支票填写管理办法

支票填写管理办法一、总则（一）目的为规范公司支票填写行为，加强财务管理，确保支票使用安全、准确、规范，防范财务风险，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部各部门在办理经济业务时涉及支票支付的相关操作。（三）基本原则1.合法性原则：支票填写必须符合国家法律法规及金融机构的相关规定。2.准确性原则：支票各项信息填写应准确无误，避免因填写错误导致退票、延误支付等问题。3.安全性原则：严格支票保管、使用流程，确保支票安全，防止遗失、被盗用等情况发生。4.及时性原则：根据业务需要及时填写支票，保证支付的及时性，维护公司良好的商业信誉。二、支票的种类及用途（一）支票的种类1.现金支票：只能用于支取现金。2.转账支票：只能用于转账结算，不得支取现金。3.普通支票：既可以用于支取现金，也可以用于转账。在普通支票左上角划两条平行线的，为划线支票，划线支票只能用于转账，不得支取现金。（二）支票的用途1.支付货款：用于向供应商支付采购商品或服务的款项。2.支付劳务费用：支付给员工的工资、奖金、津贴以及支付给外部劳务人员的劳务报酬等。3.缴纳税费：缴纳企业应缴纳的各种税费。4.其他合法支出：如支付租金、水电费、运输费等符合公司财务制度规定的支出。三、支票的购买与保管（一）支票的购买1.支票的购买由公司财务部门指定专人负责。2.购买支票时，需填写银行规定的购买凭证，注明购买支票的种类、数量等信息，并加盖公司预留银行印鉴。3.购买回来的支票应及时登记入账，记录支票的号码、购买日期、起讫号码等信息。（二）支票的保管1.支票应存放在专门的保险柜中，由财务部门指定专人保管。保险柜钥匙和密码应严格保密，不得泄露给他人。2.支票保管人员应定期检查保险柜的安全性，确保支票存放安全。3.财务部门应建立支票保管登记簿，详细记录支票的购入、使用、作废等情况。4.严禁将空白支票交给其他单位或个人代为保管或使用。5.如因工作需要携带支票外出，必须经财务部门负责人批准，并采取必要的安全措施，确保支票安全。四、支票的填写规范（一）出票日期1.出票日期必须使用中文大写，按照实际出票日期填写。2.月为壹、贰和壹拾的，日为壹至玖和壹拾、贰拾和叁拾的，应在其前加“零”；日为拾壹至拾玖的，应在其前加“壹”。例如：2023年1月15日，应写成“贰零贰叁年零壹月壹拾伍日”；2023年10月20日，应写成“贰零贰叁年零壹拾月零贰拾日”。（二）收款人1.现金支票收款人应填写本单位名称或个人姓名。2.转账支票收款人应填写对方单位名称，必须与对方单位在银行开户的全称一致。填写时应注意字迹清晰、工整，不得涂改。3.如收款人名称较长，可填写简称，但应确保简称在银行系统中能够准确识别对方单位。（三）付款行名称、出票人账号1.付款行名称应填写公司开户银行的全称，出票人账号应填写公司在银行预留的账号。2.这些信息应准确无误地填写在支票相应位置，不得遗漏或错误填写。（四）金额1.支票金额分为大写金额和小写金额。大写金额应使用中文大写数字，如零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿等，书写要规范、工整，不得涂改。2.小写金额应使用阿拉伯数字填写，前面应加人民币符号“￥”，数字要清晰、准确。3.大写金额与小写金额必须一致，否则支票无效。4.金额栏如有空行，应在金额栏划斜线注销，防止他人添加金额。（五）用途1.支票用途应填写真实、准确，符合公司财务制度规定及实际业务情况。2.如用于支付货款，应注明具体的采购项目；用于支付劳务费用，应注明劳务内容等。3.严禁填写虚假用途，套取现金或进行其他违法违规活动。（六）盖章1.支票正面必须加盖公司财务专用章和法人章（或授权代理人章），盖章应清晰、端正，确保印章与预留银行印鉴一致。2.财务专用章和法人章应分别由不同人员保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。3.