征管档案管理办法

征管档案管理办法一、总则（一）目的为了加强公司征管档案管理，规范征管档案的收集、整理、保管、利用等工作，提高征管工作效率和质量，保障公司合法权益，依据国家相关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司在征管活动中形成的各类档案的管理，包括但不限于税务征管档案、财务征管档案、业务征管档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司征管档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法依规原则征管档案管理工作必须严格遵守国家法律法规和行业标准，确保档案管理工作合法合规。3.安全保密原则加强征管档案的安全保密管理，采取必要的安全保密措施，防止档案信息泄露、丢失、损坏等情况发生。4.方便利用原则优化征管档案管理流程，提高档案利用效率，为公司各项工作提供及时、有效的档案信息支持。二、档案管理部门及职责（一）档案管理部门公司设立专门的档案管理部门，负责征管档案的日常管理工作。（二）档案管理部门职责1.制定和完善征管档案管理制度、流程和标准，确保档案管理工作规范有序。2.组织开展征管档案的收集、整理、分类、编号、装订等工作，确保档案资料的齐全、完整、准确。3.负责征管档案的保管工作，建立档案库房，配备必要的保管设施设备，确保档案安全。4.建立征管档案检索系统，方便档案的查询和利用，为公司各项工作提供档案信息支持。5.按照规定的期限和程序，对征管档案进行鉴定、销毁等工作，确保档案的时效性和有效性。6.开展档案管理工作的培训和宣传，提高公司员工的档案意识和档案管理水平。7.配合公司内部审计、外部审计、税务检查等工作，提供相关档案资料。8.完成公司领导交办的其他档案管理工作任务。三、档案收集（一）收集范围1.税务征管档案包括税务登记资料、纳税申报资料、发票管理资料、税务检查资料、税收优惠资料等。2.财务征管档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、财务审计报告、财务预算资料等。3.业务征管档案包括合同协议、业务审批文件、业务报表、业务统计资料、业务调研资料等。4.其他征管档案包括公司内部管理制度、会议纪要、工作汇报、人事档案等与征管活动相关的档案资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责本部门征管档案的收集工作，确保档案资料及时、准确、完整地收集。2.档案收集人员应按照档案管理部门规定的格式和要求，填写档案收集清单，详细记录档案的名称、数量、来源、形成时间等信息。3.对于重要的征管档案资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并注明原件存放地点和出处。4.档案收集人员应定期将收集的档案资料移交档案管理部门，办理交接手续。四、档案整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于档案的保管和利用。3.便于档案的整理、编目、装订、上架等操作，提高档案管理工作效率。（二）整理方法1.分类按照征管档案的类别、年度、保管期限等因素进行分类，建立分类体系。例如，税务征管档案可分为税务登记类、纳税申报类、发票管理类等；财务征管档案可分为会计凭证类、会计账簿类、财务报表类等。2.编号对每一类档案进行编号，采用阿拉伯数字或字母与数字相结合的方式，确保编号的唯一性和系统性。编号应体现档案的类别、年度、保管期限等信息，便于档案的检索和管理。3.编目编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应采用电子和纸质两种形式保存，便于查询和利用。4.装订对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。装订应采用线装或胶装等方式，避免使用金属装订物，以免影响档案的长期保存。五、档案保管（一）保管期限1.税务征管档案税务登记资料、纳税申报资料、发票管理资料等保管期限为10年；税务检查资料、税收优惠资料等保管期限为15年。2.财务征管档案会计凭证保管期限为30年；会计账簿保管期限为30年；财务报表保管期限为10年；财务审计报告、财务预算资料等保管期限为15年。3.业务征管档案合同协议、业务审批文件等保管期限为10年；业务报表、业务统计资料、业务调研资料等保管期限为5年。4.其他征管档案公司内部管理制度、会议纪要、工作汇报、人事档案等保管期限按照国家相关规定执行。（二）保管要求1.档案管理部门应建立专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如档案架、档案柜、温湿度控制设备、防火防盗设备等，确保档案安全。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.对档案进行分类存放，按照档案的类别、年度、保管期限等顺序排列，便于查找和管理。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的完整性和准确性。5.对电子档案应进行备份，采用磁带、光盘、硬盘等存储介质，异地存放，确保电子档案的安全。六、档案利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要，可查阅、借阅征管档案；外部单位因审计、检查、调查等工作需要，经公司领导批准，可查阅征管档案。（二）利用要求1.公司内部各部门查阅、借阅征管档案，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、数量、用途等信息，经部门负责人签字后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据审批情况，为查阅、借阅人员提供相应的档案资料，并办理查阅、借阅登记手续。查阅、借阅人员应在规定的时间内归还档案，不得擅自转借、复印、涂改档案资料。3.外部单位查阅、借阅征管档案，应提交单位介绍信、查阅、借阅申请表等材料，经公司领导批准后，档案管理部门方可提供档案资料，并办理查阅、借阅登记手续。外部单位查阅、借阅人员应遵守公司的档案管理规定，不得擅自将档案资料带出公司。4.查阅、借阅人员应爱护档案资料，不得在档案资料上涂改、圈划、污损等，如发现档案资料有损坏情况，应及时报告档案管理部门。5.档案管理部门应建立档案利用记录，详细记录档案的查阅、借阅时间、查阅、借阅人员、查阅、借阅内容等信息，便于统计和分析档案利用情况。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对保管期满的征管档案进行鉴定，成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、业务部门负责人、财务部门负责人等组成。2.档案鉴定小组应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行逐一审查，提出鉴定意见。3.对仍有保存价值的档案，应延长保管期限；对确无保存价值的档案，应编制档案销毁清册，报公司领导批准后销毁。（二）销毁1.档案销毁工作应在公司领导批准后，由档案管理部门组织实施，指定专人负责销毁工作，确保销毁过程的安全、保密。2.档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程中应进行现场监督，销毁人员和监督人员应在档案销毁清册上签字确认。3.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要资料。八、监督与检查（一）监督检查部门公司内部审计部门负责对征管档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案的收集、整理、保管、利用、鉴定、销毁等环节。2.档案管理部门的工作情况，包括档案管理人员的配备、培训、考核等情况。3.档案保管设施设备的配备和使用情况，包括档案库房的安全、温湿度控制等情况。4.档案利用情况，包括档案查阅、借阅登记手续的办理情况，档案利用记录的建立情况等。（三）监督检查方式1.定期检查公司内部审计部门定期对征管档案管理工作进行检查，每年至少检查一次。2.不定期抽查公司内部审计部门不定期对征管档案管理工作进行抽查，及时发现和解决问题。3.专项检查针对征管档案管理工作中的重点问题或薄弱环节，公司内部审计部门开展专项检查，深入分析问题原因，提出改进措施。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，公司内部审计部门应及时下达整改通知书，要求档案管理部门限期整