结算内控管理办法

结算内控管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强公司结算内控管理，规范结算流程，防范结算风险，确保公司资金安全，提高资金使用效率，保障公司业务的稳健运营。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、子公司涉及的各类款项结算业务，包括但不限于销售结算、采购结算、费用报销结算、资金往来结算等。（三）基本原则1.合法性原则结算业务必须严格遵守国家法律法规、金融监管规定以及公司内部规章制度，确保结算行为合法合规。2.准确性原则结算数据应真实、准确、完整，严禁虚假结算和错误记录，保证结算信息与业务实际情况相符。3.及时性原则结算业务应按照规定的时间节点及时办理，避免因拖延导致资金周转不畅或产生逾期风险。4.安全性原则加强结算过程中的安全管理，保障资金安全，防止资金被盗用、挪用或流失。5.制衡性原则建立健全结算内控机制，明确各部门、各岗位在结算业务中的职责权限，形成相互制约、相互监督的工作格局，防范结算风险。二、结算岗位设置与职责分工（一）岗位设置公司设立结算管理岗、结算操作岗、审核岗、监督岗等相关岗位，负责结算业务的不同环节。（二）职责分工1.结算管理岗负责制定和完善公司结算内控管理制度、流程和操作规范，并组织实施。统筹协调公司结算业务，定期分析结算数据和业务情况，提出改进建议和风险防范措施。与外部金融机构、客户、供应商等保持沟通协调，维护良好的合作关系。参与公司重大结算业务的决策和方案制定，提供专业意见和支持。2.结算操作岗按照规定的结算流程和操作规范，负责办理各类款项的收付结算业务，确保结算数据录入准确、及时。妥善保管结算凭证、票据、印章等重要资料，做好结算档案的整理和归档工作。及时与相关部门核对结算信息，发现问题及时沟通解决，保证结算业务的顺利进行。3.审核岗对结算业务的真实性、合法性、准确性、完整性进行审核，确保结算业务符合公司规定和相关法律法规要求。审查结算凭证、票据、合同等相关资料，核实业务内容与结算金额的一致性，对审核结果负责。对审核中发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保结算风险得到有效控制。4.监督岗对结算业务的全过程进行监督检查，重点检查结算流程执行情况、岗位职责履行情况、内部控制有效性等。定期开展结算内控专项审计，对发现的违规违纪行为及时进行调查处理，并提出改进建议和防范措施。负责受理和处理结算业务中的投诉举报，维护公司正常的结算秩序。三、结算流程控制（一）销售结算流程1.销售部门与客户签订销售合同，明确销售产品或服务的名称、数量、价格、交货方式、付款方式等条款。2.销售业务发生后，销售部门及时将销售发货单、发票等相关资料传递给结算部门。3.结算操作岗根据销售发货单和发票，核对客户信息和结算金额，录入结算系统，并生成结算凭证。4.审核岗对结算凭证、销售发货单、发票等资料进行审核，重点审核销售业务的真实性、价格的合理性、结算金额的准确性等。审核无误后，在结算凭证上签字确认。5.结算管理岗对审核通过的结算业务进行统筹安排，根据合同约定的付款方式，及时与客户沟通收款事宜。6.客户付款到账后，结算操作岗及时进行收款确认，并更新结算系统记录。同时，将收款情况反馈给销售部门和财务部门。7.财务部门根据结算情况进行账务处理，确保销售收入及时、准确入账。（二）采购结算流程1.采购部门根据生产经营需要，制定采购计划，选择合格的供应商，并签订采购合同，明确采购物资的名称、规格、数量、价格、交货时间、付款方式等条款。2.采购业务发生后，采购部门及时将采购订单、验收单、发票等相关资料传递给结算部门。3.结算操作岗根据采购订单、验收单和发票，核对供应商信息和结算金额，录入结算系统，并生成结算凭证。4.审核岗对结算凭证、采购订单、验收单、发票等资料进行审核，重点审核采购业务的真实性、价格的合理性、结算金额的准确性等。审核无误后，在结算凭证上签字确认。5.结算管理岗对审核通过的结算业务进行统筹安排，根据合同约定的付款方式，及时安排资金支付。6.结算操作岗根据结算管理岗的指令，办理资金支付手续，确保付款信息准确无误。同时，将付款情况反馈给采购部门和财务部门。7.财务部门根据结算情况进行账务处理，确保采购成本及时、准确入账。（三）费用报销结算流程1.员工发生费用支出后，按照公司费用报销制度的规定，填写费用报销单，并附上相关发票、收据等原始凭证。2.部门负责人对员工的费用报销申请进行审核，确认费用支出的真实性、合理性和必要性，签字批准后提交给财务部门。3.