遵义合同管理办法

遵义合同管理办法一、总则（一）目的为加强公司合同管理，规范合同签订、履行、变更、解除等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，根据《中华人民共和国民法典》等相关法律法规及行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门在生产经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于买卖合同、租赁合同、服务合同、技术合同、借款合同等。（三）基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行等活动必须遵守国家法律法规及相关政策规定。2.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。3.风险防范原则：加强合同风险评估与防控，确保公司利益不受损失。4.统一管理原则：公司合同实行统一归口管理，明确各部门职责，确保合同管理工作规范有序。二、合同管理部门及职责（一）合同管理部门公司设立合同管理办公室，挂靠在[具体部门]，负责公司合同的统一管理工作。（二）职责分工1.合同管理办公室职责制定和完善公司合同管理制度，并组织实施。对合同签订前的主体资格、合同条款等进行审查。建立合同台账，对合同的签订、履行、变更、解除等情况进行跟踪管理。协调处理合同纠纷，参与重大合同纠纷的诉讼或仲裁活动。定期组织合同管理培训，提高公司员工的合同管理意识和业务水平。2.业务部门职责负责本部门业务范围内合同的起草、谈判、签订等工作。对合同相对方的主体资格、信用状况等进行调查核实。按照合同约定履行义务，并及时向合同管理办公室反馈合同履行情况。配合合同管理办公室处理合同纠纷。3.财务部门职责参与合同条款中涉及财务内容的审核。负责按照合同约定办理款项收付手续，并对合同执行情况进行财务监督。协助合同管理办公室分析合同履行中的财务风险。4.法务部门职责对合同的合法性进行审查，提供法律意见。参与重大合同的谈判，防范法律风险。处理合同纠纷的法律事务，代理公司参加诉讼或仲裁活动。三、合同的签订（一）合同订立流程1.合同立项业务部门根据业务需要，提出合同立项申请，填写《合同立项申请表》，详细说明合同的名称、标的、数量、质量、价款、履行期限、履行地点、违约责任等主要内容，并附上相关背景资料。2.合同起草业务部门负责合同的起草工作，合同文本应符合法律法规及行业标准要求，条款清晰、明确、完整，避免出现歧义或漏洞。合同起草过程中，应充分考虑公司利益和风险防范，必要时可征求合同管理办公室、法务部门等相关部门的意见。3.合同审核业务部门将起草好的合同文本提交给合同管理办公室进行形式审查，主要审查合同格式是否规范、条款是否齐全等。合同管理办公室将通过形式审查的合同文本分送财务部门、法务部门等相关部门进行实质性审查。财务部门重点审查合同中的财务条款，如价款支付方式、结算周期、发票开具等；法务部门重点审查合同的合法性、有效性、风险防范措施等。各审查部门应在规定时间内完成审查工作，并出具审查意见。业务部门根据各审查部门的意见对合同文本进行修改完善，再次提交审核。如审核意见存在重大分歧，由合同管理办公室组织相关部门进行协商沟通，必要时可召开合同评审会议，共同研究解决问题。4.合同签订经审核通过的合同，由业务部门负责人与合同相对方进行谈判，达成一致意见后，按照公司规定的授权审批程序进行签字盖章。合同签字盖章后，业务部门应及时将合同副本送合同管理办公室备案。（二）合同主体资格审查1.业务部门在签订合同前，应对合同相对方的主体资格、经营范围、经营状况、信用等级等进行调查核实。调查方式可包括实地考察、查阅工商登记资料、查询信用信息平台等。2.对于重要合同或金额较大的合同，业务部门应要求合同相对方提供有效的营业执照副本复印件、法定代表人身份证明书、授权委托书等相关证明文件，并对其真实性进行核实。3.禁止与无合法经营资格、信用状况不佳、存在重大法律纠纷或其他不良记录的单位签订合同。（三）合同条款审查1.合同条款应明确、具体、完整，避免使用模糊、歧义或易引起争议的语言。合同主要条款应包括：当事人的名称或者姓名和住所；标的；数量；质量；价款或者报酬；履行期限、地点和方式；违约责任；解决争议的方法。