档案内业管理办法

档案内业管理办法一、总则（一）目的为加强公司档案内业管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在公司各项工作中的作用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门及所属单位档案内业的管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。公司档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则。档案内容必须真实、准确地反映公司各项工作的实际情况。3.规范性原则。档案管理工作应遵循国家有关法律法规和行业标准，做到规范化、标准化。4.保密性原则。严格遵守国家保密法律法规，确保档案信息的安全与保密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责统筹管理公司档案内业工作。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定公司档案管理制度并组织实施。2.负责公司各类档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.指导、监督和检查公司各部门及所属单位的档案管理工作。4.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高公司员工的档案意识。5.负责档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。（二）各部门及所属单位职责1.各部门及所属单位应明确一名负责人分管档案工作，并指定专人负责本部门及所属单位档案的收集、整理和移交工作。2.负责将本部门及所属单位在工作中形成的各类文件材料及时收集、整理，确保文件材料的齐全、完整。3.按照公司档案管理部门的要求，定期将整理好的档案移交至档案管理部门。4.配合档案管理部门做好档案的鉴定、统计、利用等工作。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项工作中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的原始记录，均属收集范围。具体包括：行政管理类：公司制定的各项规章制度、工作计划、总结、报告、会议纪要、请示批复、合同协议、人事档案等。经营管理类：市场调研资料、营销方案、财务报表、审计报告、投资项目资料、生产经营统计报表等。技术管理类：技术研发资料、产品设计图纸、工艺文件、质量检验报告、设备档案等。项目建设类：项目可行性研究报告、项目立项批复、项目设计文件、项目施工资料、项目竣工验收资料等。其他类：公司获得的荣誉证书、资质证书、宣传资料、外事活动资料等。2.各部门及所属单位应根据上述收集范围，结合本部门及所属单位的工作实际，制定具体的文件材料收集清单，并严格按照清单进行收集。（二）收集要求1.各部门及所属单位应建立健全文件材料收集制度，明确文件材料的收集责任人，确保文件材料及时、准确地收集齐全。2.收集的文件材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应确保其格式通用、内容完整，并按照公司档案管理部门的要求进行存储和移交。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照公司档案分类方案，将收集到的文件材料进行分类。公司档案分类一般采用年度机构保管期限分类法，即先按年度分开，再按机构（部门）进行排列，最后按保管期限分类。2.编号：对每一份档案编制唯一的档号，档号由全宗号、年度、机构代码、保管期限代码、件号或卷号等组成。全宗号为公司档案管理部门统一编制的代码；年度为文件形成的年度；机构代码为公司各部门及所属单位的代码；保管期限代码分为永久、长期、短期；件号或卷号为每一类档案内的顺序编号。3.编目：编制档案目录，档案目录应包括档号、文号、责任者、题名、日期、页数、保管期限等项目。档案目录应一式多份，分别用于档案管理部门存档、计算机检索和提供利用等。4.装订：对纸质档案进行装订，去除金属物，破损的文件应进行修复。装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的归档与移交（一）归档时间1.各部门及所属单位应在次年上半年将上一年度形成的档案整理完毕，并移交至公司档案管理部门。2.对于重大活动、重要项目等形成的档案，应在活动结束或项目完成后及时整理归档，并移交至公司档案管理部门。（二）归档要求1.归档的档案应符合整理要求，做到分类准确、编号规范、编目清晰、装订整齐。2.归档的档案应编制归档说明，归档说明应包括档案的形成时间、来源、内容、数量等基本情况。3.各部门及所属单位应填写档案移交清单，档案移交清单应一式两份，双方签字确认后各执一份。（三）移交手续1.档案管理部门在接收档案时，应按照档案移交清单对档案进行认真核对，确保档案的数量、质量和完整性。2.经核对无误后，档案管理部门应在档案移交清单上签字盖章，并将其中一份返还给移交部门及所属单位。3.档案移交后，如发现档案存在问题，应由移交部门及所属单位负责及时处理。五、档案的保管（一）保管场所1.公司应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、消防器材、防虫药品、档案密集架等。3.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。（二）档案装具1.档案应采用档案密集架进行存放，档案密集架应符合国家相关标准，具有良好的承重能力和稳定性。2.档案盒应采用统一规格的无酸档案盒，档案盒应标注档号、年度、机构、保管期限等信息。3.对于特殊载体档案，如声像档案、电子档案等，应采用专门的装具进行保管。（三）档案保管期限1.公司档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的档案：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应列为永久保管。