招标入库管理办法

招标入库管理办法一、总则（一）目的为规范公司招标入库管理工作，确保招标活动的公平、公正、公开，提高采购效率，保证采购质量，降低采购成本，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各类物资、服务的招标入库管理活动。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及相关行业标准，确保招标入库活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与招标的供应商一视同仁，不偏袒、不歧视，保证评标过程和结果的公正性。3.公开透明原则：招标信息、评标标准、评标过程和结果等应向所有相关方公开，接受监督。4.择优选择原则：在满足招标要求的前提下，选择综合实力强、信誉良好、价格合理的供应商入库。二、职责分工（一）招标管理部门1.负责制定招标计划，明确招标项目的名称、内容、预算、时间要求等。2.组织编制招标文件，包括招标公告、投标邀请书、投标文件格式、评标标准等。3.发布招标信息，邀请潜在供应商参与投标。4.组织开标、评标活动，记录评标过程和结果。5.与中标供应商签订合同，并监督合同的执行。（二）采购部门1.根据实际需求，提出采购申请，参与招标项目的需求论证。2.协助招标管理部门进行供应商资格审查，提供相关业务信息。3.负责与中标供应商进行商务谈判，签订采购合同。4.跟踪采购合同的执行情况，协调解决合同执行过程中的问题。（三）法务部门1.对招标文件、合同等法律文件进行审核，确保符合法律法规要求。2.为招标入库活动提供法律咨询和支持，处理相关法律事务。（四）财务部门1.参与招标项目的预算编制和审核，提供财务方面的意见和建议。2.负责对招标项目的资金支付进行审核和监督。（五）使用部门1.提供采购项目的技术规格、质量要求等详细需求信息。2.参与评标工作，对供应商的产品或服务进行技术评估。3.协助采购部门验收采购物资或服务，反馈使用过程中的问题。三、招标入库流程（一）招标计划制定1.采购部门根据公司生产经营计划、物资库存情况等，定期编制采购需求计划。2.对于金额较大、技术复杂或重要的采购项目，采购部门应会同相关部门进行需求论证，确定招标方式、招标范围等。3.招标管理部门根据采购需求计划，制定招标计划，明确招标项目的名称、内容、预算、时间要求等，并报公司领导审批。（二）招标文件编制1.招标管理部门组织相关人员编制招标文件，招标文件应包括以下内容：招标公告或投标邀请书，明确招标项目的基本情况、投标资格要求、投标文件的编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等。投标文件格式，包括商务部分、技术部分、价格部分等，明确各部分的内容和格式要求。评标标准，明确评标方法、评标因素及权重等，确保评标过程的科学性和公正性。合同条款，明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等。其他相关资料，如技术规格书、样品要求等。2.招标文件编制完成后，应提交法务部门进行法律审核，确保文件内容符合法律法规要求。（三）招标信息发布1.招标管理部门通过公司官网、行业媒体、采购平台等渠道发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商参与投标。2.招标公告或投标邀请书应明确招标项目的基本情况、投标资格要求、投标文件的编制要求、投标截止时间、开标时间和地点等关键信息，确保潜在供应商能够准确了解招标项目。（四）供应商资格审查1.采购部门收到供应商的投标文件后，应会同招标管理部门等相关部门对供应商进行资格审查。2.资格审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、资质证书、业绩证明、财务状况、信誉情况等。3.对于通过资格审查的供应商，应将其列入合格供应商名录；对于未通过资格审查的供应商，应及时通知其投标文件无效。（五）开标1.招标管理部门按照招标文件规定的时间和地点组织开标会议，开标会议应由招标管理部门主持，采购部门、使用部门、法务部门等相关人员参加。2.开标会议应首先宣布开标纪律，然后由投标人或其授权代表检查投标文件的密封情况，经确认无误后，由工作人员当众拆封投标文件，宣读投标人名称、投标价格、交货期等主要内容。3.开标过程应进行记录，并由参加开标会议的人员签字确认。