油卡采购管理办法

油卡采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司油卡采购管理，规范采购流程，确保油卡采购工作的顺利进行，提高采购效率，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部所有涉及油卡采购的部门和人员。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，确保油卡采购活动合法合规。2.效益性原则：在保证油卡质量和使用需求的前提下，努力降低采购成本，提高采购效益。3.公开透明原则：采购过程应公开、公平、公正，接受公司内部监督。4.归口管理原则：油卡采购工作实行归口管理，明确责任部门，确保采购工作有序开展。二、职责分工（一）采购部门1.负责油卡采购的具体实施，包括供应商选择、采购谈判、合同签订等工作。2.收集、整理供应商信息，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。3.跟踪采购订单执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题。4.负责与供应商沟通油卡的供应、价格、质量等相关事宜。（二）使用部门1.根据实际工作需要，提出油卡采购申请，明确采购数量、规格、用途等要求。2.参与油卡供应商的评估和选择，提供相关意见和建议。3.负责对采购回来的油卡进行验收，检查油卡的数量、质量、有效期等是否符合要求。4.协助采购部门进行油卡的库存管理，及时反馈油卡使用情况和需求变化。（三）财务部门1.负责审核油卡采购预算，确保采购资金的合理安排。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。3.负责油卡采购款项的支付和账务处理，定期与采购部门核对账目。4.对油卡采购成本进行核算和分析，为公司决策提供财务数据支持。（四）审计部门1.对油卡采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范。2.审查采购合同的合法性、完整性和有效性，防范采购风险。3.对采购过程中的违规行为提出整改意见，并跟踪整改落实情况。三、采购流程（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《油卡采购申请表》，详细注明采购油卡的类型、数量、用途、预计使用时间等信息。2.《油卡采购申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购审批1.采购部门收到《油卡采购申请表》后，对申请内容进行初步审核，核实采购需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重要项目的油卡采购申请，采购部门应组织相关部门进行会审，综合评估采购风险和效益。3.采购申请经审核通过后，按照公司审批权限规定，报公司领导审批。（三）供应商选择1.采购部门根据采购需求，通过多种渠道收集供应商信息，包括网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对收集到的供应商进行资格审查，重点考察供应商的营业执照、经营资质、信誉状况、生产能力、产品质量等方面。3.采购部门组织相关人员对符合资格要求的供应商进行实地考察，了解其生产经营情况、管理水平、售后服务等情况。4.根据考察结果，采购部门对供应商进行综合评估，选择优质供应商作为油卡采购的合作对象，并建立供应商档案。（四）采购谈判1.采购部门与选定的供应商就油卡的价格、数量、质量、交货期、售后服务等条款进行谈判。2.在谈判过程中，采购部门应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取有利的采购条件。3.谈判达成一致意见后，双方签订《油卡采购合同》，明确双方的权利和义务。（五）采购执行1.采购部门根据签订的《油卡采购合同》，向供应商下达采购订单，明确采购油卡的具体规格、数量、交货时间、交货地点等要求。2.供应商按照采购订单要求组织生产和发货，并及时通知采购部门发货情况。3.采购部门跟踪采购订单执行情况，及时掌握油卡的运输进度和预计到货时间。（六）验收付款1.油卡到货前，使用部门应做好验收准备工作，包括安排验收人员、准备验收工具等。2.油卡到货后，使用部门按照合同要求对油卡的数量、质量、有效期等进行验收。验收合格后，填写《油卡验收单》，并签字确认。3.采购部门将《油卡验收单》、采购合同、发票等相关资料提交至财务部门。财务部门审核无误后，按照合同约定支付采购款项。四、油卡管理（一）库存管理1.采购部门负责油卡的库存管理，建立油卡库存台账，详细记录油卡的入库、出库、库存数量等信息。2.定期对油卡库存进行盘点，确保账实相符。如发现账实不符情况，应及时查明原因，并进行相应处理。3.根据油卡的使用情况和库存数量，合理安排采购计划，避免库存积压或缺货现象的发生。（二）使用管理1.使用部门应严格按照规定用途使用油卡，不得擅自转借、挪用或用于其他非规定用途。2.建立油卡使用登记制度，详细记录油卡的使用时间、使用车辆、加油金额等信息。3.加强对油卡使用情况的监督检查，发现违规使用行为应及时制止，并追究相关人员的责任。（三）报废管理1.对于过期、损坏或无法使用的油卡，使用部门应及时填写《油卡报废申请表》，注明报废原因、油卡数量等信息。2.《油卡报废申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购部门核实情况后，报公司领导审批。3.经批准报废的油卡，由采购部门统一回收处理，并做好相关记录。五、监督与考核（一）监督检查1.审计部门定期对油卡采购管理工作进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购行为是否规范、油卡管理是否到位等。2.采购部门应定期向公司领导汇报油卡采购管理工作情况，接受公司内部监督检查。3.对于监督检查中发现的问题，相关部门应及时整改，确保油卡采购管理工作规范有序进行。（二）考核评价1.建立油卡采购管理工作考核评价制度，对采购部门、使用部门等相关部门和人员的工作进行考核评价。2.考核评价指标包括采购成本控制、采购效率、油卡质量、使用管理、