超市釆购管理办法

超市釆购管理办法一、总则（一）目的本办法旨在规范超市采购管理流程，确保采购活动的合法性、合理性与高效性，保障超市商品供应的质量和及时性，降低采购成本，提高超市的经济效益和市场竞争力。（二）适用范围本办法适用于超市所有采购活动，包括但不限于商品采购、设备采购、服务采购等。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规及相关政策要求，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先选择质量可靠、符合超市经营定位和消费者需求的商品及服务。3.成本效益原则：在保证商品质量和服务水平的前提下，通过科学的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。4.公平公正原则：采购过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保所有供应商享有平等的竞争机会。5.诚实守信原则：采购人员与供应商应诚实守信，严格履行合同约定，维护双方的合法权益。二、采购组织与职责（一）采购部门设置超市设立专门的采购部门，负责超市各类采购活动的组织与实施。采购部门可根据业务需要下设不同的采购小组，如食品采购组、非食品采购组、设备采购组等，分别负责相应品类的采购工作。（二）采购部门职责1.制定采购计划：根据超市的销售数据、市场趋势和库存状况，制定年度、季度和月度采购计划，明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间等。2.供应商开发与管理：积极开发新的供应商，建立供应商档案，对供应商进行评估和考核，确保供应商的资质和信誉符合要求。与供应商保持良好的沟通与合作关系，定期对供应商进行走访和评估，及时解决合作中出现的问题。3.采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取有利的采购价格、交货期、质量标准等条款。签订采购合同，明确双方的权利和义务，确保合同的合法性和有效性。4.采购执行与监控：按照采购计划和合同要求，组织实施采购活动，确保采购商品按时、按质、按量到货。对采购过程进行监控，及时发现和解决采购过程中出现的问题，如供应商交货延迟、商品质量不合格等。5.采购成本控制：通过市场调研、供应商谈判、采购策略调整等方式，降低采购成本，提高采购效益。定期对采购成本进行分析和评估，总结经验教训，不断优化采购流程和方法。6.库存管理与协调：与超市的库存管理部门密切配合，合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。根据库存状况及时调整采购计划，确保库存的合理性和流动性。7.信息管理与沟通：建立采购信息管理系统，及时收集、整理和分析采购相关信息，为采购决策提供支持。与超市内部各部门保持良好的沟通与协调，及时了解各部门的需求和意见，确保采购工作符合超市整体经营目标。（三）其他部门职责1.销售部门：定期向采购部门提供销售数据和市场需求信息，协助采购部门制定采购计划。参与采购合同的评审，提出关于商品销售方面的意见和建议。2.库存管理部门：及时向采购部门反馈库存状况，提供库存周转率、库存水平等数据，协助采购部门合理控制库存。参与采购商品的验收工作，确保入库商品的数量和质量符合要求。3.财务部门：负责采购资金的预算安排和支付管理，审核采购合同和相关费用报销，对采购成本进行核算和分析，提供财务方面的支持和监督。4.质量管理部门：参与采购商品的质量检验和验收工作，制定采购商品的质量标准和验收规范，确保采购商品符合质量要求。对采购过程中的质量问题进行跟踪和处理，提出改进措施和建议。三、采购流程（一）采购需求提出1.销售部门根据市场销售情况和顾客需求，定期向采购部门提供商品采购建议清单，包括商品名称、规格、数量、预计采购时间等。2.库存管理部门根据库存水平和库存周转率，及时向采购部门反馈库存短缺信息，提出补货需求。3.其他部门根据工作需要，向采购部门提出设备、服务等采购需求。（二）采购计划制定1.采购部门收到采购需求信息后，进行汇总和分析。结合超市的销售数据、市场趋势、库存状况以及预算情况，制定详细的采购计划。2.采购计划应明确采购商品的种类、数量、规格、采购时间、采购预算等内容，并报超市管理层审批。（三）供应商选择与评估1.采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业展会、供应商推荐、采购数据库等。2.对潜在供应商进行初步筛选，收集供应商的基本信息、资质证明、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等方面的资料。3.组织对筛选后的供应商进行实地考察和评估，了解供应商的生产经营状况、管理水平、质量控制体系等情况。4.根据考察和评估结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，确定合格供应商名单。（四）采购谈判与合同签订1.采购部门与选定的供应商进行采购谈判，就采购商品的价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商。2.谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情和供应商的成本结构，运用谈判技巧争取有利的采购条件。3.