编制分类方案和档号。对党组织建设、党员管理等方面的文件材料进行整理，填写相关表格。将宣传工作、文化工作等方面的资料按照分类方案进行排列，装订成册。4.后勤保障档案整理按照财务年度、经费项目、物资类别等进行分类，编制分类方案和档号。对财务预算、决算、经费开支等文件材料进行整理，填写相关表格。将物资采购、供应、管理等方面的资料按照分类方案进行排列，装订成册。5.装备管理档案整理按照装备型号、装备类别、使用单位等进行分类，编制分类方案和档号。对装备计划、规划、论证等文件材料进行整理，填写相关表格。将装备采购、验收、使用、维护、修理等方面的资料按照分类方案进行排列，装订成册。6.人事档案整理按照干部、士官类别，分别按照档案内容进行分类，编制分类方案和档号。对干部、士官的履历表、任免呈报表、考核鉴定等材料进行整理，填写相关表格。将工资、奖惩、调资等方面的文件材料按照分类方案进行排列，装订成册。7.声像档案整理按照形成时间、内容主题等进行分类，编制分类方案和档号。对照片、录像、录音等资料进行整理，填写相关说明。将声像资料按照分类方案进行排列，存储在磁性载体或光盘等存储介质上。8.电子档案整理按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类，编制分类方案和档号。对电子文件进行元数据著录，建立电子文件目录数据库。将电子文件按照分类方案进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（三）整理要求1.规范统一档案整理应严格按照国家和军队有关档案整理的标准和规范进行，确保整理工作的一致性和规范性。2.便于查找整理后的档案应便于查找和利用，档号编制应科学合理，文件排列应有序，目录索引应清晰准确。3.质量保证档案整理人员应认真负责，确保整理后的档案质量符合要求，无错漏、无破损。四、档案的保管（一）保管场所1.档案库房应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。档案库房应保持清洁卫生，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案装具应配备符合标准的档案柜、档案架、档案盒等装具，确保档案的安全存放。档案装具应坚固耐用，便于档案的存放和查找。（二）保管措施1.档案上架整理后的档案应及时上架存放，按照分类方案和档号顺序排列，便于查找和利用。2.定期检查档案管理部门应定期对档案进行检查，检查档案的保管状况、数量、质量等情况。对发现的问题应及时采取措施进行处理。3.安全防护加强档案库房的安全防护工作，安装必要的安全设施，如防火设备、防盗设备、监控设备等。档案管理人员应严格遵守安全制度，确保档案的安全。4.数字化存储对重要档案应进行数字化存储，建立档案数字化副本，便于远程查阅和利用。数字化存储应符合国家和军队有关标准和规范，确保数字化档案的质量和安全。（三）保管期限1.永久保管对反映部队历史面貌、重要工作成果、具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。定期保管期限分为30年、10年。（四）鉴定销毁1.鉴定工作档案管理部门应定期对保管期满的档案进行鉴定，成立鉴定小组，对档案的价值进行评估。鉴定小组应由档案管理部门负责人、业务部门人员、档案管理人员等组成。2.销毁程序经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清册》，报经本单位首长批准后，予以销毁。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人应在《档案销毁清册》上签字。五、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计统计各类档案的数量，包括永久保管档案、定期保管档案的数量。2.档案利用情况统计统计档案的查阅人次、查阅卷次等利用情况。3.档案整理情况统计统计档案的整理数量、整理质量等情况。4.档案保管情况统计统计档案库房的面积、温湿度、安全防护等保管情况。（二）统计方法1.建立统计台账档案管理部门应建立档案统计台账，对档案的数量、利用情况、整理情况、保管情况等进行详细记录。2.定期统计上报档案管理部门应定期对档案统计数据进行汇总分析，填写《档案统计报表》，报上级档案管理部门。（三）统计要求1.准确及时档案统计数据应准确、及时，如实反映档案管理工作的实际情况。2.分析研究应加强对档案统计数据的分析研究，为档案管理工作决策提供依据。六、档案的利用（一）利用范围1.内部利用部队各级机关、部队、院校及直属单位因工作需要，可查阅本单位的档案。2.外部利用因特殊情况需要，经本单位首长批准，可向有关单位或个人提供档案查阅服务。（二）利用方式1.查阅利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理人员应按照规定提供档案查阅服务，协助利用者查找所需档案。2.借阅因工作需要，利用者可借阅档案。借阅档案应填写《档案借阅登记表》，经本单位首长批准后，方可借阅。借阅期限一般不超过15天，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案。3.复制利用者因工作需要，可复制档案。复制档案应填写《档案复制申请表》，经本单位首长批准后，方可复制。档案管理人员应按照规定提供复制服务，确保复制件与原件内容一致。（三）利用