神东采购管理办法

神东采购管理办法一、总则（一）目的为了规范神东煤炭集团有限责任公司（以下简称“神东”）的采购管理工作，加强采购过程控制，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于神东各部门、各单位及所属全资、控股子公司的采购活动，包括物资采购、工程采购、服务采购等。（三）基本原则1.依法依规原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规章制度，确保采购行为合法合规。2.公开公正原则：采购过程应公开透明，公平对待所有供应商，确保采购结果公正合理。3.成本效益原则：在保证采购质量的前提下，充分考虑采购成本，实现采购效益最大化。4.质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资、工程和服务符合要求。5.廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律规定，杜绝不正当交易行为。二、采购组织与职责（一）采购管理委员会1.组成：由公司领导及相关部门负责人组成。2.职责：-审议采购管理制度、政策和重大采购事项。-监督采购活动的合规性和公正性。-协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购管理部门1.职责：-制定和完善采购管理制度、流程和标准。-组织实施采购活动，包括采购计划编制、供应商选择、采购合同签订与执行等。-负责采购信息管理，建立供应商数据库和采购档案。-监督采购合同的履行情况，协调处理采购纠纷。-分析采购成本，提出降低采购成本的建议和措施。（三）需求部门1.职责：-根据生产经营需要，提出采购需求，明确采购物资、工程和服务的规格、数量、质量等要求。-参与采购供应商的选择和评价。-配合采购管理部门进行采购合同的签订、验收等工作。（四）其他部门财务部门负责采购资金的预算管理和支付审核；审计部门负责对采购活动进行审计监督；法务部门负责对采购合同进行法律审核等。各部门应按照职责分工，协同做好采购管理工作。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.需求部门应根据年度生产经营计划、项目进度安排等，提前编制采购计划。采购计划应明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、需求时间等内容。2.采购计划应按照月度、季度、年度进行分类汇总，并报采购管理部门审核。3.采购管理部门应根据公司库存情况、市场供应情况等，对采购计划进行综合平衡和审核，确保采购计划的合理性和可行性。（二）采购计划的调整1.因生产经营计划变更、市场需求变化等原因需要调整采购计划的，需求部门应及时提出申请，说明调整原因和调整内容。2.采购管理部门应会同相关部门对采购计划调整申请进行审核，必要时报采购管理委员会批准。3.采购计划调整后，采购管理部门应及时通知相关部门和供应商，并做好相应的变更记录。四、供应商管理（一）供应商准入1.采购管理部门应建立供应商准入制度，明确供应商的准入条件和程序。2.供应商准入条件应包括供应商的资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面。3.需求部门或采购管理部门可通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式选择潜在供应商，并组织相关部门对潜在供应商进行资格审查。4.经资格审查合格的供应商，采购管理部门应将其纳入供应商数据库，并向其发放供应商准入通知书。（二）供应商评价与考核1.采购管理部门应定期对供应商进行评价和考核，评价和考核内容包括供应商的供货质量、交货期、价格水平、售后服务等方面。2.供应商评价和考核可采用定性评价和定量评价相结合的方式进行，评价结果应分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。3.对于评价结果为不合格的供应商，采购管理部门应及时采取措施，如暂停采购、限期整改、取消供应商资格等。4.采购管理部门应建立供应商评价和考核档案，记录供应商的评价和考核结果，为供应商的选择和管理提供依据。（三）供应商动态管理1.采购管理部门应根据供应商的评价和考核结果，对供应商进行动态管理。对于表现优秀的供应商，可给予更多的采购机会；对于表现不佳的供应商，应减少或取消其采购份额。2.采购管理部门应定期对供应商数据库进行清理和更新，删除不再符合准入条件或已停止合作的供应商信息。3.采购管理部门应与供应商保持密切沟通，及时了解供应商的生产经营情况和市场变化情况，为采购决策提供参考。五、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标：适用于采购金额较大、技术复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.邀请招标：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目，或者采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.询价：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。5.