甘肃档案管理办法

甘肃档案管理办法一、总则（一）目的为了加强甘肃档案管理，有效保护和利用档案，提高档案管理水平，服务经济社会发展，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合本省实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本省行政区域内机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理活动。（三）基本原则档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）管理体制省档案行政管理部门主管全省档案工作，对全省档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导。市（州）、县（市、区）档案行政管理部门主管本行政区域内的档案工作，对本行政区域内的档案事业实行统筹规划、组织协调、统一制度和监督指导。单位应当加强对本单位档案工作的领导，保障档案工作依法开展，将档案工作纳入本单位整体发展规划，建立健全档案管理制度，提供必要的工作条件，保障档案工作正常开展。二、档案机构与人员（一）档案机构设置1.单位应当设立档案工作机构或者配备档案工作人员，具体负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.规模较小或者档案数量较少的单位，可以委托具备档案管理条件的机构代为管理档案。（二）档案工作人员要求1.档案工作人员应当具备档案专业知识和技能，忠于职守，遵纪守法。2.档案工作人员应当接受档案行政管理部门组织的业务培训，不断提高业务水平。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.单位应当建立健全文件材料形成、积累、整理和归档制度，确保文件材料齐全、完整、准确、系统。2.单位工作人员应当按照文件材料形成、积累的要求，及时将办理完毕的文件材料收集齐全，进行整理，定期移交本单位档案工作机构或者档案工作人员集中管理。（二）归档范围与保管期限1.单位应当按照国家和本省有关规定，结合本单位职能和工作实际，编制本单位文件材料归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后执行。2.文件材料归档范围应当包括反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的各种载体形式的文件材料。3.档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。（三）整理要求1.档案工作人员应当按照档案整理的有关规定，对收集到的文件材料进行分类、编号、装订、编目等整理工作，使其达到规范化、标准化的要求。2.整理档案应当遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。四、档案的保管（一）保管场所与设施设备1.单位应当根据档案的数量和保管要求，设置专门的档案库房，并配备必要的档案保管设施设备，如防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备。2.档案库房应当保持清洁卫生，温度、湿度符合国家规定的标准。（二）档案的存放与排列1.档案应当按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，并建立档案存放索引，便于查找和利用。2.不同载体形式的档案应当分别存放，磁性载体档案应当与纸质档案分开存放，并采取防磁、防火、防潮、防尘等保护措施。（三）档案的安全管理1.单位应当建立健全档案安全管理制度，加强对档案库房、设施设备的管理和维护，确保档案的安全。2.档案工作人员应当严格遵守档案安全操作规程，不得擅自涂改、伪造、销毁档案。3.单位应当制定档案安全应急预案，定期组织演练，提高应对突发事件的能力。五、档案的利用（一）利用原则与范围1.单位应当依法开放档案，为社会各方面利用档案提供便利条件。2.档案利用应当遵循保密、合法、有偿的原则，不得损害国家利益、社会公共利益和他人合法权益。3.单位应当根据国家和本省有关规定，确定档案利用的范围和条件，对符合条件的利用者提供档案利用服务。（二）利用手续与程序1.单位应当建立档案利用登记制度，对档案利用者的姓名、单位、利用目的、利用时间、利用档案内容等情况进行登记。2.档案利用者应当填写档案利用申请表，经单位档案工作机构或者档案工作人员审核同意后，按照规定的程序和要求查阅、借阅、复制档案。3.查阅、借阅档案应当在档案工作机构或者档案工作人员指定的场所进行，不得擅自将档案带出指定场所。4.复制档案应当经单位档案工作机构或者档案工作人员同意，并在复制件上加盖单位档案专用章。（三）特殊档案的利用1.涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等特殊档案的利用，应当按照国家有关保密规定执行。2.利用特殊档案应当经单位负责人批准，并严格遵守保密制度，确保档案信息安全。六、档案的信息化建设（一）信息化建设规划与目标1.单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设总体规划，明确档案信息化建设的目标、任务和措施。2.档案信息化建设应当遵循统一标准、统一平台、互联互通、资源共享的原则，实现档案管理的数字化、网络化、智能化。（二）信息化基础设施建设1.单位应当加强档案信息化基础设施建设，配备必要的计算机、服务器、存储设备、网络设备等硬件设施，保障档案信息化工作的正常开展。2.单位应当建立健全档案信息安全保障体系，加强对档案信息系统的安全防护，防止档案信息泄露、篡改、丢失等安全事故的发生。（三）档案数字化工作1.单位应当按照国家和本省有关规定，开展档案数字化工作，将纸质档案转化为电子档案，实现档案信息的数字化存储和管理。2.档案数字化工作应当遵循档案整理的有关规定，确保数字化档案的质量和安全。3.单位应当建立数字化档案备份制度，定期对数字化档案进行备份，防止数据丢失。（四）档案信息资源开发利用1.单位应当加强档案信息资源开发利用，建立档案信息数据库，开展档案信息检索、分析、统计等工作，为单位决策和社会各方面利用档案提供支持。2.单位应当积极推进档案信息资源共享，与其他单位建立档案信息共享机制，实现档案信息的互联互通和资源共享。七、监督检查与法律责任（一）监督检查1.档案行政管理部门应当依法对单位的档案管理工作进行监督检查，及时发现和纠正档案管理中的违法违规行为。2.监督检查的内容包括档案机构设置、人员配备、制度建设、档案收集、整理、保管、利用、信息化建设等情况。3.档案行政管理部门可以采取查阅、复制有关文件材料，实地检查档案库房、设施设备等方式进行监督检查。（二）法律责任1.单位违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责令限期改正；逾期不改正的，对单位处1万元以上5万元以下的罚款，对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分：未按照规定设立档案工作机构或者配备档案工作人员的；未按照规定编制文件材料归档范围和档案保管期限表的；未按照规定收集、整理、保管、利用档案的；未按照规定进行档案信息化建设的；违反档案安全管理制度，造成档案安全事故的。2.单位违反本办法规定，擅自销毁档案的，由档案行政管理部门责令停止违法行为，对单位处1万元以上10万元以下的罚款；对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。3.档案工作人员违反本办法规定，有下列行为之一的，由档案行政管理部门责