档案暂行管理办法

档案暂行管理办法一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案的科学管理，有效保护和利用档案资源，提高工作效率，保障公司/组织各项业务的顺利开展，特制定本档案暂行管理办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门及全体员工在工作活动中形成的各种门类和载体的档案管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.真实性原则：档案应如实反映公司/组织各项工作的实际情况，不得篡改、伪造。3.安全保密原则：加强档案的安全保护措施，确保档案信息不泄露，维护公司/组织的利益。4.方便利用原则：建立健全档案利用制度，方便公司/组织内部各部门及员工查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司/组织设立专门的档案管理部门，负责档案的日常管理工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定本公司/组织档案管理的规章制度。2.负责收集、整理、保管、鉴定、统计和销毁公司/组织的各类档案。3.开发档案信息资源，为公司/组织的各项工作提供档案利用服务。4.指导和监督各部门的档案管理工作，组织档案业务培训。（二）各部门档案管理人员各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，配合档案管理部门做好档案管理相关工作。其主要职责包括：1.负责收集本部门在工作活动中形成的各类文件材料，并进行初步整理。2.按照档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案利用工作，提供相关档案信息。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司/组织在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等材料。2.上级机关下发的与本公司/组织有关的文件、指示、通知等。3.本公司/组织对外签订的合同、协议、意向书等。4.本公司/组织的工作计划、总结、报告、统计报表等。5.本公司/组织的会议文件、记录、纪要等。6.本公司/组织的人事档案、财务档案、设备档案等各类专门档案。7.其他具有保存价值的档案材料。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，确保档案材料及时、完整地收集。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对于电子文件，应按照相关标准进行收集和整理，确保其可读性和完整性。（三）整理方法1.档案管理人员应按照档案的形成规律和特点，对收集到的档案材料进行分类、编号、编目等整理工作。2.档案分类应遵循科学性、系统性和实用性原则，可根据档案的内容、来源、时间等因素进行分类。3.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。4.档案编目应包括档案的题名、责任者、日期、来源、保管期限等信息，确保编目准确、清晰。四、档案的保管（一）保管场所档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。（三）档案的数字化管理随着信息技术的发展，应逐步推进档案的数字化管理工作。将纸质档案进行扫描、录入，建立电子档案数据库，实现档案信息的快速检索和利用。同时，要加强电子档案的安全管理，采取加密、备份等措施，防止电子档案信息的丢失和损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、辩证分析、区别对待的原则，准确判定档案的保存价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定内容1.档案的内容是否涉及公司/组织的核心机密、重要业务和历史记录。2.档案的形成时间、来源、完整性和准确性。3.档案的现实利用价值和历史研究价值。（四）保管期限划分档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案是指反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的，对公司/组织有长远利用价值的档案；长期保管的档案是指保存期限在16年至50年的档案；短期保管的档案是指保存期限在15年以下的档案。（五）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应包括档案的题名、责任者、日期、文号、保管期限等信息，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁清册经公司/组织主管领导审批后，方可进行销毁。4.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全、彻底。监销人应在档案销毁清册上签字，并注明销毁日期。六、档案的利用（一）利用原则档案利用应遵循合法、合理、及时、有效的原则，在确保档案安全保密的前提下，为公司/组织的各项工作提供服务。（二）利用范围1.公司/组织内部各部门及员工因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅与本公司/组织有关的档案，须经公司/组织主管领导批准。（三）利用方式1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.档案管理人员应根据查阅申请表，提供相应的档案，并做好查阅登记工作。查阅登记应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、归还日期等信息。3.档案一般不得外借，如有特殊情况需要外借，须经公司/组织主管领导批准，并办理外借手续。外借期限不得超过规定时间，到期应及时归还。4.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印或摘录档案内容，须经档案管理部门同意。七、档案的统计与移交（一）统计工作档案管理部门应建立健全档案统计制度，定期对档案的收集、整理、保管、利用等情况进行统计分析，并向上级主管部门报送档案统计报表。档案统计报表应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报、拒报。（二）移交工作1.公司/组织内部机构调整或人员变动时，应及时办理档案移交手续。2.档案移