长期保管的档案：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。短期保管的档案：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。2.各部门及所属单位应根据档案的实际情况，准确划分档案的保管期限，并在档案整理过程中进行标注。（四）档案清点与检查1.档案管理部门应定期对档案进行清点和检查，确保档案的数量准确、质量完好。2.清点和检查的内容包括档案的数量、保管状况、存储位置等。如发现档案存在问题，应及时采取措施进行处理。3.档案管理部门应建立档案清点和检查记录，记录档案清点和检查的时间、内容、发现的问题及处理情况等。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司成立档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。档案鉴定工作小组负责对公司档案进行定期鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.档案鉴定工作应依据国家有关法律法规和公司档案管理制度，结合档案的实际情况，对档案的价值进行综合评估。2.鉴定档案价值时，应考虑档案的内容、来源、时间、形式等因素，重点评估档案对公司工作的查考利用价值、历史研究价值和凭证价值。3.对于保管期限已满的档案，应进行重点鉴定，如仍具有保存价值的，应重新确定保管期限；如已不具有保存价值的，应予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对保管期限已满的档案进行清理，列出需鉴定的档案清单。2.档案鉴定工作小组根据档案清单，对档案进行逐一鉴定，提出存毁意见。3.档案鉴定工作小组将鉴定意见提交公司分管领导审批，经批准后，对拟销毁的档案进行登记造册。（四）销毁手续1.档案销毁前，应编制档案销毁清册，档案销毁清册应包括档号、文号、责任者、题名、日期、保管期限、销毁原因等项目。档案销毁清册应一式两份，一份留存档案管理部门，一份报公司分管领导备案。2.档案销毁时，应指定专人负责监销，监销人应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁后，监销人应将档案销毁情况报告公司分管领导。七、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量统计，包括档案的总数量、分类数量、年度数量等。2.档案的整理情况统计，包括已整理档案的数量、未整理档案的数量等。3.档案的保管情况统计，包括档案库房的面积、档案装具的数量、档案的存储位置等。4.档案的利用情况统计，包括档案的查阅人次、查阅卷次、复印页数等。（二）统计方法1.档案管理部门应建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和统计。2.档案统计数据应准确、及时、完整，统计报表应按照规定的格式和时间要求报送。（三）统计分析1.档案管理部门应定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和存在的问题。2.根据档案统计分析结果，提出改进档案管理工作的措施和建议，不断提高档案管理水平。八、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则。档案利用应遵守国家有关法律法规和公司档案管理制度，确保档案信息的安全与保密。2.服务至上原则。档案管理部门应树立服务意识，积极为公司各项工作提供档案信息服务。3.合理利用原则。档案利用应根据实际工作需要，合理提供档案信息，避免过度利用和不当利用。（二）利用范围1.公司内部人员因工作需要查阅、借阅档案的，应按照规定办理相关手续。2.外单位因工作需要查阅、借阅公司档案的，应经公司分管领导批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用手续1.公司内部人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、档号、查阅目的、查阅时间等内容，经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门根据审批意见，为查阅、借阅人员提供档案，并做好查阅、借阅登记工作。查阅、借阅登记应包括查阅、借阅时间、查阅、借阅人员姓名、所在部门、查阅目的、档案名称、档号等项目。3.外单位查阅、借阅公司档案，应提交单位介绍信、查阅、借阅申请表等材料，经公司分管领导批准后，由档案管理部门按照规定办理查阅、借阅手续。4.查阅、借阅人员应严格遵守档案查阅、借阅规定，不得擅自涂改、转借、复印、拍照档案内容，不得在档案上圈划、批注、污损等。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。5.查阅、借阅人员查阅、借阅档案完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究查阅、借阅人员的责任。（四）利用反馈1.档案管理部门应定期收集利用者对档案利用工作的意见和建议，不断改进档案利用服务工作。2.对于重要档案的利用情况，档案管理部门应进行跟踪反馈，了解利用效果，为档案管理工作提供参考依据。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为公司各项工作提供更加便捷、高效的档案信息服务。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对公司现有档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案具有同等法律效力。2.档案信息管理系统建设：开发或选用适合公司档案管理工作的信息管理系统，实现档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计、利用等业务流程的信息化管理。3.网络安全建设：加强档案信息管理系统的网络安全防护，确保档案信息的安全与保密。（三）信息化管理要求1.档案管理部门