谈判达成一致后，签订采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括商品名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购合同签订后，应及时将合同副本分发给相关部门，如财务部门、库存管理部门等，以便各部门做好相应的准备工作。（五）采购执行与跟踪1.采购部门按照采购合同要求，向供应商发送采购订单，明确采购商品的具体要求和交货时间。2.供应商收到采购订单后，应及时确认订单，并按照订单要求组织生产和发货。3.采购部门应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通，了解商品的生产进度、发货情况等。如发现供应商可能出现交货延迟等问题，应及时采取措施，督促供应商按时交货。4.在商品到货前，采购部门应通知库存管理部门做好验收准备工作。（六）验收与入库1.库存管理部门会同质量管理部门等相关人员，按照采购合同和验收规范对到货商品进行验收。验收内容包括商品的数量、规格、质量、外观等方面。2.如验收合格，库存管理部门应办理入库手续，将商品存入仓库，并更新库存管理系统中的库存信息。3.如验收不合格，采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至商品符合要求。同时，应记录不合格商品的情况，作为对供应商考核的依据。（七）付款与结算1.财务部门根据采购合同和验收单等相关凭证，审核采购款项的支付申请。审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间进行付款。2.采购部门应及时与供应商核对采购款项的结算情况，确保双方账目清晰。如发现结算差异，应及时与供应商沟通解决。四、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购部门应定期对采购过程中可能面临的风险进行识别和评估，包括市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。2.通过收集市场信息、分析供应商状况、审查采购合同、监控付款情况等方式，及时发现潜在的风险因素。3.对识别出的风险因素进行评估，确定风险的可能性和影响程度，为制定风险应对措施提供依据。（二）风险应对措施1.市场风险应对：加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理制定采购计划和采购策略。与多个供应商建立合作关系，分散采购渠道，降低因供应商垄断或市场波动导致的采购风险。2.供应商风险应对：建立严格的供应商评估和选择机制，确保供应商的资质和信誉可靠。加强对供应商的日常管理和监督，定期对供应商进行考核，及时淘汰不合格供应商。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任，以降低供应商违约风险。3.质量风险应对：制定严格的采购商品质量标准和验收规范，加强对采购商品的质量检验和验收工作。要求供应商提供质量保证文件和检测报告，对质量不合格的商品及时进行处理。与供应商协商建立质量追溯机制，以便在出现质量问题时能够及时查明原因并采取措施。4.合同风险应对：在签订采购合同前，由法律专业人员对合同条款进行审核，确保合同的合法性和有效性。明确合同双方的权利和义务，避免合同漏洞和歧义。加强对采购合同的执行跟踪，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。5.付款风险应对：严格按照采购合同约定的付款方式和时间进行付款，避免提前付款或逾期付款。建立付款审批制度，加强对付款申请的审核，确保付款依据充分、手续齐全。定期与供应商核对账目，及时发现和解决付款差异问题。（三）风险监控与预警1.建立采购风险监控机制，定期对采购风险进行监测和评估。通过分析采购数据、供应商表现、市场动态等信息，及时发现风险变化情况。2.设定风险预警指标和阈值，当风险指标超过预警阈值时，及时发出预警信号。采购部门应根据预警信号，迅速采取相应的风险应对措施，降低风险影响。3.定期对采购风险管理工作进行总结和评估，分析风险应对措施的有效性，总结经验教训，不断完善采购风险管理体系。五、采购绩效评估（一）评估指标设定1.采购成本指标：包括采购价格、采购费用率、采购成本降低率等，用于衡量采购部门在降低采购成本方面的绩效。2.采购质量指标：如采购商品的合格率、退货率、质量投诉率等，反映采购商品的质量状况。3.采购效率指标：如采购周期、订单处理及时率、交货准时率等，评估采购部门的工作效率。4.供应商管理指标：包括供应商满意度、供应商开发数量、供应商淘汰率等，考核采购部门对供应商的管理水平。5.库存管理指标：如库存周转率、库存准确率、库存积压率等，体现采购部门与库存管理部门的协同工作效果。（二）评估方法与周期1.评估方法：采用定量与定性相结合的评估方法，对采购绩效进行全面、客观的评价。定量指标通过数据分析计算得出，定性指标通过问卷调查、实地考察、部门评价等方式获取。2.评估周期：采购绩效评估周期为季度和年度。季度评估主要对采购工作的阶段性成果进行总结和分析，发现问题及时调整；年度评估则对全年采购绩效进行全面评价，为采购人员的绩效考核和奖励提供依据。（三）评估结果应用1.根据采购绩效评估结果，对采购部门和采购人员进行绩效考核。绩效优秀的部门和个人给予奖励，绩效不达标的部门和个人进行相应的处罚和改进指导。2.将采购绩效评估结果作为采购部门制定下一期采购计划和改进措施的重要依据。针对评估中发现的问题，分析原因，制定针对性的改