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文档简介

档案服务管理办法总则制定目的本办法旨在加强公司/组织档案服务的规范化管理,确保档案的完整、准确、安全和有效利用,为公司/组织的各项工作提供有力的支持和保障。适用范围本办法适用于公司/组织内所有涉及档案服务的部门、岗位及相关人员。基本原则1.真实性原则:档案内容必须真实反映公司/组织的各项活动和业务情况。2.完整性原则:全面收集、整理和保存公司/组织在各个阶段形成的各类档案。3.安全性原则:采取有效措施确保档案的实体安全和信息安全,防止档案的损坏、丢失和泄露。4.便利性原则:优化档案服务流程,提高档案利用效率,方便公司/组织内部人员查阅和使用档案。档案服务机构与人员档案服务机构设置公司/组织应设立专门的档案服务机构,负责档案的集中管理和服务工作。档案服务机构应具备必要的办公场所、设施设备和人员配置。人员配备与职责1.档案管理人员:负责档案的收集、整理、归档、保管和利用等工作。熟悉档案管理业务,具备一定的专业知识和技能。严格遵守档案管理的各项规章制度,保守档案机密。2.档案服务监督人员:对档案服务工作进行监督和检查,确保档案管理工作符合相关法律法规和行业标准。及时发现和纠正档案服务工作中存在的问题,提出改进意见和建议。3.档案利用审批人员:根据公司/组织的规定,对档案利用申请进行审批,确保档案利用的合法性和合理性。对档案利用过程进行监督,防止档案的不当使用和泄露。档案的收集与整理收集范围1.文件类:公司/组织在各项活动中形成的各类文件,包括纸质文件、电子文件等。2.合同类:各类合同、协议、意向书等。3.业务资料类:业务报表、统计数据、项目文档、技术资料等。4.人事档案类:员工的个人档案、履历表、考核记录、培训资料等。5.财务档案类:会计凭证、账簿、报表、审计报告等。6.其他类:公司/组织认为有必要收集保存的其他档案资料。收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作,确保档案及时、完整地移交至档案服务机构。2.收集的档案应保持原始状态,不得擅自涂改、伪造或销毁。3.对于电子文件,应按照相关标准进行格式转换和存储,确保其可读性和可利用性。整理方法1.分类:根据档案的内容和性质,按照一定的标准进行分类,如年度分类法、组织机构分类法、问题分类法等。2.编号:为每一类档案编制唯一的编号,便于管理和查找。3.编目:对档案进行编目,包括档案的题名、日期、来源、保管期限等信息,形成档案目录。4.装订:对纸质档案进行装订,确保档案的整齐和牢固。档案的保管与保护保管环境1.档案服务机构应设置专门的档案库房,库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房温度应控制在14℃24℃之间,相对湿度应控制在45%60%之间。3.库房应配备必要的消防器材、通风设备、温湿度调节设备等。保管方式1.纸质档案:应采用档案盒、档案架等方式进行存放,按照分类编号顺序排列。2.电子档案:应采用光盘、磁带、硬盘等存储介质进行备份,并进行异地存储,确保数据的安全性和可靠性。3.特殊载体档案:如照片、录音、录像等,应按照相关规定进行整理和保管。定期检查1.档案服务机构应定期对档案进行检查,确保档案的保管状况良好。2.检查内容包括档案的数量、完整性、保管环境等,发现问题应及时采取措施进行处理。3.对检查情况应进行记录,并存档备查。安全保密措施1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度,不得泄露档案内容。2.档案库房应设置门禁系统,限制无关人员进入。3.档案利用应严格按照审批程序进行,确保档案的安全使用。4.对档案的销毁应进行严格的审批和登记,防止档案信息的泄露。档案的利用与服务利用范围公司/组织内部人员因工作需要,可按照规定查阅和利用档案。涉及公司/组织机密的档案,应按照相关规定进行审批。利用流程1.申请:利用者应填写档案利用申请表,注明利用目的、档案名称、利用期限等信息。2.审批:档案利用申请表经所在部门负责人审核后,报档案服务机构负责人审批。3.查阅:经审批同意后,利用者可在档案服务机构指定的场所查阅档案。查阅时应遵守档案查阅规定,不得擅自摘抄、复制、涂改或销毁档案。4.归还:利用完毕后,利用者应及时将档案归还档案服务机构,并办理归还手续。服务方式1.现场查阅服务:档案服务机构应设立专门的查阅场所,为利用者提供现场查阅服务。2.远程查阅服务:利用信息技术手段,为利用者提供远程查阅档案的服务。3.咨询服务:档案管理人员应热情接待利用者的咨询,为其提供档案相关的信息和帮助。档案的鉴定与销毁鉴定原则1.根据档案的保存价值和历史意义,对档案进行鉴定。2.鉴定工作应遵循全面、客观、公正的原则,确保鉴定结果的准确性。鉴定组织公司/组织应成立档案鉴定小组,负责档案的鉴定工作。鉴定小组应由档案服务机构负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。鉴定方法1.直接鉴定法:对每份档案进行逐件审查,确定其保存价值。2.综合分析法:结合档案的形成背景、历史作用、现实利用需求等因素,综合分析确定档案的保存价值。保管期限划分档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管:凡是反映公司/组织主要职能活动和历史面貌的,对公司/组织有长远利用价值的档案,应永久保管。2.长期保管:凡是在较长时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案,保管期限为16年至50年。3.短期保管:凡是在较短时间内对公司/组织工作有查考利用价值的档案,保管期限为5年以下。销毁程序1.编制销毁清册:对经过鉴定确定需要销毁的档案,应编制销毁清册,注明档案的名称、数量、保管期限等信息。2.审批:销毁清册经档案鉴定小组审核后,报公司/组织负责人审批。3.销毁:经审批同意后,由档案服务机构指定专人负责销毁档案。销毁过程应进行记录,并存档备查。监督与检查内部监督1.公司/组织应建立健全档案服务监督机制,定期对档案服务工作进行内部监督检查。2.监督检查内容包括档案管理规章制度的执行情况、档案的收集整理情况、档案的保管保护情况、档案的利用服务情况等。3.对监督检查中发现的问题,应及时下达整改通知书,要求相关部门和人员限期整改。外部

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