河北档案管理办法

河北档案管理办法一、总则（一）目的为加强河北地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和维护历史真实面貌，根据国家有关法律法规和行业标准，结合本地区实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于河北行政区域内各级各类机关、团体、企业事业单位和其他组织（以下统称单位）的档案管理工作。（三）基本原则档案管理工作应遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）定义本办法所称档案，是指单位在各项工作活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二、档案管理机构与人员（一）管理机构1.各级单位应设立档案管理机构，负责本单位档案工作的统筹规划、组织协调和监督指导。2.档案管理机构应配备必要的办公场所、设施设备和档案库房，确保档案管理工作的正常开展。（二）人员配备1.单位应根据档案管理工作的需要，配备相应数量的专职或兼职档案管理人员。档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案工作流程和相关法律法规。2.档案管理人员应保持相对稳定，确因工作需要变动时，应办理交接手续。（三）职责分工1.档案管理机构负责人职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本单位档案管理工作制度和工作计划，并组织实施。负责本单位档案工作的组织协调和监督指导，定期检查档案管理工作情况，及时解决存在的问题。组织开展档案业务培训和宣传教育工作，提高档案管理人员的业务水平和全员档案意识。负责本单位档案的鉴定、销毁、移交等工作的审核和批准。向本单位领导和上级档案管理部门报告档案管理工作情况，积极争取支持和指导。2.档案管理人员职责负责收集、整理、保管本单位的各类档案，确保档案的完整、准确、系统和安全。按照档案管理工作规范和标准，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，建立健全档案检索工具。负责档案库房的日常管理，做好档案的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等工作，确保档案实体安全。按照规定的程序和要求，为单位内部和社会各方面提供档案查阅、利用服务，并做好登记和统计工作。负责对本单位各部门形成的档案进行定期检查和指导，督促做好文件材料的收集、整理和归档工作。参与档案的鉴定、销毁工作，对拟销毁的档案进行清点、登记，并按照规定程序办理审批手续。负责档案信息化建设工作，推进档案数字化管理，建立档案信息数据库，提高档案管理的效率和服务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，包括上级文件、本单位文件、会议文件、业务文件、财务文件、人事文件、基建文件、设备文件等，均应纳入档案收集范围。2.单位在对外交往中形成的具有保存价值的文件材料，如合同协议、信函、证书、荣誉牌匾等。3.单位工作人员在工作中形成的个人业务档案，如科研成果、学术论文、著作、获奖证书等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全，载体应符合档案保管要求。3.对重要文件材料应进行备份，以防原件损坏或丢失。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类档案应按照年度、机构（问题）、保管期限等进行分类。年度分类以文件形成的自然年度为依据。机构（问题）分类可根据单位内部机构设置或业务职能进行划分。保管期限分类分为永久、长期、短期三种。永久保管的档案是指对国家和社会具有长远保存价值的档案；长期保管的档案是指在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年；短期保管的档案是指在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为5年至15年。2.编号对分类后的档案应进行编号，编号应科学、规范、便于管理和查找。编号可采用全宗号、年度号、保管期限号、目录号、案卷号等多级编号方式。3.编目编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。案卷目录应包含案卷编号、题名、年度、保管期限、页数、备注等项目。卷内文件目录应包含顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等项目。4.装订对纸质档案应进行装订，装订应牢固、整齐，便于翻阅和保管。装订时应去除文件材料上的金属物，对破损的文件材料应进行修复。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择地势较高、干燥通风、排水良好的地方，远离火源、水源和污染源。2.库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防磁等功能，配备必要的消防器材、防盗设备、温湿度调节设备、防虫防鼠药品等。3.库房应划分档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的有序进行。（二）档案上架1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.不同保管期限、不同载体的档案应分开存放，并有明显标识。（三）库房管理1.建立健全库房管理制度，严格控制库房人员出入，非档案管理人员未经批准不得进入库房。2.定期对库房进行检查，做好温湿度记录、设备运行记录、档案清点记录等，发现问题及时处理。3.做好档案的安全保卫工作，加强库房的安全防范措施，确保档案实体安全。五、档案的利用（一）利用原则1.档案利用应遵循保密、安全、合法、合理的原则，确保档案的真实性和完整性。2.单位应积极为社会各方面提供档案利用服务，充分发挥档案的作用。（二）利用范围1.单位内部人员因工作需要查阅档案的，应填写查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理机构查阅。2.外单位人员因工作需要查阅档案的，应持有单位介绍信或相关证明材料，经档案管理机构负责人批准后，方可查阅。涉及国家机密或重要商业秘密的档案，应按照国家有关规定办理审批手续。3.档案利用应在档案管理机构指定的查阅场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所，不得擅自摘抄、复制、拍摄档案内容。如需摘抄、复制、拍摄档案，应经档案管理机构负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用登记1.档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案查阅、利用情况进行详细记录。2.登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、单位、查阅目的、查阅档案名称、卷号、页数、摘抄复制内容等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.单位应定期对档案进行鉴定，确定档案的保管期限和价值，对失去保存价值的档案进行销毁。2.档案鉴定工作应由档案管理机构负责人牵头，组织档案管理人员、业务人员和有关专家组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据国家有关规定和本单位实际情况，制定档案鉴定标准和工作方案，对档案进行逐卷、逐件鉴定。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制销毁清册，注明档案名称、卷号、年度、保管期限、数量等内容。2.销毁清册应经档案管理机构负责人审核，单位主管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应在指定的地点进行，由档案管理机构和相关部门共同派员监销。监销人员应在销毁清册上签字确认，确保档案销毁彻底、安全。4.销毁后的档案应在销毁清册上注明销毁日期，并将销毁清册永久保存。七、档案的信息化建设（一）建设目标1.单位应积极推进档案信息化建设，建立档案信息管理系统，实现档案管理的数字化、网络化和智能化。2.通过档案信息化建设，提高档案管理的效率和服务水平，为单位各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）建设内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立档案数据库。数字化扫描应按照国家有关标准和规范进行，确保扫描图像清晰、完整、准确。对电子档案应进行分类、编号、编目、存储等管理，建立健全电子档案检索工具。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本单位实际情况的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等业务流程的信息化管理。档案信息管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、审批、权限管理等功能，满足单位档案管理工作的需要。3.档案信息安全保障建立档案信息安全管理制度，加强档案信息系统的安全防护，确保档案信息的安全。采取数据备份、加密存储、访问控制、防火墙、入侵检测等技术措施，防止档案信息泄露、篡改和丢失。（三）数据管理1.建立档案数据备份制度，定期对档案数据库进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。2.加强对档案数据的管理，定期对数据进行清理、维护和更新，确保数据的准确性和完整性。3.严格控制档案数据的访问权限，根据用户的工作职责和权限，设置不同的访问级别，防止未经授权的访问和操作。八、监督与检查（一）监督检查主体1.各级档案行政管理部门负责对本行政区域内单位的档案管理工作进行监督检查。2.单位内部应建立档案管理工作监督检查机制，定期对本单位各部门的档案管理工作进行检查。（二）监督检查内容1.档案管理机构和人员配备情况。2.档案管理制度的建立和执行情况。3.档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等工作情况。4.档案信息化建设情况。（三）检查结果处理1