河北印章管理办法

河北印章管理办法总则目的与依据为加强印章管理，维护公司/组织正常运营秩序，保障公司/组织合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本办法。适用范围本办法适用于公司/组织内各类印章的刻制、启用、保管、使用、变更、废止等全过程管理。印章定义本办法所指印章包括公司/组织公章、法定代表人章、财务专用章、合同专用章、部门章以及其他具有法律效力或代表公司/组织意志的专用印章。印章刻制申请流程1.因工作需要刻制印章的部门或个人，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息。2.《印章刻制申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至行政管理部门。刻制要求1.行政管理部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。2.印章刻制单位应严格按照公司/组织提供的样式、规格及要求进行刻制，确保印章质量清晰、规范。3.新刻制的印章应在显著位置预留防伪标识或编码，以便于查询和验证。验收与备案1.印章刻制完成后，行政管理部门应会同申请部门对印章进行验收，检查印章外观、尺寸、文字等是否符合要求。2.验收合格的印章，行政管理部门应填写《印章备案登记表》，详细记录印章名称、规格、启用时间、保管人等信息，并将印章备案登记表及印章印模报送公安机关备案。印章启用启用通知1.行政管理部门在印章备案完成后，应及时发布《印章启用通知》，明确印章启用日期、使用范围、保管人等信息。2.《印章启用通知》应发送至公司/组织内各部门及相关外部单位。启用仪式1.重要印章启用时，可举行简单的启用仪式，邀请公司/组织领导、相关部门负责人等参加。2.启用仪式上，应介绍印章的基本情况和启用意义，由公司/组织领导宣布印章正式启用。印章保管保管原则1.印章应实行专人保管制度，确保印章安全存放，防止丢失、被盗用或滥用。2.印章保管人应具备高度的责任心和保密意识，严格遵守印章管理规定。保管方式1.公司/组织公章、法定代表人章等重要印章应存放于保险柜或专门的印章保管箱内，并配备必要的防盗、防火、防潮设施。2.部门章及其他专用印章可根据实际情况，由部门指定专人保管，存放于安全可靠的地方。保管人职责1.印章保管人应妥善保管印章，不得擅自将印章交予他人使用。2.每日工作结束后，印章保管人应检查印章是否存放安全，并做好印章保管记录。3.印章保管人如遇特殊情况需要临时委托他人保管印章时，应经部门负责人批准，并办理书面委托手续。印章使用使用范围1.公司/组织公章主要用于以公司/组织名义对外发布的重要文件、合同、协议、信函等。2.法定代表人章主要用于办理公司/组织法定代表人授权范围内的相关业务。3.财务专用章主要用于公司/组织财务收支、结算等相关业务。4.合同专用章主要用于签订各类经济合同、协议等。5.部门章及其他专用印章应严格按照规定的使用范围使用，不得超出授权范围。使用流程1.用印人填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称及份数、用印时间等信息。2.《印章使用申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至印章保管人。3.印章保管人对《印章使用申请表》及用印文件进行审核，确认无误后，在用印文件上加盖印章，并做好用印登记。用印登记1.印章保管人应建立《印章使用登记簿》，详细记录印章使用日期、用印事项、用印文件名称及份数、用印人、批准人等信息。2.《印章使用登记簿》应妥善保存，以备查阅。特殊情况用印1.如遇紧急情况或领导临时交办的用印事项，无法提前履行审批手续时，用印人应电话请示相关领导同意后先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.用印人在补办审批手续时，应将用印情况详细说明，并提交相关证明材料。印章变更变更原因印章变更主要包括印章名称变更、规格变更、保管人变更等情况。变更申请因工作需要变更印章的，由相关部门或个人填写《印章变更申请表》，详细说明变更原因、变更内容等信息。变更流程1.《印章变更申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门根据审批意见，办理印章变更手续，包括重新刻制印章、更换印章保管人等。3.印章变更完成后，行政管理部门应及时发布《印章变更通知》，明确印章变更后的相关信息，并将印章变更情况报送公安机关备案。印章废止废止原因印章废止主要包括印章损坏、遗失、机构撤销、业务变更等情况。废止申请因印章废止原因，由相关部门或个人填写《印章废止申请表》，详细说明废止原因、废止印章名称等信息。废止流程1.《印章废止申请表》经部门负责人审核、分管领导批准后，提交至行政管理部门。2.行政管理部门根据审批意见，收回废止印章，并进行妥善处理。3.印章废止后，行政管理部门应及时发布《印章废止通知》，明确印章废止日期及相关事宜。监督检查定期检查1.行政管理部门应定期对公司/组织内印章管理情况进行检查，检查内容包括印章保管情况、使用情况、变更及废止情况等。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。不定期抽查1.公司/组织领导或行政管理部门可根据工作需要，对印章管理情况进行不定期抽查。2.不定期抽查应重点检查印章使用的合规性、审批手续的完整性等情况。违规处理1.对违反印章管理规定的行为，公司/组织将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、