新乡档案管理办法

新乡档案管理办法一、总则（一）目的为加强新乡地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在经济建设、社会发展和各项工作中的作用，根据国家有关法律法规及行业标准，结合新乡实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于新乡市内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则。档案工作实行统一领导，各单位按照职责权限，分级负责本单位档案的管理工作。2.维护档案的真实性、完整性和安全性原则。确保档案内容真实可靠，全面反映单位各项工作活动，采取有效措施保障档案实体和信息安全。3.便于利用原则。档案管理应便于档案的收集、整理、保管、检索和利用，满足单位各项工作和社会利用的需要。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门设置1.各单位应设立专门的档案管理部门或指定专人负责档案管理工作。档案管理部门应配备与工作任务相适应的管理人员，保持人员相对稳定。2.档案管理部门应明确部门负责人及各岗位人员的职责，确保档案管理工作有序开展。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，建立健全本单位档案管理制度，并组织实施。2.负责本单位各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。3.对本单位各部门的档案工作进行监督、指导和检查，开展档案业务培训和宣传教育活动。4.负责档案信息资源的开发利用，编制档案检索工具，提供档案查阅、借阅服务，积极为单位各项工作和社会利用提供档案信息支持。5.负责档案信息化建设，推进档案管理数字化、网络化，提高档案管理效率和服务水平。6.做好档案安全管理工作，采取防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等措施，确保档案实体和信息安全。7.完成上级档案管理部门和本单位交办的其他档案管理工作任务。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类工作，确保文件材料齐全、完整、准确。2.按照档案管理部门的要求，定期将本部门整理好的文件材料移交档案管理部门归档。3.协助档案管理部门做好档案的查阅、借阅等利用工作，及时归还档案。4.接受档案管理部门的业务指导和培训，提高自身档案管理业务水平。三、档案的收集与整理（一）文件材料的形成与积累1.各部门应建立健全文件材料形成、积累和归档制度，明确文件材料的形成、收集、整理和归档要求，确保文件材料的及时形成和完整收集。2.工作人员在办理业务过程中，应按照文件材料归档范围和保管期限的规定，及时将办理完毕、具有保存价值的文件材料进行整理，交本部门兼职档案员集中保管。（二）归档范围1.反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料，均属归档范围。2.具体归档范围按照国家档案局制定的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》及相关行业标准执行。各单位可结合实际情况，制定本单位的文件材料归档范围细则。（三）归档时间1.文书档案一般应在次年上半年完成归档。2.科技档案、会计档案、声像档案等应在项目结束或文件材料形成后的规定时间内归档。3.电子档案应与纸质档案同步归档，并确保电子档案的真实性、完整性和可读性。（四）整理要求1.档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.文书档案应按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制归档文件目录。3.科技档案应按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立完整的科技档案案卷。4.会计档案应按照会计凭证、会计账簿、财务报告等类别进行整理，装订成册，编制会计档案目录。5.声像档案应按照载体形式、内容等进行分类整理，标注相关信息，编制声像档案目录。6.电子档案应按照档案管理系统的要求进行分类存储，建立电子档案数据库，并与纸质档案建立关联。四、档案的保管（一）档案库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好、交通便利的地点，远离易燃、易爆、腐蚀性物品存放场所。2.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护设施，配备必要的温湿度调节设备、消防器材、防盗报警装置等。3.档案库房应根据档案保管要求，合理划分档案存放区域，设置不同类型档案的专用货架或档案柜，确保档案存放有序。（二）档案保管条件1.档案库房温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.档案应存放在符合国家标准的档案装具中，避免档案直接接触地面、墙壁和阳光。3.定期对档案库房进行清洁和消毒，防止档案受到污染和虫害。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、定期两种。定期保管期限一般分为30年、10年。2.档案保管期限的划分应按照国家档案局制定的相关规定执行，各单位应严格按照规定确定档案的保管期限。（四）档案的清点与核对1.档案管理部门应定期对档案进行清点和核对，确保档案数量准确、存放有序。2.每年应对档案进行全面清点，核对档案的数量、保管期限、存放位置等信息，并做好记录。3.发现档案数量短缺、损坏或丢失等情况，应及时查明原因，采取相应措施进行处理，并向上级主管部门报告。