财务部门的审核岗对费用报销单及原始凭证进行审核，重点审核费用报销是否符合公司规定的标准和范围、发票是否真实有效、审批手续是否齐全等。审核无误后，签字确认。4.结算操作岗根据审核通过的费用报销单，办理费用支付手续，将报销款项支付给员工。同时，更新费用报销台账，记录费用报销情况。5.财务部门根据费用报销结算情况进行账务处理，确保费用支出及时、准确入账。（四）资金往来结算流程1.公司与内部各部门、子公司之间发生资金往来业务时，由相关部门填写资金往来结算单，注明往来款项的性质、金额、事由等信息。2.结算操作岗根据资金往来结算单，核对往来双方信息和结算金额，录入结算系统，并生成结算凭证。3.审核岗对结算凭证、资金往来结算单等资料进行审核，重点审核资金往来业务的真实性、合规性、结算金额的准确性等。审核无误后，在结算凭证上签字确认。4.结算管理岗对审核通过的资金往来结算业务进行统筹安排，根据公司资金管理规定和实际情况，及时办理资金收付手续。5.结算操作岗按照结算管理岗的指令，办理资金收付业务，确保资金往来信息准确无误。同时，将资金往来情况反馈给相关部门和财务部门。6.财务部门根据资金往来结算情况进行账务处理，确保资金往来账目清晰、准确。四、结算风险防控（一）风险识别与评估1.建立结算风险识别机制，定期对结算业务进行风险排查，识别可能存在的风险因素，如信用风险、市场风险、操作风险、法律风险等。2.对识别出的风险因素进行评估，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。3.根据风险评估结果，制定相应的风险应对策略，明确风险防控措施和责任部门。（二）信用风险管理1.建立客户信用评估体系，对客户的信用状况进行调查、评估和分类管理。根据客户信用等级，合理确定信用额度和结算方式。2.加强对客户信用状况的动态监控，及时掌握客户经营情况、财务状况等变化信息。对于信用状况恶化的客户，及时调整信用政策，采取相应的风险防控措施，如限制发货、加强催收等。3.建立供应商信用评估体系，对供应商的信用状况进行调查、评估和分类管理。与优质供应商建立长期稳定的合作关系，确保采购物资的质量和供应稳定性。（三）市场风险管理1.关注市场价格波动、汇率变动等市场因素对结算业务的影响，及时调整结算策略，降低市场风险。2.对于涉及外币结算的业务，合理选择外币币种和结算汇率，采取套期保值等措施，防范汇率风险。3.加强与金融机构的合作，及时了解市场动态和金融政策变化，获取专业的市场风险管理建议和支持。（四）操作风险管理1.加强结算业务人员的培训，提高其业务素质和风险意识，确保结算操作规范、准确。2.建立健全结算业务操作流程和内部控制制度，明确各岗位的操作权限和职责，加强对结算业务的全过程监控。3.定期对结算系统进行维护和升级，确保系统安全稳定运行，防止因系统故障导致结算业务延误或出现差错。4.加强对结算凭证、票据、印章等重要资料的管理，严格执行保管、使用、交接等制度，防止资料丢失、被盗用或篡改。（五）法律风险管理1.加强对结算业务相关法律法规的学习和研究，确保结算业务符合法律法规要求。2.在签订销售合同、采购合同等结算相关合同时，严格审查合同条款，明确双方的权利义务和结算方式，避免因合同漏洞引发法律风险。3.对于重大结算业务，及时咨询法律顾问的意见，确保业务操作合法合规。4.妥善处理结算业务中的法律纠纷，积极维护公司的合法权益。五、结算监督与检查（一）内部监督1.结算监督岗定期对结算业务进行内部监督检查，检查内容包括结算流程执行情况、岗位职责履行情况、内部控制有效性等。2.内部审计部门定期开展结算内控专项审计，对结算业务进行全面审查，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。3.各部门应定期对本部门的结算业务进行自查自纠，发现问题及时整改，并将自查情况报告给结算管理部门。（二）外部监督1.接受外部审计机构的审计监督，积极配合审计工作，提供真实、完整的结算业务资料。2.主动接受金融监管部门、税务部门等相关部门的监督检查，及时整改发现的问题，确保公司结算业务合法合规。六、信息沟通与共享（一）内部沟通1.建立结算业务内部沟通机制，加强结算部门与销售部门、采购部门、财务部门等相关部门之间的信息交流与协作。2.定期召开结算业务协调会议，通报结算业务进展情况，协调解决结算过程中出现的问题。3.利用公司内部信息系统，实现结算业务相关信息的实时共享，提高工作效率和信息透明度。（二）外部沟通1.加强与客户、供应商、金融机构等外部单位的沟通协调，及时了解客户需求和市场动态，维护良好的合作关系。2.定期向客户、供应商反馈结算业务情况，解答疑问，处理投诉，提高客户满