档案等级管理办法

档案等级管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位的档案管理工作。（三）档案定义本办法所称档案，是指公司在各项工作中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括但不限于文件、合同、协议、报表、图纸、照片、音像资料等。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司档案实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作。2.分类分级管理原则：根据档案的形成领域、内容性质和保管期限等因素，对档案进行分类分级管理，确保档案管理的科学性和规范性。3.方便利用原则：档案管理应便于公司各部门及人员查询和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：加强档案的安全保密工作，防止档案的丢失、损坏和泄密。二、档案分类（一）行政档案1.公司文件：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告等。2.会议文件：公司召开的各类会议形成的文件、纪要等。3.人事档案：员工的个人基本信息、履历、考核、任免、奖惩等档案材料。4.行政事务档案：公司行政事务管理中形成的文件、资料，如办公用品采购、车辆管理、房产管理等。（二）业务档案1.市场营销档案：市场调研、销售合同、客户信息等档案材料。2.财务管理档案：财务报表、会计凭证、审计报告等档案材料。3.生产管理档案：生产计划、工艺流程、质量控制等档案材料。4.技术研发档案：科研项目申报、技术方案、实验数据等档案材料。（三）其他档案1.声像档案：公司活动照片、录像、录音等档案材料。2.实物档案：公司获得的荣誉证书、奖杯、奖牌等实物档案。三、档案分级（一）一级档案1.涉及公司核心机密和重大利益的档案，如公司战略规划、重大投资决策、重要合同协议等。2.具有长期保存价值且对公司历史研究有重要意义的档案。（二）二级档案1.公司重要业务活动中形成的档案，如年度经营计划、财务预决算报告、重大项目招投标文件等。2.涉及公司主要业务流程和关键环节的档案，如生产工艺文件、销售合同台账等。（三）三级档案1.公司一般性业务活动中形成的档案，如日常工作文件、一般性会议记录等。2.保存期限较短且对公司当前工作有一定参考价值的档案。四、档案收集（一）收集范围各部门应按照本办法规定的档案分类和分级标准，及时收集本部门在工作中形成的各类档案。（二）收集要求1.档案形成部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，如有破损、缺失等情况，应及时进行修复或补充。3.电子档案应按照规定的格式和存储方式进行收集，确保电子档案的可读性和可利用性。（三）收集时间1.日常工作中形成的档案，应在工作结束后[X]个工作日内收集整理完毕，并移交至公司综合管理部门。2.重大项目、重要活动结束后，相关部门应在[X]个工作日内将形成的档案收集整理完毕，并移交至公司综合管理部门。五、档案整理（一）整理原则档案整理应遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类。2.对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.按照档案的形成时间顺序或重要程度进行排列，编制档案目录。4.对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询和利用。（三）整理要求1.整理后的档案应分类清楚、编号准确、排列有序、目录完整。2.档案整理人员应严格按照档案整理规范进行操作，确保档案整理质量。六、档案保管（一）保管场所公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。2.档案应分类存放，标识清晰，便于查找和利用。3.对一级、二级档案应采取特殊的保管措施，如专柜存放、加密存储等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）电子档案保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并进行定期备份。2.建立电子档案的访问权限管理制度，严格控制电子档案的访问范围。3.定期对电子档案进行杀毒和维护，确保电子档案的安全性和完整性。七、档案鉴定（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地、发展地看问题的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由综合管理部门负责人担任组长，各相关部门负责人为成员。档案鉴定工作小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定内容1.档案的真实性、完整性和准确性。2.档案的保存价值，包括现实利用价值和历史研究价值。3.档案的保管期限，根据档案的保存价值确定合理的保管期限。（四）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，判断其保存价值。2.分析比较法：与同类档案进行比较，分析其保存价值。3.专家咨询法：邀请相关领域的专家对档案进行评估，提供鉴定意见。（五）鉴定结果处理1.经鉴定具有保存价值的档案，应继续妥善保管。2.经鉴定不具有保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。八、档案销毁（一）销毁范围经鉴定确定为不具有保存价值的档案，应及时进行销毁。（二）销毁程序1.档案销毁前，档案管理部门应编制档案销毁清册，详细记录档案的名称、数量、保管期限等信息。2.档案销毁清册应报公司分管领导审批。3.经审批同意后，档案管理部门应指定专人负责档案销毁工作，并在销毁现场进行监督。4.档案销毁后，应在档案销毁清册上注明销毁日期、销毁方式等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。（三）销毁方式档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，但应确保销毁彻底，防止档案信息泄露。九、档案利用（一）利用原则档案利用应遵循保密、合法、合理的原则，确保档案信息的安全和有效利用。（二）利用范围公司各部门及人员因工作需要，可按照规定查阅、借阅公司档案。（三）利用程序1.查阅档案：查阅人员应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人审批后，到档案管理部门查阅档案。档案管理部门应按照规定提供档案查阅服务，并做好查阅记录。2.借阅档案：借阅人员应填写档案借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等信息，经所在部门负责人和档案管理部门负责人审批后，办理档案借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、丢失、损坏档案。（四）利用限制1.涉及公司核心机密和重大利益的档案，未经公司主要领导批准，不得查阅、借阅。2.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告档案管理部门，并按照规定进行处理。十、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理需求的信息化管理系统，实现档案的在线录入、存储、检索、借阅、统计等功能。3.网络安全建设：加强档案信息化管理系统的网络安全防护，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理部门应指定专人负责档案信息化管理工作，确保信息化管理系统的正常运行。2.档案管理人员应严格按照信息化管理系统的操作规程进行操作，确保档案信息的准确录入和安全存储。3.定期对档案信息化管理系统进行维护和升级，确保系统的稳定性和功能的完整性。十一、监督与检查（一）监督检查职责公司综合管理部门负责对各部门的档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合本办法的规定。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案收集、整理、保管、鉴定、销毁等工作的开展情况。3.档案信息化管理工作的进展情况。4.档案利用情况。（三）监督检查方式1.定期检查：公司综合管理部门每年定期对各部门的档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：根据工作需要，公司综合管理部门可对各部门的档案管理工作进行不定期抽查。3.专项检查：针对档案管