单一来源采购：适用于只能从唯一供应商处采购的项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。（二）采购程序1.采购申请：需求部门根据采购计划，填写采购申请表，详细说明采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量要求、需求时间等内容，并提交采购管理部门。2.采购审批：采购管理部门对采购申请表进行审核，报相关领导审批。对于重大采购项目，需报采购管理委员会审议批准。3.采购实施：采购管理部门根据采购审批结果，选择合适的采购方式，组织实施采购活动。-公开招标：采购管理部门发布招标公告，邀请潜在供应商投标；组织开标、评标、定标，确定中标供应商；与中标供应商签订采购合同。-邀请招标：采购管理部门向符合条件的供应商发出投标邀请书；组织开标、评标、定标，确定中标供应商；与中标供应商签订采购合同。-竞争性谈判：采购管理部门成立谈判小组，与供应商进行谈判；谈判结束后，确定成交供应商；与成交供应商签订采购合同。-询价：采购管理部门向多家供应商发出询价通知书；供应商报价后，采购管理部门进行比较，确定成交供应商；与成交供应商签订采购合同。-单一来源采购：采购管理部门与唯一供应商进行协商，确定采购价格和其他采购条款；签订采购合同。4.合同签订：采购管理部门应在采购项目确定成交供应商后，及时与供应商签订采购合同。采购合同应明确采购物资、工程和服务的名称、规格、数量、质量、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。5.合同执行：采购管理部门应跟踪采购合同的执行情况，及时协调解决合同执行过程中出现的问题。需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的验收工作。6.采购结算：采购管理部门应根据采购合同的约定，及时办理采购结算手续。财务部门应按照公司财务管理制度，对采购资金进行审核和支付。六、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式签订，合同文本应符合国家法律法规和公司内部规章制度的要求。2.采购合同签订前，采购管理部门应会同法务部门对合同条款进行审核，确保合同条款合法合规、明确具体、公平合理。3.采购合同签订后，采购管理部门应及时将合同副本送需求部门、财务部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购合同双方应按照合同约定履行各自的义务，确保合同的顺利执行。2.采购管理部门应跟踪采购合同的履行情况，及时掌握供应商的供货进度、质量状况等信息，发现问题及时协调解决。3.需求部门应配合采购管理部门做好采购合同的验收工作，按照合同约定的标准对采购物资、工程和服务进行验收。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更或解除合同的，合同双方应协商一致，并签订书面协议。2.采购合同变更或解除后，采购管理部门应及时通知相关部门，并做好相应的记录和处理工作。（四）合同纠纷处理1.采购合同履行过程中如发生纠纷，合同双方应首先通过协商解决；协商不成的，可根据合同约定的争议解决方式，向仲裁机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼。2.采购管理部门应积极配合需求部门做好合同纠纷的处理工作，提供相关证据和资料，维护公司的合法权益。七、采购风险管理（一）风险识别与评估1.采购管理部门应定期对采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、市场价格波动风险、质量风险、法律风险等。2.采购管理部门应根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。（二）风险应对措施1.供应商管理风险应对：加强供应商选择和评价工作，建立供应商信用档案，对供应商进行动态管理；与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务；加强对供应商的监督和考核，及时发现和解决供应商存在的问题。2.市场价格波动风险应对：建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格变化情况；采用灵活的采购方式，如套期保值、框架协议采购等，降低市场价格波动对采购成本的影响；与供应商协商签订价格调整条款，根据市场价格变化情况及时调整采购价格。3.质量风险应对：加强对采购物资、工程和服务的质量检验和验收工作，严格按照合同约定的质量标准进行验收；与供应商签订质量保证协议，明确供应商的质量责任；建立质量追溯机制，对出现质量问题的采购物资、工程和服务进行追溯和处理。4.法律风险应对：加强对采购法律法规和政策的学习和研究，确保采购活动合法合规；在采购合同签订前，会同法务部门对合同条款进行审核，避免合同纠纷；加强对采购人员的法律培训，提高法律意识和风险防范能力。八、采购监督与审计（一）内部监督1.采购管理部门应建立健全内部监督制度，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动合法合规、公开公正。2.采购管理部门应定期对采购计划执行情况、供应商选择情况、采购合同签订与履行情况等进行检查和评估，发现问题及时整改。3.公司审计部门应定期对采购活动进行审计监督，重点