询价机制管理办法

询价机制管理办法一、总则（一）目的本管理办法旨在规范公司询价机制，确保采购活动的公开、公平、公正，提高采购效率，降低采购成本，保障公司利益。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门涉及物资采购、服务采购等各类询价活动。（三）基本原则1.合法性原则：询价活动必须严格遵守国家法律法规以及行业相关标准。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，确保竞争环境公平，评审结果公正。3.公开透明原则：询价过程和结果应向相关部门和人员公开，接受监督。4.诚实信用原则：参与询价各方应诚实守信，不得有欺诈、隐瞒等行为。二、询价主体与职责（一）采购部门1.负责发起询价需求，明确采购物资或服务的规格、数量、质量要求等。2.组织实施询价活动，包括选择询价方式、确定询价对象、发放询价文件等。3.对询价过程进行管理和监督，协调解决询价过程中出现的问题。4.负责与供应商进行沟通、谈判，确定最终采购方案。（二）需求部门1.提供准确的采购需求，协助采购部门完善询价文件。2.参与询价过程中的技术交流、需求确认等环节。3.对采购物资或服务的验收工作负责，确保符合需求。（三）财务部门1.参与询价文件中涉及价格条款的审核。2.对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的建议。3.负责采购款项的支付审核和结算工作。（四）审计部门1.对询价活动进行审计监督，确保程序合规。2.审查询价文件、采购合同等相关资料，防范采购风险。三、询价流程（一）询价需求提出1.需求部门根据业务需要，填写《询价需求申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、数量、质量要求、交货时间、交货地点等信息。2.申请表经需求部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）询价文件编制1.采购部门接到询价需求后，组织相关人员编制询价文件。询价文件应包括以下内容：询价邀请函，明确询价项目的基本情况、询价要求、供应商资格条件等。采购物资或服务的规格、数量、质量标准等详细清单。报价要求，包括报价方式、报价有效期、报价包含的内容等。交货时间、地点及验收标准。供应商需提供的资质证明文件、业绩证明等。评标标准和方法。2.询价文件编制完成后，经采购部门负责人审核签字，报分管领导审批。（三）询价对象选择1.采购部门根据采购物资或服务的特点、市场情况等，通过多种渠道选择询价对象。询价对象应具备以下条件：具有合法的经营资质和良好的商业信誉。具备履行合同所需的生产、技术、服务能力。产品质量可靠，价格合理。2.采购部门可通过以下方式确定询价对象：从公司供应商库中筛选符合条件的供应商。向行业协会、专业网站等获取供应商信息，进行邀请询价。对新供应商进行公开征集和筛选。（四）询价文件发放1.采购部门将审批后的询价文件以书面或电子方式发放给选定的询价对象。发放时应记录发放时间、对象、方式等信息。2.询价对象应在规定时间内签收询价文件，并确认收到。（五）报价接收1.询价对象应按照询价文件要求，在规定的报价有效期内提交报价文件。报价文件应包括报价表、技术方案、售后服务承诺等内容。2.采购部门负责接收报价文件，对报价文件的完整性、密封性等进行检查。如发现报价文件不符合要求，应及时通知询价对象进行补充或修正。（六）询价评审1.采购部门组织成立询价评审小组，成员包括采购部门、需求部门、财务部门等相关人员。必要时可邀请技术专家参加。2.评审小组按照询价文件规定的评标标准和方法，对各询价对象的报价文件进行评审。评审内容包括价格、技术方案、售后服务、供应商信誉等方面。3.评审小组应客观、公正地进行评审，记录评审过程和结果。评审结果应经评审小组成员签字确认。（七）采购决策1.采购部门根据评审结果，提出采购建议，报分管领导审批。2.分管领导根据采购建议和公司实际情况，做出最终采购决策。（八）采购合同签订1.采购部门根据采购决策，与选定的供应商签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括物资或服务的规格、数量、价格、交货时间、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。四、询价方式（一）公开询价1.适用范围：适用于采购金额较大、市场竞争充分、技术规格明确的物资采购或服务采购项目。2.操作流程：采购部门通过公司官网、行业媒体、专业网站等渠道发布公开询价公告，邀请符合条件的供应商参与询价。供应商按照公告要求提交报价文件，采购部门组织评审确定中标供应商。（二）邀请询价1.适用范围：适用于采购金额较小、采购项目相对单一、对供应商有一定了解的采购项目。2.操作流程：采购部门从公司供应商库或其他渠道选择若干符合条件的供应商，向其发出邀请询价函。供应商在规定时间内提交报价文件，采购部门组织评审确定成交供应商。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于采购项目技术复杂、有特殊要求，或采购时间紧迫，需要尽快确定供应商的情况。2.操作流程：采购部门成立谈判小组，与不少于三家符合条件的供应商进行谈判。谈判小组根据谈判情况，要求供应商进行报价和二次报价，最终确定成交供应商。五、评标标准与方法（一）评标标准1.价格标准：以各询价对象的报价为基础，比较价格高低。价格得分占总分的一定比例，具体比例根据项目情况确定。2.技术标准：对采购物资或服务的技术规格、性能指标等进行评审。技术方案满足询价文件要求且技术先进、合理的供应商得分较高。3.商务标准：评审供应商的资质、业绩、信誉、售后服务等方面。具有良好商务信誉和丰富业绩的供应商得分较高。4.其他标准：根据项目特点，可设置其他评标标准，如交货期、环保要求等。（二）评标方法1.综合评分法：评审小组对各询价对象的报价、技术、商务等方面进行综合评审，按照评标标准进行打分，得分最高者为中标候选人。2.最低价成交法：在满足询价文件实质性要求的前提下，以报价最低的供应商为成交供应商。但报价明显低于成本价的除外，评审小组应要求供应商做出合理说明。六、监督与管理（一）内部监督1.审计部门定期对询价活动进行审计，检查询价程序是否合规，采购文件是否齐全，评审过程是否公正等。2.公司内部设立举报邮箱和电话，接受员工对询价活动中违规行为的举报。对举报事项进行调查核实，如情况属实，依法依规处理。（二）供应商管理1.建立供应商评价机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评价。评价结果作为供应商后续合作的重要依据。2.对违规供应商进行记录和处罚，情节严重的取消其参与公司询价活动的资格。（三）档案管理1.采购部门负责建立询价活动档案，包括询价需求申请表、询价文件、报价文件、评