档案专项管理办法

档案专项管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司档案工作实行统一领导、分级管理。公司设立综合档案室，负责集中管理公司各类档案。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和制度化。2.真实性原则档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改档案内容。档案管理人员应严格把关，确保档案的真实性和可靠性。3.完整性原则档案应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，包括文件、资料、图表、数据等各种形式的记录。档案管理人员应及时收集、整理各类档案，确保档案的完整性。4.安全性原则档案管理应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。档案管理人员应采取必要的安全措施，如防火、防潮、防虫、防盗等，确保档案的安全保管。（四）定义1.档案指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种门类和载体的历史记录，包括纸质档案、电子档案、声像档案等。2.归档指各部门将在工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等，按照规定的时间、范围和要求，移交公司综合档案室集中管理的过程。3.档案利用指公司内部人员因工作需要，按照规定的程序和手续，查阅、借阅、复制档案的活动。二、档案管理职责（一）公司领导职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，将档案工作纳入公司整体发展规划，加强对档案工作的领导。2.定期听取档案工作汇报，研究解决档案工作中的重大问题，为档案工作的开展提供必要的人力、物力和财力支持。（二）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.负责集中管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、会计档案、人事档案、声像档案等，确保档案的完整、准确、系统和安全。3.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等工作，建立健全档案管理信息系统，提高档案管理的信息化水平。4.负责档案的查阅、借阅、复制等利用工作，为公司各项工作提供档案信息服务。5.负责对各部门档案工作进行指导、监督和检查，定期组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务素质。6.负责组织档案的鉴定、销毁工作，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行鉴定和销毁。7.负责公司档案的数字化工作，推进档案资源的共享和利用。8.负责与上级档案管理部门和其他相关单位的联系与沟通，及时报送档案工作情况和统计报表。（三）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.指定专人负责本部门档案的日常管理工作，按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交公司综合档案室。3.在工作中积极配合公司综合档案室的档案管理工作，提供必要的支持和协助。4.严格遵守公司档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、伪造档案，不得擅自将档案带出公司或转借他人。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.文书档案公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种文件、通知、报告、请示、批复、会议纪要、合同协议、工作计划、工作总结等。2.科技档案公司在科研、生产、技术改造等活动中形成的具有保存价值的各种技术文件、图纸、图表、数据、实验报告、技术总结等。3.会计档案公司在财务管理活动中形成的具有保存价值的各种会计凭证、会计账簿、财务报表、审计报告等。4.人事档案公司员工的个人档案，包括员工履历表、学历学位证书、职称证书、劳动合同、考核鉴定、奖惩情况等。5.声像档案公司在各项活动中形成的具有保存价值的照片、录音、录像等声像资料。6.其他档案公司在其他活动中形成的具有保存价值的各种档案，如实物档案、电子档案等。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，负责本部门档案的收集工作。档案收集责任人应及时收集本部门在工作活动中形成的各类档案，确保档案的齐全、完整。2.档案收集应遵循及时、准确、全面的原则，确保档案的真实性和可靠性。档案收集责任人应认真核对档案内容，确保档案信息的准确无误。3.对重要的档案资料，应采取复印、扫描等方式进行备份，确保档案的安全性。备份档案应与原件一同移交公司综合档案室。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，编制案卷目录和卷内文件目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段等进行分类整理，编制项目档案目录和卷内文件目录。3.会计档案按照会计凭证、会计账簿、财务报表等类别进行分类整理，编制会计档案目录。4.人事档案按照档案内容的分类标准进行分类整理，建立人事档案索引。5.声像档案按照时间、内容等进行分类整理，编制声像档案目录，并注明拍摄时间、地点、人物、内容等信息。6.其他档案根据档案的性质和特点，采用相应的整理方法进行整理。四、档案的鉴定与保管（一）鉴定原则1.根据档案的形成时间、内容、来源、形式等因素，综合判断档案的保存价值。2.遵循全面、历史、发展的观点，准确把握档案的价值。3.严格按照国家有关档案鉴定的标准和规定进行鉴定。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定小组，由综合档案室负责人、各部门档案管理人员及相关业务专家组成。档案鉴定小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法对档案逐件进行审查，分析档案的内容、来源、形式等，确定档案的保存价值。2.统计分析法对档案的数量、种类、保管期限等进行统计分析，了解档案的整体情况，为档案鉴定提供参考依据。（四）保管期限划分1.永久保管凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。凡是在一定时期内对公司工作有查考利用价值的档案，列为定期保管。（五）保管要求1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案的安全保管。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。同时，应建立档案存放索引，注明档案的类别、保管期限、存放位置等信息。3.对电子档案应进行备份，并采用安全可靠的存储设备进行存储。备份电子档案应与原电子档案分开存放，异地保管。4.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。五、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度的规定。2.服务公司原则档案利用应围绕公司中心工作，为公司各项业务活动提供档案信息支持。3.确保安全原则档案利用应确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅、复制档案。2.外单位因工作需要查阅公司档案，须经公司领导批准，并按照规定办理查阅手续。（三）利用程序1.查阅档案公司内部人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅档案的名称、内容、用途等信息，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合档案室查阅。档案管理人员应根据查阅申请表提供的信息，及时准确地提供档案，并做好查阅登记工作。2.借阅档案公司内部人员借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、内容、用途、借阅期限等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，办理借阅手续。档案管理人员应将档案借给借阅人，并做好借阅登记工作。借阅人应按时归还档案，如需延期借阅，应办理续借手续。3.复制档案公司内部人员复制档案，应填写《档案复制申请表》，注明复制档案的名称、内容、用途、复制份数等信息，经所在部门负责人和综合档案室负责人签字同意后，到公司综合档案室办理复制手续。档案管理人员应按照规定的程序和要求进行复制，并做好复制登记工作。（四）利用限制1.涉及公司机密的档案，未经公司领导批准，不得查阅、借阅和复制。2.档案利用应在公司综合档案室内进行，如需带出公司，须经公司领导批准，并办理相关手续。3.档案利用人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换档案材料。六、档案的统计与移交（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等工作情况。3.档案的销毁情况。（二）统计要求1.档案管理人员应定期对档案进行统计，确保统计数据的准确、及时。2.统计报表应按照国家有关档案统计报表制度的要求编制，报送公司领导和上级档案管理部门。（三）移交规定1.各部门应按照公司档案管理制度的要求，定期将本部门的档案移交公司综合档案室。移交档案时，应填写《档案移交清单》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由移交人和接收人签字确认。2.公司综合档案室应定期对接收的档案进行核对和清点，发现问题及时与移交部门沟通解决。3.对已超过保管期限的档案，经档案鉴定小组鉴定后，确无保存价值的，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案时，应填写《档案销毁清单》，注明档案的名称、数量、保管期限等信息，并由档案鉴定小组成员签字确认。档案销毁清单应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案管理的信息化、自动化和规范化。2.实现档案信息的数字化存储和共享，提高档案利用效率和服务质量。3.加强档案信息安全管理，确保档案信息的安全可靠。（二）信息化建设内容1.档案数字化对公司现有的纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现档案信息的数字化存储。2.档案管理信息系统建设开发或选用适合公司档案管理需求的档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、鉴定、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息安全管理建立健全档案信息安全管理制度，采取必要的安全技术措施，如防火墙、加密技术、访问控制等，确保档案信息的安全可靠。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系