石油采购管理办法

石油采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司石油采购管理，规范采购行为，确保采购工作的科学性、合理性、合法性，保障公司生产经营活动的顺利进行，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及石油采购的所有部门和相关业务活动。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规以及石油行业相关标准和规范，确保采购活动合法合规。2.质量优先原则优先采购符合质量要求的石油产品，满足公司生产经营对油品质量的需求。3.成本效益原则在保证质量的前提下，通过科学的采购策略和有效的供应商管理，降低采购成本，提高采购效益。4.公开公正原则采购过程应公开透明，遵循公正的程序，确保所有潜在供应商享有平等的竞争机会。二、采购计划管理（一）需求预测1.各部门应根据公司生产经营计划、设备运行状况以及历史用油数据等，定期进行石油需求预测。2.需求预测应涵盖不同类型石油产品的用量、使用时间等信息，并形成详细的预测报告。（二）采购计划编制1.采购部门依据各部门的需求预测报告，结合库存情况，编制年度、季度和月度采购计划。2.采购计划应明确采购石油的品种、规格、数量、交货时间等具体内容，并经相关部门审核和公司领导批准。（三）计划调整1.如因生产经营计划变更、设备故障等原因导致采购计划需要调整，相关部门应及时提出申请。2.采购部门对调整申请进行审核，报公司领导批准后，对采购计划进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.建立供应商准入制度，明确供应商的资质要求，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证等。2.通过公开招标、邀请招标、竞争性谈判、询价等方式，从众多潜在供应商中选择合格的供应商。3.对供应商进行实地考察，评估其生产能力、质量控制水平、售后服务能力等。（二）供应商评价1.定期对供应商的供货质量、交货期、价格、售后服务等方面进行评价。2.建立供应商评价指标体系，采用量化评分的方式对供应商进行综合评价。3.根据评价结果，对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励，对于不符合要求的供应商进行淘汰。（三）供应商关系维护1.与供应商保持密切沟通，及时解决合作过程中出现的问题。2.定期组织供应商会议，共同探讨合作中的经验和改进措施。3.建立供应商激励机制，鼓励供应商提高产品质量和服务水平。四、采购流程管理（一）采购申请1.各部门根据实际需求，填写采购申请表，详细说明采购石油的品种、规格、数量、用途等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交给采购部门。（二）采购审批1.采购部门对采购申请进行初审，审核申请的合理性和必要性。2.将初审通过的采购申请提交给相关领导进行审批，审批通过后方可进入采购环节。（三）采购实施1.根据采购计划和审批结果，采购部门选择合适的采购方式进行采购。2.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品质量、价格、交货期、付款方式等条款。3.跟踪采购合同的执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。（四）验收1.采购的石油到货后，由质量检验部门按照相关标准和合同要求进行验收。2.验收内容包括油品质量、数量、包装等方面，验收合格后方可办理入库手续。3.如发现油品质量不合格或数量不符等问题，应及时与供应商协商解决，并做好记录。（五）付款1.采购部门根据验收合格的发票和采购合同，办理付款申请手续。2.付款申请经财务部门审核和公司领导批准后，按照合同约定的付款方式进行付款。五、采购风险管理（一）市场风险1.关注石油市场价格波动情况，建立价格预警机制，及时调整采购策略。2.通过签订长期合同、套期保值等方式，降低市场价格波动对公司采购成本的影响。（二）质量风险1.加强对采购油品的质量检验，严格执行验收标准。2.要求供应商提供质量保证文件，对供应商的质量控制体系进行定期评估。3.如发生质量问题，及时采取措施，如退货、换货、索赔等，减少公司损失。（三）合同风险1.签订采购合同前，仔细审查合同条款，确保合同的合法性、完整性和严密性。2.加强合同执行过程中的监督和管理，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。3.建立合同纠纷处理机制，妥善处理合同纠纷，维护公司合法权益。六、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对石油采购活动进行审计，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订和履行情况等。2.对审计过程中发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立采购工作考核制度，对采购部门和相关人员的工作绩效进行考核。2.考核指标包括采购成本控制、采购质量保证、采购计划完成率、供应商管理等方面。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和个人给予奖励，对存在问题的部门和个人进行处罚。七、信息管理（一）采购信息收集1.采购部门应收集与石油采购相关的市场信息、供应商信息、价格信息等，并进行整理和分析。2.建立采购信息数据库，及时更新和维护采购信息，为采购决策提供支持。（二）信息共享1.实现采购信息在公司内部各部门之间的共享，提高工作效率和协同性。2.定期发布采购信息报告，向公司领导和相关部门通报采购工作进展情况和市场动态。八、附则（一）解释权本办法由公司