2.合同中应明确约定双方的权利义务，特别是关于交付、验收、付款、保密等关键环节的条款，确保双方的权益得到有效保障。3.对于涉及知识产权、商业秘密等重要内容的合同，应明确约定保密条款和知识产权归属条款，防止公司利益受损。4.合同中应约定违约责任条款，明确双方违约的情形、违约赔偿方式及金额等，以约束双方严格履行合同义务。四、合同的履行（一）履行原则合同双方应按照合同约定全面履行各自的义务，遵循诚实信用原则，及时通知、协助、保密等。（二）履行跟踪1.业务部门负责合同履行的具体实施，应建立合同履行台账，详细记录合同履行过程中的各项情况，包括合同执行进度、交付情况、款项收付情况等。2.合同履行过程中，如出现可能影响合同履行的重大事项或风险因素，业务部门应及时向合同管理办公室报告，并采取有效措施加以解决。3.合同管理办公室应定期对合同履行情况进行检查和监督，及时发现问题并督促相关部门整改落实。（三）变更与解除1.合同履行过程中，如需变更合同内容，业务部门应及时与合同相对方协商一致，并签订书面的合同变更协议。合同变更协议应按照合同签订的审批程序进行审核和签字盖章。2.如因不可抗力或其他法定事由需要解除合同，业务部门应及时通知合同相对方，并按照法律法规及合同约定办理相关手续。解除合同的通知应采用书面形式，并留存相关证据。3.合同变更或解除后，业务部门应及时将相关情况告知合同管理办公室，合同管理办公室应更新合同台账及相关档案资料。五、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同签订前的审查和风险评估，确保合同条款合法、合理、完备，避免潜在的纠纷隐患。2.在合同履行过程中，加强沟通协调，及时解决出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理程序1.合同纠纷发生后，业务部门应及时收集相关证据材料，分析纠纷原因，提出初步处理意见，并向合同管理办公室报告。2.合同管理办公室会同法务部门等相关部门对纠纷情况进行调查核实，研究制定纠纷解决方案。3.根据纠纷解决方案，如需要通过协商、调解、仲裁或诉讼等方式解决纠纷，由法务部门负责具体办理相关法律事务。业务部门应积极配合，提供必要的协助和支持。4.在纠纷处理过程中，应及时向公司领导汇报进展情况，根据领导意见调整处理策略。5.纠纷处理结束后，业务部门应将纠纷处理结果书面报告合同管理办公室，合同管理办公室应将相关资料整理归档，总结经验教训，完善合同管理制度。六、合同档案管理（一）档案范围合同档案包括合同文本、合同审批表、合同立项申请表、合同相对方资料、合同履行过程中的相关文件、合同纠纷处理文件等与合同有关的各类资料。（二）档案整理1.业务部门应在合同签订后及时将合同副本及相关资料提交给合同管理办公室，合同管理办公室按照档案管理要求进行整理、分类、编号。2.合同档案应按照年度、类别等进行分类存放，便于查阅和管理。（三）档案保管1.合同管理办公室应指定专人负责合同档案的保管工作，确保档案的安全、完整。2.合同档案应存放于专门的档案柜或档案室，具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。3.定期对合同档案进行清查盘点，发现问题及时处理。（四）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到合同管理办公室查阅。2.查阅合同档案时，应在合同管理办公室指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换等。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。七、监督与考核（一）监督检查1.合同管理办公室定期对公司合同管理情况进行监督检查，重点检查合同管理制度的执行情况、合同签订与履行情况、合同档案管理情况等。2.对监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，要求相关部门限期整改，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立合同管理考核评价机制，对各部门的合同管理工作进行量化考核。考核指标包括合同签订的规范性、合同