竣工档案管理办法

竣工档案管理办法一、总则（一）目的为加强公司竣工档案管理，确保竣工档案的完整、准确、系统和有效利用，根据国家相关法律法规和行业标准，结合本公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司所有建设项目竣工档案的管理，包括工程建设、设备采购、技术改造等各类项目。（三）定义1.竣工档案：指建设项目从筹备到竣工验收全过程中形成的，应归档保存的各种载体形式的文件材料，包括项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图及竣工验收文件等。2.归档：指各部门和项目参建单位将在项目建设过程中形成的应归档文件材料，按照规定的时间、范围和要求，移交至公司档案管理部门集中保存的过程。（四）管理职责1.档案管理部门职责-负责制定和完善公司竣工档案管理制度，并组织实施。-指导、监督和检查各部门及项目参建单位的竣工档案管理工作。-负责接收、整理、保管和提供利用公司竣工档案。-对竣工档案进行鉴定、销毁等处置工作。2.项目建设部门职责-负责组织、协调本部门及项目参建单位的竣工档案管理工作。-按照档案管理要求，及时收集、整理本部门形成的项目文件材料，并向档案管理部门移交。-督促、检查项目参建单位的竣工档案整理和归档工作，确保档案质量。3.项目参建单位职责-负责本单位承担项目建设任务中形成的文件材料的收集、整理、归档工作，并对档案的完整性、准确性和系统性负责。-在项目建设过程中，接受档案管理部门的业务指导，按照要求及时向建设单位移交档案。二、竣工档案的形成与收集（一）形成要求1.项目文件材料应真实反映项目建设全过程，内容完整、准确、清晰，手续完备。2.文件材料应采用耐久性强的书写材料和载体，字迹工整、图样清晰，签字盖章手续齐全。3.电子文件应符合国家相关标准和规范，确保其真实性、完整性和可读性，并进行有效的备份存储。（二）收集范围1.项目前期文件-项目建议书、可行性研究报告及批复文件。-环境影响评价报告及批复文件。-项目立项、规划、用地等相关审批文件。2.设计文件-初步设计、施工图设计文件及设计变更文件。-设计交底、图纸会审记录。3.施工文件-施工组织设计、施工方案、技术交底记录。-工程定位测量、放线记录。-原材料、构配件、设备的质量证明文件及检验检测报告。-隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录。-施工日志、工程质量事故处理记录。4.监理文件-监理规划、监理实施细则。-监理月报、监理会议纪要。-工程质量评估报告、监理工作总结。5.竣工图-工程竣工图应与工程实际相符，加盖竣工图章，并由相关责任人签字确认。-竣工图的编制应符合国家相关制图标准和规范。6.竣工验收文件-工程竣工验收报告、竣工验收备案表。-工程质量保修书、使用说明书。-工程决算审计报告、财务决算报告。（三）收集时间1.项目参建单位应在项目各单项工程完工后，及时整理本单位形成的文件材料，并向建设单位提交。2.建设单位应在项目竣工验收前，完成全部竣工档案的收集工作。三、竣工档案的整理（一）整理原则1.遵循项目文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范，便于保管和利用。（二）分类与组卷1.竣工档案应按照项目前期文件、设计文件、施工文件、监理文件、竣工图、竣工验收文件等类别进行分类。2.每一类文件应根据文件的性质、内容、时间等因素进行组卷，卷内文件应按照一定的顺序排列。-项目前期文件按文件形成时间顺序排列。-设计文件按专业、阶段顺序排列。-施工文件按施工顺序、专业分类排列，同一专业的文件按时间先后顺序排列。-监理文件按监理工作阶段和文件性质排列。-竣工图按专业、图号顺序排列。-竣工验收文件按文件形成时间顺序排列。（三）编号与编目1.竣工档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。-档案类别代码采用大写英文字母表示，如“Q”代表项目前期文件，“S”代表设计文件等。-案卷编号采用阿拉伯数字，按照分类顺序依次编写。-卷内文件编号采用阿拉伯数字，从“1”开始依次编写。2.编目应包括案卷封面、卷内目录、备考表等。-案卷封面应填写项目名称、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。-卷内目录应填写序号、文件题名、文号、责任者、日期、页号等内容。-备考表应填写卷内文件的缺损、修改、补充等情况说明。（四）装订与装盒1.卷内文件应采用线装或胶装方式装订，装订应牢固、整齐，不得压字、掉页。2.装订后的案卷应装入档案盒，档案盒应标明项目名称、案卷题名、保管期限等信息。四、竣工档案的归档（一）归档要求1.项目参建单位应按照本办法规定的时间、范围和要求，向建设单位提交竣工档案。2.提交的竣工档案应符合整理要求，档案齐全、完整，编目规范，装订整齐。3.建设单位应在收到项目参建单位提交的竣工档案后，进行认真审核，对不符合要求的档案，应及时退回参建单位进行整改。（二）归档程序1.项目参建单位填写《竣工档案移交清单》，一式两份，详细列出移交档案的案卷题名、数量、编制日期等信息。2.建设单位档案管理部门对移交的竣工档案进行清点、核对，确认无误后，双方在《竣工档案移交清单》上签字盖章，各执一份。3.建设单位档案管理部门将接收的竣工档案进行统一编号、登记，纳入公司档案管理系统。五、竣工档案的保管与利用（一）保管期限竣工档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡涉及公司重大权益、重要资产、历史沿革等具有长远利用价值的档案。2.长期保管的档案：保管期限为50年，主要包括反映公司一般建设项目、生产经营活动等方面的档案。3.短期保管的档案：保管期限为10年，主要包括一般性的项目文件材料、临时性的工作记录等。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案库房应配备必要的档案装具，如档案架、档案柜等，并定期对档案进行检查、清点和整理。3.电子档案应进行异地备份存储，确保数据安全。（三）利用规定1.公司内部人员因工作需要查阅竣工档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅公司竣工档案的，应持单位介绍信，经公司主管领导批准后，方可查阅。查阅时，档案管理部门应安排专人陪同，并对查阅情况进行记录。3.查阅档案应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案材料。六、竣工档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立竣工档案鉴定小组，由档案管理部门、项目建设部门及相关专业技术人员组成。鉴定小组负责对竣工档案的保管期限、价值等进行鉴定。（二）鉴定内容1.档案的完整性、准确性和系统性。2.档案的保存价值，包括对公司生产经营、历史研究、权益维护等方面的作用。3.档案的保管期限是否符合规定。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期满的竣工档案进行清理，提出鉴定意见，填写《档案鉴定意见书》。2.鉴定小组对档案管理部门提交的《档案鉴定意见书》进行审核，形成鉴定结论。3.对确无保存价值的档案，经公司主管领导批准后，予以销毁。（四）销毁程序1.档案管