检察档案管理办法

检察档案管理办法一、总则（一）目的为了加强检察档案管理，规范检察档案的收集、整理、保管、利用等工作，有效保护和利用检察档案资源，为检察工作提供有力支持，根据《中华人民共和国档案法》《机关档案工作条例》等相关法律法规，结合检察工作实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于各级人民检察院及所属各部门的档案管理工作。（三）基本原则1.统一领导、分级管理原则检察档案工作在上级人民检察院的统一领导下，实行分级管理。各级人民检察院应明确档案管理部门，配备必要的人员和设施，确保档案工作的顺利开展。2.完整准确、系统安全原则要保证检察档案的齐全完整、真实准确，维护档案的系统性。同时，要采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。3.方便利用原则档案管理工作应便于档案的查阅和利用，提高档案的利用效率，为检察业务工作和其他各项工作服务。（四）定义检察档案是指各级人民检察院在履行法律监督职能过程中形成的，具有保存价值的各种载体形式的文件材料，包括案件档案、文书档案、声像档案、电子档案等。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门各级人民检察院应设立专门的档案管理部门，负责本院档案的集中统一管理。档案管理部门应配备具有档案专业知识和技能的人员，负责档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本院档案管理的规章制度并组织实施。2.负责档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、编目、检索等工作，确保档案的完整、准确和安全。3.开展档案的开发利用工作，为检察业务工作和其他各项工作提供档案信息服务。4.对本院各部门的档案工作进行指导、监督和检查，协助解决档案工作中的问题。5.参与档案信息化建设，推进档案管理的现代化、数字化。6.负责档案管理设施设备的维护和管理，保证档案管理工作的正常开展。（三）各部门兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期向档案管理部门移交。2.协助档案管理部门做好本部门档案的整理、编目、检索等工作，提供档案利用所需的相关信息。3.对本部门形成的电子文件进行规范管理，确保电子文件的真实、完整和可用。4.配合档案管理部门开展档案安全检查和保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.案件档案包括各类刑事案件、民事案件、行政案件的立案、侦查、审查起诉、审判等各个环节形成的文件材料，如起诉书、判决书、裁定书、证据材料、讯问笔录、询问笔录等。2.文书档案包括上级文件、本院文件、党组文件、检察委员会文件、各类会议文件、工作计划、总结、统计报表、人事档案材料等。3.声像档案包括反映检察工作重大活动、重要案件办理过程、领导视察等的照片、录音、录像等。4.电子档案包括以电子形式产生、传输、存储的各类文件材料，如电子公文、电子证据、电子报表等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理的要求，及时将本部门形成的文件材料收集齐全，整理规范，定期移交档案管理部门。2.对于重要案件和重大活动形成的文件材料，应在形成后及时收集，并指定专人负责整理和保管。3.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁或丢失。对于破损、褪色的文件材料，应及时进行修复或复制。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.案件档案按照案件类别、年度、保管期限等进行分类整理，采用一案一卷或一案数卷的形式，卷内文件材料按照诉讼程序和时间顺序排列。2.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）等进行分类整理，采用“年度保管期限机构（问题）”的分类方法，编目装订成册。3.声像档案按照形成时间、内容等进行分类整理，编制目录，注明拍摄时间、地点、内容、拍摄人等信息，并配以文字说明。4.电子档案按照电子文件的类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案数据库，进行元数据著录，确保电子档案的可识别和可利用。四、档案的鉴定与保管期限（一）鉴定组织成立由档案管理部门、业务部门和相关专家组成的档案鉴定小组，负责对档案的鉴定工作。（二）鉴定原则根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值，综合考虑检察工作的需要和国家有关规定，对档案进行科学鉴定。（三）保管期限划分1.永久保管反映检察工作重大历史事件、重要业务活动、具有长远利用价值的档案，如涉及国家机密的重要案件档案、检察工作发展历程中的重要文件等。2.长期保管保管期限为30年的档案，主要是反映检察业务工作中具有一定历史价值和现实利用价值的文件材料，如一般案件档案、重要会议文件等。