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文档简介
租赁公司笔记本使用管理细则
一、总则本细则旨在规范公司笔记本的使用与管理,确保资源合理利用,提高工作效率,维护公司信息安全。秉持公司“诚信、创新、共赢”的企业文化,以高效、便捷、环保为设计理念,遵循扁平化管理原则,在保障公司运营的同时注重社会效益。笔记本管理应遵循统一采购、按需分配、规范使用、妥善保管的原则,充分发挥笔记本在工作中的作用,同时避免浪费与不当使用。二、适用范围本细则适用于租赁公司全体员工。公司为员工配备的笔记本,包括但不限于办公用笔记本电脑、工作记录用纸质笔记本等,均在此管理范围内。同时,对于涉及公司业务往来的客户,因业务需要临时使用公司笔记本设备或资料的情况,也应参照本细则相关规定执行。三、组织架构与职责分工1.行政部门-负责笔记本的统一采购计划制定与执行。根据公司人员数量、岗位需求等因素,定期评估并确定笔记本的采购种类、数量和规格。-建立笔记本的资产台账,详细记录笔记本的型号、配置、序列号、采购日期、领用人员等信息,确保资产信息准确完整。-监督笔记本的使用情况,定期检查员工对笔记本的保管和使用是否符合规定,及时发现并处理异常情况。-负责笔记本的维修、报废等后续管理工作,协调相关维修资源,对无法正常使用且无维修价值的笔记本进行报废处理,并做好相应的资产核销工作。2.财务部门-负责审核笔记本采购预算,确保采购资金合理使用,控制成本支出。对笔记本采购、维修等费用进行核算和报销审核,保证费用支出符合公司财务制度。-定期与行政部门核对笔记本资产账目,确保资产数据的一致性和准确性,参与固定资产盘点工作,对笔记本资产的盘盈、盘亏情况进行财务处理。3.员工-员工应妥善保管和正确使用公司配备的笔记本,严格按照公司规定的用途使用,不得擅自转借、出租、变卖或用于与工作无关的活动。-对于工作中涉及的重要信息和数据,应按照公司信息安全制度进行妥善存储和备份,防止数据丢失或泄露。在离职或岗位调动时,应及时归还所使用的笔记本,并确保笔记本内的数据已按照规定进行交接或清理。四、管理内容与流程1.采购管理-行政部门每年末根据公司人员变动、设备更新等情况,结合各部门需求,制定下一年度笔记本采购计划。采购计划应包括采购种类、数量、预算金额等详细信息,报公司领导审批后执行。-在采购过程中,行政部门应通过招标、询价等方式,选择具有良好信誉和质量保证的供应商,确保采购的笔记本性能优良、价格合理。采购合同应明确产品规格、质量标准、售后服务等条款,保障公司权益。-采购的笔记本到货后,行政部门应组织验收,核对产品型号、配置、数量等是否与采购合同一致。验收合格后,办理入库手续,将笔记本录入资产台账。2.领用管理-员工因工作需要领用笔记本时,应填写《笔记本领用申请表》,注明领用原因、笔记本类型等信息,经部门负责人审批后,到行政部门办理领用手续。-行政部门根据审批后的申请表,为员工发放笔记本,并在资产台账上记录领用时间、领用人员等信息。对于价值较高的笔记本电脑,员工还需签署《笔记本使用责任书》,明确使用过程中的责任和义务。3.使用管理-员工应爱护笔记本,保持其整洁、完好,避免因人为原因造成损坏。在使用笔记本电脑时,应遵守公司的网络安全规定,不得随意安装未经授权的软件,不得访问非法网站,防止感染病毒或遭受网络攻击。-对于纸质笔记本,员工应规范记录工作内容,不得在笔记本上乱写乱画或记录与工作无关的信息。工作结束后,应将笔记本妥善保管在办公场所,不得随意丢弃或遗忘。-如笔记本在使用过程中出现故障,员工应及时向行政部门报告。行政部门根据故障情况,安排专业人员进行维修或联系供应商售后服务。维修过程中,应做好维修记录,包括故障现象、维修时间、维修人员等信息。4.归还管理-员工离职或岗位调动不再需要使用笔记本时,应及时向行政部门办理归还手续。归还的笔记本应保持完好,如有损坏或丢失,应按照本细则相关规定进行赔偿。-行政部门在接收归还的笔记本时,应进行检查,确认笔记本的型号、配置等与资产台账记录一致,并检查笔记本内的数据是否已按照规定进行交接或清理。如发现问题,应及时与相关人员沟通解决。五、权利与义务1.员工权利-员工有权根据工作需要申请领用合适的笔记本设备,以保障工作的顺利开展。在笔记本使用过程中,员工有权获得公司提供的技术支持和维修服务,确保设备正常运行。-对于因工作贡献突出而获得公司奖励的笔记本,员工享有相应的所有权和使用权,公司将按照相关规定进行明确。2.员工义务-员工有义务妥善保管和正确使用公司配备的笔记本,遵守本细则及公司其他相关规定,不得将笔记本用于非法或与工作无关的用途。-员工应积极配合公司对笔记本的管理工作,如定期盘点、检查等,如实提供相关信息。在笔记本出现故障或丢失等情况时,应及时向公司报告,并协助公司进行处理。3.公司权利-公司有权对笔记本的采购、分配、使用等进行统一管理和监督,确保资源合理利用,符合公司整体利益。对于员工违反本细则规定的行为,公司有权按照相关规定进行处理,包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等。4.公司义务-公司有义务为员工提供符合工作需求的笔记本设备,并定期进行维护和更新,以满足工作效率提升的要求。同时,公司应加强对员工的培训和教育,提高员工对笔记本使用和管理的认识和技能。六、监督与考核机制1.监督机制-行政部门定期对笔记本的使用情况进行检查,通过现场查看、查阅资产台账等方式,核实员工是否按照规定使用和保管笔记本。财务部门不定期对笔记本的采购、维修等费用进行审计,确保费用支出合规。-鼓励员工对违反笔记本使用管理规定的行为进行举报,公司将对举报人信息严格保密。对于查证属实的举报,公司将给予举报人一定的奖励。2.考核机制-将笔记本使用管理情况纳入员工绩效考核体系,设置相应的考核指标,如笔记本保管情况、使用合规性等。对于在笔记本使用和管理方面表现优秀的员工,在绩效考核中给予加分或其他形式的奖励。-对于违反本细则规定的员工,根据情节轻重,在绩效考核中给予扣分、降低绩效等级等处理。如因员工故意或重大过失导致笔记本损坏、丢失或信息泄露,给公司造成经济损失的,员工应承担相应的赔偿责任。七、附则1.本细则自发布之日起生效实施,如有未尽事宜,由行政部门负责解释和修订。行政部门应根据公司发展和实际管理需要,适时对本细则进行评估和修订,确保其有效性和适应性。2.本细则应与公司其他相关
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