档案验收管理办法

档案验收管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，规范档案验收工作流程，提高档案管理水平，依据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位在各类项目、业务活动中形成的档案的验收管理工作。（三）基本原则1.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得伪造、篡改。2.完整性原则：档案应涵盖公司各项业务活动的全过程，包括文件、资料、图表、数据等，确保无重要遗漏。3.系统性原则：档案应按照一定的分类标准和逻辑顺序进行整理，保持内在联系和系统性。4.安全性原则：档案应采取有效措施确保存储安全，防止丢失、损坏、泄密等情况发生。二、档案验收的组织与职责（一）验收组织1.公司成立档案验收工作领导小组，由公司分管领导担任组长，成员包括办公室、业务部门负责人等。领导小组负责统筹协调档案验收工作，审定验收方案和验收报告。2.根据项目或业务活动的具体情况，成立档案验收小组，成员包括档案管理人员、业务骨干等。验收小组负责具体实施档案验收工作。（二）职责分工1.办公室负责制定档案验收工作计划和方案。组织协调档案验收工作，对验收过程进行监督指导。负责审核验收报告，汇总验收结果，向公司领导汇报。负责档案验收工作的资料归档和保管。2.业务部门负责提供本部门在项目或业务活动中形成的档案资料，并确保其真实、完整、准确。配合档案验收小组开展验收工作，对验收提出的问题及时进行整改。3.档案管理人员负责对档案进行整理、分类、编目等基础工作，为验收做好准备。参与档案验收工作，对档案的完整性、准确性、系统性等进行检查评估。负责对验收中发现的问题提出整改建议，并跟踪整改情况。三、档案验收的内容与标准（一）档案的完整性1.应归档的文件、资料、图表、数据等是否齐全，是否涵盖项目或业务活动的全过程。2.重要文件的定稿、修改稿、审核稿等是否完整保存。3.与项目或业务活动相关的合同、协议、会议纪要、请示报告等是否齐全。（二）档案的准确性1.文件内容是否真实反映实际情况，数据是否准确无误。2.档案中的签字、盖章等手续是否完备。3.档案的分类、编号、题名等是否准确规范。（三）档案的系统性1.档案是否按照科学合理的分类标准进行整理，分类是否清晰，层次是否分明。2.档案的排列是否有序，编号是否连续，便于查找利用。3.相关档案之间的联系是否紧密，是否形成有机整体。（四）档案的安全性1.档案的存储环境是否符合要求，是否具备防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案的存储介质是否安全可靠，是否定期进行备份。3.档案的查阅、借阅、使用等是否有严格的登记和审批制度，是否存在泄密风险。（五）电子档案管理1.电子档案的格式是否符合要求，是否能够长期有效保存。2.电子档案的元数据是否齐全、准确，是否与纸质档案相对应。3.电子档案的存储和管理是否采用有效的技术手段，确保数据安全。四、档案验收的程序（一）准备阶段1.业务部门在项目或业务活动结束后，应及时对形成的档案进行整理，向档案管理人员提交档案整理情况报告。2.档案管理人员根据业务部门提交的报告，对档案进行初步审核，确定是否具备验收条件。3.办公室制定档案验收工作计划和方案，明确验收的时间、内容、标准、程序等，并组建验收小组。（二）自查阶段1.业务部门按照档案验收的内容与标准，对本部门形成的档案进行自查，填写自查报告，对存在的问题进行整改。2.档案管理人员对业务部门的自查情况进行指导和监督，协助其完善档案整理工作。（三）验收阶段1.验收小组按照验收工作计划和方案，对档案进行实地检查验收。验收小组可以采取查阅档案、实地查看、询问相关人员等方式进行验收。2.验收小组根据验收情况，填写档案验收检查表，详细记录发现的问题和整改意见。3.业务部门根据验收小组提出的问题进行整改，整改完成后向验收小组提交整改报告。（四）总结阶段1.验收小组根据验收情况和整改报告，编写档案验收报告，报告应包括验收工作概况、档案基本情况、验收结果、存在问题及整改建议等内容。2.办公室对验收报告进行审核，报公司档案验收工作领导小组审定。3.公司档案验收工作领导小组根据审定结果，对档案验收工作进行总结，对验收合格的档案进行归档保存，对验收不合格的档案责令业务部门继续整改，直至验收合格。五、档案验收的结果处理（一）验收合格档案经验收合格后，由办公室按照档案管理规定进行归档保存，并建立档案管理台账。（二）验收不合格1.对于验收不合格的档案，验收小组应出具书面整改意见，明确整改要求和期限。2.业务部门应按照整改意见进行整改，整改完成后向验收小组提交整改报告，申请复查。3.验收小组对整改情况进行复查，如复查仍不合格，公司将对相关责任部门和责任人进行通报批评，并责令其限期整改到位。整改期间，暂停该部门或项目的相关业务活动。六、档案验收的监督与考核（一）监督检查1.公司档案管理部门定期对各部门档案验收工作进行监督检查，确保档案验收工作规范有序进行。2.对档案验收工作中发现的问题，及时督促相关部门进行整改，对整改不力的部门进行通报批评。（二）考核评价1.将档案验收工作纳入公司绩效考核体系，对档案验收工作成绩突出的部门和个人进行表彰