3.短期保管保管期限为10年的档案，主要是在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，如一般性的工作文件、临时性的统计报表等。（四）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出鉴定意见，填写档案鉴定表。2.档案鉴定小组对档案管理部门提出的鉴定意见进行审核，必要时可进行实地查看和查阅相关资料。3.根据审核结果，确定档案的保管期限，对失去保存价值的档案进行销毁。五、档案的保管（一）保管条件1.档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等设施设备，确保档案的安全保管。2.库房应保持适宜的温度和湿度，温度一般控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，确保档案存放整齐、有序。（二）档案上架档案应按照分类编号顺序上架存放，便于查找和利用。不同保管期限、不同类别、不同年度的档案应分开存放。（三）档案清点与核对定期对档案进行清点和核对，确保档案的数量准确、存放位置正确。发现档案丢失、损坏等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。（四）档案安全检查建立档案安全检查制度，定期对档案库房、档案设施设备等进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。对于重要档案和特殊时期，应增加安全检查的频次。（五）档案的修复与保护对破损、褪色、霉变等有损坏的档案，应及时进行修复和保护。修复档案应遵循保持原貌、最小干预的原则，采用科学合理的修复方法和技术。六、档案的利用（一）利用原则1.依法利用原则档案利用应严格遵守国家有关法律法规和本院的档案管理制度，确保档案利用工作的合法性和规范性。2.服务检察工作原则档案利用工作应紧密围绕检察业务工作和其他各项工作的需要，为领导决策、案件办理、工作研究等提供有力支持。3.保密原则在档案利用过程中，应严格遵守保密规定，确保档案信息不泄露。对于涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密要求进行管理和利用。（二）利用方式1.查阅本院工作人员因工作需要查阅档案的，应填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。查阅档案应在指定地点进行，不得擅自将档案带出档案库房。2.借阅外单位因工作需要借阅本院档案的，应持单位介绍信，经本院分管领导批准后，办理借阅手续。借阅档案应严格按照规定的期限归还，不得转借他人。3.复制因工作需要复制档案的，应填写档案复制申请表，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门办理复制手续。复制档案应使用档案管理部门提供的设备和材料，确保复制件与原件一致。（三）利用登记建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等利用情况进行详细登记，包括利用时间、利用人、利用内容、归还时间等信息。档案利用登记应妥善保管，以备查询。（四）利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督检查，发现违规利用档案的行为，应及时制止并报告有关领导。对于造成档案丢失、损坏、泄密等后果的，应依法追究相关人员的责任。七、档案的信息化建设（一）建设目标建立完善的检察档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理的效率和水平。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，将其转化为电子图像。扫描应保证图像清晰、完整，符合档案数字化技术标准。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏、增强等处理，提高图像质量。3.数据录入按照档案著录规则，对档案的元数据进行录入，建立电子档案数据库。4.挂接与存储将处理后的电子图像与对应的元数据进行挂接，存储到档案信息化管理系统中。（三）系统功能1.档案管理实现档案的分类管理、编目、检索、统计等功能，方便档案的日常管理和查询利用。2.权限管理设置不同的用户权限，确保档案信息的安全。只有经过授权的人员才能访问和操作相关档案。3.利用服务提供在线查阅、借阅、复制等档案利用服务，支持多种格式的文件下载。4.安全管理建立档案信息化安全防护体系，保障档案数据的安全。对系统操作进行日志记录，便于审计和追踪。（四）数据备份与恢复定期对档案信息化管理系统中的数据进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。建立数据恢复机制，确保在数据出现故障时能够及时恢复。八、档案的统计与移交（一）统计工作建立档案统计制度，对档案的收进、移出、整理、保管、利用等情况进行统计。档案统计报表应及时、准确、完整，定期向上级人民检察院和有关部门