盖章时应注意避免印章重叠、模糊不清等情况，如出现上述问题，应重新填写支票并盖章。五、支票的使用流程（一）申请1.各部门因业务需要使用支票支付款项时，应填写支票使用申请表，详细注明付款事由、金额、收款单位等信息。2.申请表应经部门负责人审核签字后，提交给财务部门。（二）审核1.财务部门收到支票使用申请表后，应按照公司财务制度和相关规定进行审核。2.审核内容包括付款事由的真实性、合理性，金额的准确性，收款单位信息的完整性等。3.如审核通过，财务部门负责人在申请表上签字批准；如审核不通过，应及时与申请部门沟通，说明原因并要求其补充或修改相关信息。（三）填写支票1.经审核批准后，由财务部门指定专人根据申请表内容填写支票。2.填写支票时应严格按照本办法规定的填写规范进行操作，确保支票信息准确无误。3.填写完毕后，应再次核对支票各项信息，确认无误后交财务部门负责人复核。（四）复核1.财务部门负责人对填写好的支票进行复核，重点复核支票信息的准确性、完整性以及盖章的合规性。2.如复核发现问题，应及时通知填写人员进行修改；如复核无误，在支票上签字确认。（五）交付1.支票经复核无误后，由财务部门专人将支票交付给申请部门指定的人员。2.交付时应办理交接手续，填写支票交付登记表，注明支票号码、交付日期、交付人、接收人等信息，双方签字确认。3.申请部门接收支票后，应妥善保管，并按照规定的用途和期限及时使用支票。六、支票的背书转让（一）背书转让的条件1.转账支票可以背书转让，但现金支票不得背书转让。2.背书转让的支票必须是合法有效的，背书应连续，不得附有条件。（二）背书转让的操作1.背书转让时，应在支票背面背书栏内依次加盖背书人（转让方）的财务专用章和法人章（或授权代理人章），并填写被背书人（受让方）的名称。2.背书人应在背书栏内注明“委托收款”字样，以明确背书转让的目的是委托银行收取票款。3.如背书转让的支票需要多次背书转让，每次背书转让都应符合上述要求，确保背书连续。七、支票的退票处理（一）退票原因1.支票填写错误，如出票日期、收款人、金额、用途等信息填写不规范或错误。2.出票人账户余额不足，无法支付支票金额。3.出票人印鉴不符，即支票上加盖的印章与预留银行印鉴不一致。4.其他不符合银行规定或导致支票无效的原因。（二）退票处理流程1.当收到银行退票通知时，财务部门应及时查明退票原因。2.如因填写错误导致退票，应立即通知相关人员重新填写正确的支票，并在规定时间内重新提交银行。3.如因账户余额不足或印鉴不符等原因导致退票，应及时与出票人沟通，要求其补足余额或更换正确印鉴后重新开具支票。4.对于因退票给公司造成的损失，如手续费、延误支付导致的违约责任等，应根据具体情况追究相关责任人的责任。八、支票的作废处理（一）作废情形1.支票填写错误，无法使用且已重新开具新支票的。2.支票因业务变更或其他原因不再需要支付的。3.支票遗失或被盗用，已采取挂失止付等措施的。（二）作废处理流程1.对于作废的支票，应由财务部门指定专人在支票正面加盖“作废”戳记，并在支票登记簿上注明作废日期、原因等信息。2.作废的支票应与支票存根一起妥善保管，定期装订成册，按会计档案管理规定进行保管。3.严禁将作废支票随意丢弃或撕毁，防止被他人利用。九、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门应定期对支票填写及使用情况进行审计监督，检查支票填写是否规范、使用流程是否合规、保管是否安全等。审计部门应出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议，并跟踪整改落实情况。（二）财务部门自查财务部门应建立定期自查制度，对支票填写及使用情况进行自查自纠。自查内容包括支票购买、保管、填写、使用、退票、作废等各个环节，发现问题及时整改，并记录自查情况。（三）违规处理对于违反本管理办法规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。处罚措施包括警告