五、档案的鉴定与销毁（一）档案鉴定工作组织1.各单位应成立档案鉴定工作领导小组，由分管档案工作的领导担任组长，档案管理部门、业务部门和有关专家组成成员。2.档案鉴定工作领导小组负责制定档案鉴定工作计划，组织开展档案鉴定工作，审核鉴定结果，做出档案销毁决定。（二）档案鉴定标准1.档案鉴定应依据国家有关法律法规和行业标准，结合本单位实际情况，从档案的内容、来源、时间、形式等方面进行综合分析，确定档案的保存价值。2.对保管期限已满且确无保存价值的档案，应予以鉴定销毁。对仍有一定保存价值的档案，应重新划定保管期限。（三）档案鉴定程序1.档案管理部门提出档案鉴定意见，填写档案鉴定申请表，报档案鉴定工作领导小组审核。2.档案鉴定工作领导小组组织相关人员对申请鉴定的档案进行逐卷审查，提出鉴定意见。3.档案鉴定工作领导小组根据鉴定意见，做出档案销毁决定，并编制档案销毁清册。4.档案销毁清册应包括档案的题名、年度、保管期限、档号、文号、责任者、密级等内容。（四）档案销毁1.档案销毁应严格按照档案销毁清册进行，确保销毁档案的准确性和彻底性。2.档案销毁工作应在档案鉴定工作领导小组的监督下进行，采用焚烧、粉碎等方式进行销毁，并做好销毁记录。3.档案销毁记录应包括销毁时间、地点、档案名称、数量、销毁方式等内容，由监销人员和销毁人员签字确认。4.对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的销毁，应按照国家有关保密规定进行处理。六、档案的利用（一）档案利用制度1.各单位应建立健全档案利用制度，明确档案利用的范围、方式、程序和要求，保障档案利用工作的规范有序开展。2.档案利用制度应包括档案查阅、借阅、复制、摘录等方面的规定，以及利用者的权利和义务。（二）档案利用方式1.档案查阅。利用者可到档案管理部门查阅档案，档案管理部门应提供必要的查阅场所和设备，安排专人负责查阅服务。2.档案借阅。因工作需要确需借阅档案的，利用者应填写档案借阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，方可借阅。借阅期限一般不得超过规定时间，到期应及时归还。3.档案复制。利用者因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经档案管理部门负责人审批后，按照规定的程序和要求进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门印章，注明复制日期和用途。4.档案摘录。利用者因工作需要摘录档案内容的，应填写档案摘录申请表，经档案管理部门负责人审批后，在档案管理人员的监督下进行摘录。摘录的内容应保持档案原文的真实性和完整性。（三）档案利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅、复制、摘录等利用情况进行详细登记。2.档案利用登记内容应包括利用者姓名、单位、利用时间、利用方式、档案名称、档号、查阅内容等信息。3.档案利用登记册应妥善保管，以备查询和统计。（四）档案利用监督与保密1.档案管理部门应对档案利用工作进行监督，确保利用者遵守档案利用制度，保护档案的安全和完整。2.档案管理人员应严格遵守保密制度，对涉及国家机密、商业秘密等重要档案的利用，应按照国家有关保密规定进行管理，防止档案信息泄露。七、档案信息化建设（一）档案信息化建设规划1.各单位应制定档案信息化建设规划，明确档案信息化建设的目标、任务、步骤和保障措施，推动档案管理工作的信息化、现代化。2.档案信息化建设规划应与本单位的信息化建设总体规划相衔接，充分利用现代信息技术，提高档案管理效率和服务水平。（二）档案数字化1.各单位应按照国家档案局制定的《纸质档案数字化技术规范》等相关标准，开展档案数字化工作。2.档案数字化应遵循档案整理的基本原则，保持档案内容的真实性、完整性和系统性，确保数字化档案与纸质档案的一致性。3.档案数字化过程中，应采取数据备份、存储安全等措施，保障数字化档案的安全。（三）档案管理系统建设1.各单位应建立档案管理系统，实现档案的收集、整理、保管、检索、利用等业务流程的信息化管理。2.档案管理系统应具备档案数据录入、存储、查询、统计、分析、输出等功能，满足档案管理工作的实际需要。3.档案管理系统应与本单位的办公自动化系统、业务管理系统等进行有效衔接，实现档案信息资源的共享和业务协同。（四）档案信息安全管理1.各单位应加强档案信息化建设中的信息安全管理，建立健全信息安全管理制度，采取技术防护措施，保障档案信息的安全。2.档案管理系统应设置用户权限管理功能，严格控制用户对档案信息的访问权限，防止未经授权的访问和操作。3.定期对档案管理系统进行安全检查和维护，及时更新系统软件和安全补丁，防范网络攻击、病毒感染等安全风险。4.做好档案数据的备份工作，备份数据应异地存储，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。八、监督与检查（一）监督检查主体1.档案行政管理部门负责对本行政区域内各单位的档案管理工作进行监督检查。2.各单位的上级主管部门负责对所属单位的档案管理工作进行监督检查。3.各单位内部应建立档案管理工作监督检查机制，定期对本单位各部门的档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作情况。4.档案信息化建设情况。5.档案利用服务情况。（三）监督检查方式1.定期检查。档案行政管理部门和各单位上级主管部门应定期组织对所属单位的档案管理工作进行全面检查。2.专项检查。针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，及时发现和解决问题。3.日常检查。各单位内部应加强对档案管理工作的日常监督检查，