西安档案管理办法

西安档案管理办法总则目的与依据为了加强西安市档案管理，有效地保护和利用档案，为西安的经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》《陕西省档案条例》等相关法律法规，结合本市实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于西安市行政区域内的机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）以及个人的档案管理活动。档案定义本办法所称档案，是指过去和现在的单位及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。管理原则档案管理工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用。档案机构及其职责档案行政管理部门西安市档案行政管理部门主管全市档案事业，对全市的档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。区、县档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内单位的档案工作实行监督和指导。档案行政管理部门的主要职责包括：1.贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策；2.制定本行政区域内的档案事业发展计划和档案工作规章制度，并组织实施；3.组织、指导本行政区域内的档案理论与科学技术研究、档案宣传与档案教育、档案工作人员培训；4.监督、检查本行政区域内的档案工作，依法查处档案违法行为。单位档案机构各单位应当设立档案机构或者配备专（兼）职档案工作人员，负责本单位的档案收集、整理、保管和提供利用工作，并对所属机构的档案工作进行监督和指导。单位档案机构的主要职责包括：1.贯彻执行有关档案工作的法律、法规和方针政策，建立健全本单位的档案工作规章制度；2.负责本单位文件材料的收集、整理、归档和保管工作；3.按照规定向有关档案馆移交档案；4.开展档案的开发利用工作，为单位的各项工作提供服务。档案馆西安市设立综合档案馆和专门档案馆。综合档案馆负责收集和保管本行政区域内多种门类和载体的档案，向社会提供利用；专门档案馆负责收集和保管特定领域或者特殊载体的档案，向社会提供利用。档案馆的主要职责包括：1.收集和接收本馆保管范围内对国家和社会具有保存价值的档案；2.对所保存的档案进行科学的整理和保管；3.采取各种形式开发档案资源，为社会提供服务；4.参与编史修志等工作。档案的收集归档范围各单位应当按照国家有关规定，确定本单位文件材料的归档范围和保管期限。归档范围应当包括反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位、国家和社会具有保存价值的各种文件材料，具体包括：1.上级机关颁发的属于本单位主管业务并需要贯彻执行的文件材料；2.本单位制定的法规政策性文件材料；3.本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；4.本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；5.本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；6.本单位机构演变、人事任免等文件材料；7.本单位房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；8.本单位对外交往、重大事件、突发事件等活动中形成的重要文件材料。归档要求各单位应当建立健全文件材料归档制度，确保文件材料的齐全、完整。文件材料应当按照规定的时间和要求进行归档，归档的文件材料应当真实、准确、系统，字迹工整、图像清晰、签字盖章手续完备。档案移交各单位应当按照国家有关规定，定期向有关档案馆移交档案。列入市综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满二十年，向市综合档案馆移交；列入区、县综合档案馆接收范围的档案，自形成之日起满十年，向区、县综合档案馆移交。专门档案馆接收档案的范围和期限，按照国家有关规定执行。档案的整理整理原则档案整理应当遵循档案的形成规律，保持档案之间的有机联系，便于保管和利用。整理方法档案整理应当按照分类、编号、编目等步骤进行。分类应当根据档案的来源、时间、内容和形式等特征，将档案划分为不同的类别；编号应当按照一定的规则，为每一份档案赋予唯一的编号；编目应当编制档案目录，包括档号、题名、日期、保管期限等内容。数字化整理鼓励各单位采用数字化技术对档案进行整理。数字化整理应当按照国家有关标准和规范进行，确保数字化档案的质量和安全。档案的保管保管条件各单位和档案馆应当建立健全档案保管制度，配备必要的档案保管设施设备，确保档案的安全。档案保管场所应当具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防有害气体等条件。档案库房管理档案库房应当保持整洁、卫生，定期进行检查和维护。档案应当按照类别、保管期限等进行分类存放，排列整齐，便于查找和利用。档案安全管理各单位和档案馆应当加强档案安全管理，制定档案安全应急预案，定期进行档案安全检查，及时消除安全隐患。发生档案安全事故时，应当立即采取措施进行抢救和处理，并及时向档案行政管理部门报告。档案保密管理各单位和档案馆应当加强档案保密管理，严格遵守国家有关保密规定。对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的档案，应当采取相应的保密措施，确保档案信息的安全。档案的利用利用原则档案利用应当遵循合法、公正、便民的原则，保障公民、法人和其他组织依法利用档案的权利。利用方式公民、法人和其他组织可以通过查阅、复制、摘录等方式利用开放的档案。利用未开放的档案，应当按照国家有关规定办理审批手续。档案馆服务档案馆应当建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高服务质量。档案馆应当设置专门的档案查阅场所，配备必要的查阅设施设备，为利用者提供便利。档案公布档案馆应当按照国家有关规定，定期公布开放档案的目录。档案的公布应当遵守国家有关保密、知识产权等方面的规定。档案的鉴定与销毁鉴定组织各单位和档案馆应当成立档案鉴定小组，负责对保管期满的档案进行鉴定。档案鉴定小组由单位领导、档案人员和有关业务人员组成。鉴定标准档案鉴定应当按照国家有关规定和标准进行，根据档案的保存价值，确定档案的销毁或者继续保存。销毁程序经鉴定需要销毁的档案，应当编制档案销毁清册，报单位负责人或者档案馆馆长批准后，由两名以上人员监督销毁，并在销毁清册上签名。销毁档案时，应当确保档案信息的安全，防止档案信息的泄露。档案信息化建设建设目标各单位和档案馆应当加强档案信息化建设，逐步实现档案管理的数字化、网络化和智能化，提高档案管理的效率和服务水平。信息化规划各单位和档案馆应当制定档案信息化建设规划，明确建设目标、任务和措施。档案信息化建设规划应当与本单位的信息化建设规划相衔接。数字化档案管理各单位和档案馆应当按照国家有关标准和规范，对档案进行数字化处理，建立数字化档案数据库。数字化档案应当进行备份，确保档案信息的安全。档案信息共享鼓励各单位和档案馆之间实现档案信息的共享，促进档案资源的合理利用。档案信息共享应当遵守国家有关保密、知识产权等方面的规定。监督检查检查内容档案行政管理部门应当定期对各单位和档案馆的档案工作进行监督检查。监督检查的内容包括：1.档案工作规章制度的建立和执行情况；2.档案的收集、整理、保管和利用情况；3.档案信息化建设情况；4.档案安全管理情况；5.档案工作人员的配备和培训情况。检查方式档案行政管理部门可以采取现场检查、书面检查、专项检查等方式进行监督检查。在监督检查过程中，档案行政管理部门有权