（六）评标1.开标结束后，招标管理部门应立即组织评标委员会进行评标。评标委员会由公司内部相关人员和外部专家组成，成员人数应为单数，其中外部专家人数不得少于三分之一。2.评标委员会应按照招标文件规定的评标标准和方法，对投标文件进行评审。评审内容包括商务部分、技术部分、价格部分等，评审过程应客观、公正、公平。3.评标委员会应根据评审结果，推荐中标候选人，并编写评标报告。评标报告应包括招标项目概况、评标过程、评标结果、推荐的中标候选人名单及理由等内容。（七）中标通知1.公司领导根据评标报告，确定中标供应商，并由招标管理部门向中标供应商发出中标通知书。2.中标通知书应明确中标项目的名称、中标价格、交货期、质量标准等主要内容，并要求中标供应商在规定的时间内签订合同。（八）合同签订1.采购部门应与中标供应商按照招标文件和中标通知书的要求，签订采购合同。合同内容应明确采购物资或服务的规格、数量、价格、交货期、质量标准、验收方式、付款方式等条款。2.合同签订前，应提交法务部门进行法律审核，确保合同内容符合法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本送财务部门、招标管理部门等相关部门备案。（九）入库管理1.采购部门应根据合同约定，及时跟踪中标供应商的交货情况。中标供应商交货时，采购部门应会同使用部门等相关人员按照合同要求进行验收。2.验收合格的物资或服务应及时办理入库手续，入库单应注明物资或服务的名称、规格、数量、供应商等信息。3.财务部门应根据合同约定和入库单等相关凭证，及时支付货款。四、评标标准（一）商务部分1.供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证等证件的有效性和经营范围的符合性。2.供应商的资质证书，如质量管理体系认证、环境管理体系认证、职业健康安全管理体系认证等。3.供应商的业绩情况，包括类似项目的经验、业绩数量、业绩质量等。4.供应商的信誉情况，如是否有不良记录、是否受到行政处罚等。5.供应商的售后服务承诺，包括售后服务内容、售后服务期限、售后服务响应时间等。（二）技术部分1.供应商提供的产品或服务的技术规格、性能指标等是否满足招标文件要求。2.供应商的技术方案的可行性、先进性、合理性等。3.供应商的技术团队的实力，包括技术人员的数量、资质、经验等。4.供应商的技术创新能力，如是否有自主研发的产品或技术、是否获得相关专利等。（三）价格部分1.供应商的投标报价是否合理，是否低于市场平均价格。2.价格的组成明细，包括产品或服务的单价、总价、运费、税费等。3.价格的优惠措施，如折扣、让利等。（四）其他部分1.供应商的投标文件的编制质量，包括文件的完整性、规范性、准确性等。2.供应商的投标文件的装订情况，是否整齐、美观、牢固。3.供应商的投标文件的提交时间，是否在规定的投标截止时间前提交。五、监督与检查（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对招标入库管理活动进行审计监督，检查招标程序是否合规、评标过程是否公正、合同签订和执行是否规范等。2.公司纪检监察部门应加强对招标入库管理活动的纪律监督，严肃查处违规违纪行为。（二）外部监督1.接受政府相关部门的监督检查，配合政府部门开展的专项检查、调查等工作。2.主动接受社会监督，通过公司官网、媒体等渠道公开招标入库管理活动的相关信息，接受社会公众的监督和评价。六、违规处理（一）供应商违规处理1.供应商在招标入库过程中如有以下违规行为之一的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、暂停投标资格、取消中标资格等处理：提供虚假资质证明文件、业绩证明文件等。采取不正当手段诋毁其他供应商、排挤竞争对手。与其他供应商串通投标。向招标管理部门、评标委员会成员等行贿或提供其他不正当利益。不按照合同约定履行义务，如交货期延迟、产品质量不合格等。2.对于违规供应商，公司应及时将其违规行为记录在案，并向相关部门通报。同时，公司有权要求违规供应商承担相应的法律责任和经济赔偿责任。（二）公司内部人员违规处理1.公司内部人员在招标入库过程中如有以下违规行为之一的，公司将视情节轻重给予警告、罚款、降职、撤职、解除劳动合同等处理：泄露招标信息、评标标准等机密信息。接受供应商的贿赂或其他不正当利益。与供应商串通投标，损害公司利益。在评标