离婚档案管理办法

离婚档案管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织离婚档案的科学管理，确保离婚档案的完整、准确、安全和有效利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织在办理离婚相关业务过程中形成的各类档案资料的管理。（三）管理原则1.集中统一管理原则离婚档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则归档的离婚档案应如实反映离婚业务办理过程中的真实情况，保证档案内容的真实性和准确性。3.安全保密原则采取必要的安全防护措施，确保离婚档案的安全，防止档案信息泄露。对涉及个人隐私的档案内容严格保密。4.便于利用原则建立科学合理的档案分类和检索体系，方便相关部门和人员对离婚档案的查询和利用。二、档案收集（一）收集范围1.离婚申请材料包括夫妻双方的身份证、结婚证、离婚协议书（如有）、财产分割协议（如有）、子女抚养协议（如有）等。2.调查取证材料在办理离婚过程中，因需要对某些事实进行调查而形成的相关证据材料，如财产状况调查记录、证人证言等。3.审批文件离婚申请的审批过程中产生的各类审批表、审批意见等文件。4.其他相关材料与离婚业务办理有关的其他材料，如当事人的声明、调解记录等。（二）收集要求1.各业务部门在办理离婚业务过程中，应及时将形成的档案材料进行整理，确保材料齐全、完整。2.对于需要补充或更正的材料，应要求当事人在规定时间内补齐或更正，确保档案材料的准确性。3.收集的档案材料应字迹清晰、内容完整，严禁使用铅笔、圆珠笔等易褪色的书写工具。（三）收集流程1.业务部门在办理离婚业务结束后，由承办人将整理好的档案材料移交至档案管理部门。2.移交时，双方应填写档案移交清单，详细注明档案材料的名称、数量、移交时间等信息，并签字确认。3.档案管理部门对接收的档案材料进行核对，如发现问题应及时与业务部门沟通解决。三、档案整理（一）分类标准1.按照离婚业务办理流程进行分类，可分为申请类、调查类、审批类、其他类等。2.申请类档案可进一步细分为离婚申请书、身份证复印件、结婚证复印件等；调查类档案可按照调查事项进行分类；审批类档案可按照审批环节进行分类。（二）编号规则为便于档案的管理和查询，对每一份离婚档案进行编号。编号应具有唯一性，可采用年份+流水号的方式进行编制。例如，2023001表示2023年的第一份离婚档案。（三）装订要求1.对整理好的档案材料进行装订，确保材料顺序整齐、牢固。2.装订时应去除金属物，如订书钉、回形针等，防止生锈损坏档案。3.采用左侧装订的方式，装订厚度应适中，便于翻阅。（四）编目1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.目录应打印或书写清晰，一式两份，一份随档案装订，一份单独成册。四、档案保管（一）保管期限1.离婚档案的保管期限为[X]年，自档案形成之日起计算。2.保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案，可按照规定的程序进行销毁。（二）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.库房内要保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在[X]℃-[X]℃之间，湿度控制在[X]%-[X]%之间。（三）档案存放1.按照档案的类别和编号顺序进行存放，便于查找和管理。2.对于重要的或易损的档案，应采取特殊的保管措施，如专柜存放、密封保存等。（四）档案安全管理1.建立档案安全管理制度，加强对档案库房的日常管理和巡查。2.配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，确因工作需要进入的，应办理相关手续，并由档案管理人员陪同。4.做好档案的备份工作，防止因自然灾害、人为破坏等原因导致档案丢失。备份档案应存放在不同的地点，并定期进行检查和更新。五、档案利用（一）利用范围1.本公司/组织内部相关部门因工作需要查阅离婚档案。2.司法机关、行政机关等因办案需要查阅离婚档案。3.当事人及其授权代理人因自身权益需要查阅离婚档案。（二）利用手续1.本公司/组织内部人员查阅离婚档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，方可到档案管理部门查阅。2.司法机关、行政机关等查阅离婚档案，应出具单位介绍信和工作证，并填写档案查阅登记表。档案管理部门应在审核无误后，按照规定提供查阅服务。3.当事人及其授权代理人查阅离婚档案，需提供有效身份证件和授权委托书，并填写档案查阅登记表。档案管理部门应在核实身份后，为其提供查阅服务。（三）利用方式1.档案查阅一般应在档案管理部门指定的场所进行，不得将档案带出库房。2.如需复印档案材料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行复印。复印后的档案材料应与原件核对无误，并加盖档案管理部门的印章。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门代表、法律专业人员等组成。鉴定小组负责对保管期限届满的离婚档案进行鉴定。（二）鉴定标准1.依据国家有关法律法规和本公司/组织的档案管理制度，对档案的保存价值进行鉴定。2.对于涉及重要权益、具有历史研究价值或可能需要长期查证的档案，应适当延长保管期限。3.对于已失去保存价值的档案，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限届满的档案进行清理，列出拟销毁档案清单。2.将拟销毁档案清单提交档案鉴定小组进行鉴定。鉴定小组应逐份审查档案，提出鉴定意见。3.根据鉴定小组的意见，对确无保存价值的档案进行登记造册，报经本公司/组织负责人批准后进行销毁。（四）销毁方式1.销毁档案应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程中应指定专人负责监督，销毁完毕后，监督人员应在销毁清单上签字确认。3.销毁清单应妥善保存，以备查考。七、监督与检查（一）监督机制建立健全离婚档案管理监督机制，加强对档案管理工作的全过程监督。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、保管、利用、鉴定与销毁等环节。2.档案管理工作的质量，如档案材料的完整性、准确性、规范性等。3.档案安全管理情况，包括档案库房的安全设施、档案备份等。（三）检查方式1.定期检查档案管理部门应定期对离婚档案管理工作进行自查，发现问题及时整改。2.不定期抽查本公司/组织内部审计、监察等部门应不定期对离婚