政府资料管理办法

政府资料管理办法一、总则（一）目的为加强政府资料管理，确保政府资料的真实性、完整性、准确性和安全性，提高政府工作效率和服务质量，依据相关法律法规，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于各级政府部门及所属机构在履行职责过程中形成、收集、整理、存储、使用和销毁的各类资料，包括但不限于文件、档案、数据、图表、音像等。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家法律法规和相关行业标准，确保资料管理工作合法合规。2.真实准确原则：保证资料内容真实可靠，数据准确无误，如实反映政府工作实际情况。3.安全保密原则：加强资料安全防护，防止资料泄露、丢失或损坏，对涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的资料严格保密。4.便捷高效原则：优化资料管理流程，提高资料检索、利用效率，为政府决策和工作开展提供有力支持。二、资料的分类与编号（一）分类标准1.按来源分类：分为上级政府部门下发文件、本级政府部门制发文件、下级政府部门上报文件、其他单位或个人提供文件等。2.按内容分类：分为政策法规类、行政管理类、经济发展类、社会民生类、文化教育类、环境保护类等。3.按载体形式分类：分为纸质资料、电子资料、音像资料等。（二）编号规则1.编号结构：采用“年份+类别代码+顺序号”的结构。例如，2023ZC001，表示2023年政策法规类第1份文件。2.类别代码：根据资料分类标准，为每一类资料设定固定的代码。如政策法规类代码为ZC，行政管理类代码为XZ，经济发展类代码为JF等。3.顺序号：按照资料形成的先后顺序依次编号，确保每份资料编号唯一。三、资料的收集与整理（一）收集渠道1.主动收集：各部门指定专人负责定期收集本部门在工作中形成的各类资料，确保资料及时、完整收集。2.被动收集：对上级部门交办、下级部门报送、其他单位或个人移交的资料，要及时接收并进行登记。（二）收集要求1.真实性：收集的资料必须真实可靠，不得伪造、篡改。2.完整性：确保资料内容完整，无缺页、漏项。3.准确性：对收集的资料进行认真核对，保证数据准确、文字表述清晰。（三）整理方法1.分类整理：按照资料分类标准，对收集到的资料进行分类，同类资料集中存放。2.编号标注：在每份资料上标注编号，确保编号与资料内容对应一致。3.目录编制：编制资料目录，详细记录资料的编号、名称、日期、来源等信息，便于查找和管理。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.纸质资料：设立专门的档案室，按照档案管理要求进行分类存放，配备必要的档案柜、防潮防虫设备等。2.电子资料：采用磁盘、磁带、光盘等存储介质进行存储，同时建立电子资料数据库，进行数字化管理。3.音像资料：按照音像资料的类型和时间顺序进行分类存储，注明录制时间、地点、内容等信息。（二）存储环境1.档案室环境：保持档案室干燥、通风、清洁，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.电子存储设备环境：定期检查电子存储设备的运行状况，做好防潮、防尘、防火、防盗等工作，防止设备损坏导致资料丢失。（三）保管期限1.短期保管：保管期限为15年的资料，主要包括一般性的工作文件、临时性的统计报表等。2.中期保管：保管期限为510年的资料，如重要的工作计划、工作总结、专项报告等。3.长期保管：保管期限为10年以上的资料，涉及国家重要政策、重大决策、历史档案等，应永久保存。（四）保管责任1.专人负责：指定专人负责资料的保管工作，明确其职责和权限。2.定期盘点：定期对资料进行盘点，核对资料数量、完整性和存储状况，发现问题及时处理。3.安全防护：加强资料保管场所的安全防护措施，安装必要的监控设备、防盗报警装置等，确保资料安全。五、资料的检索与利用（一）检索工具1.纸质目录：建立纸质资料目录索引，方便查阅纸质资料。2.电子检索系统：利用电子资料数据库，开发电子检索系统，实现对电子资料的快速检索。3.综合检索平台：建立综合检索平台，整合纸质资料目录和电子检索系统，实现对各类资料的统一检索。（二）检索方法1.按编号检索：根据资料编号直接查找相应资料。2.按关键词检索：在检索系统中输入关键词，快速定位相关资料。3.按分类检索：按照资料分类进行逐级查找。（三）利用审批1.内部使用：政府部门内部工作人员因工作需要查阅资料的，需填写《资料查阅申请表》，经部门负责人审批后，到资料保管部门查阅。2.外部提供：其他单位或个人因特殊原因需要查阅政府资料的，需提交正式申请函，说明查阅目的、范围等，经政府部门相关领导审批同意后，按照规定程序查阅。（四）利用记录1.查阅记录：对资料查阅情况进行详细记录，包括查阅时间、查阅人、查阅内容、审批情况等。2.借阅记录：对于借阅的资料，要记录借阅时间、归还时间、借阅人等信息，确保资料按时归还。六、资料的保密与安全（一）保密制度1.明确保密范围：确定涉及国家秘密、商业秘密和个人隐私的资料清单，明确保密责任。2.保密措施：对保密资料采取加密存储、专人保管、限制访问等措施，防止资料泄露。3.保密培训：定期对工作人员进行保密培训，提高保密意识和技能。（二）安全制度1.安全防护设施：完善资料保管场所的安全防护设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.数据备份：定期对电子资料进行备份，存储在不同介质和地点，防止数据丢失。3.应急处置预案：制定资料安全应急处置预案，明确在发生火灾、水灾、网络攻击等突发事件时的应对措施，确保资料安全。七、资料的销毁（一）销毁条件1.超过保管期限：对已达到保管期限且无继续保存价值的资料，可进行销毁。2.失去使用价值：因政策调整、工作变动等原因，导致某些资料失去使用价值的，经审批后可销毁。（二）销毁程序1.鉴定审批：由资料保管部门会同相关业务部门对拟销毁资料进行鉴定，提出销毁意见，报本部门负责人和分管领导审批。2.编制清单：对批准销毁的资料，编制《资料销毁清单》，详细记录资料的编号、名称、数量等信息。3.实施销毁：采用适当的方式对资料进行销毁，如粉碎、焚烧、电子数据擦除等，确保资料无法恢复。4.监督记录：销毁过程要有专人监督，并在《资料销毁清单》上签字确认，记录销毁时间、地点、方式等信息。八、监督与检查（一）监督主体1.内部监督：政府部门内部的纪检监察机构负责对资料管理工作进行监督检查。2.外部监督：接受上级政府部门、审计部门、社会公众等的监督检查。（二）检查内容1.制度执行情况：检查资料管理各项制度的落实情况，是否存在违规操作。2.资料质量：检查资料的收集、整理、存储等环节是否符合要求，资料内容是否真实、完整、准确。3.安全保密：检查资料保管场所的安全防护措施是否到位，保密制度