支出凭证管理办法

支出凭证管理办法一、总则（一）目的为了加强公司支出凭证的管理，规范公司财务支出行为，确保公司财务信息的真实性、准确性、完整性和合法性，提高资金使用效益，防范财务风险，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司及所属各部门、各分支机构的各类支出凭证管理。（三）基本原则1.真实性原则：支出凭证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。2.合法性原则：支出凭证必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于非法支出。3.完整性原则：支出凭证应具备完整的要素，包括凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。4.准确性原则：支出凭证上的各项内容应填写准确，金额计算无误，大小写一致。5.及时性原则：支出业务发生后，应及时取得或填制支出凭证，并及时进行审核、记账。二、支出凭证的分类及要求（一）发票1.定义：发票是指在购销商品、提供或者接受服务以及从事其他经营活动中，开具、收取的收付款凭证。2.基本要求真实性：发票必须是由税务机关统一监制的合法票据，发票上的开票日期、购买方名称、销售方名称、商品或服务名称、数量、单价、金额等信息应与实际交易情况相符。完整性：发票应具备发票联、抵扣联（增值税专用发票）等基本联次，各联次应一次填开，内容完全一致，并加盖发票专用章。合规性：发票的开具应符合国家税收法律法规的规定，不得开具与实际经营业务不符的发票。3.特殊情况处理发票丢失：如果发票丢失，应取得原开票单位盖有公章的证明，并注明原来发票的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，如火车、轮船、飞机票等凭证，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。发票作废：如果发票开具错误或因其他原因需要作废，应在发票各联次上加盖“作废”戳记，全联次留存，并按照规定重新开具发票。（二）收据1.定义：收据是指财政部门印制的盖有财政票据监制章的的收付款凭证，用于行政事业性收入，即非应税业务。2.基本要求真实性：收据必须是由财政部门统一监制的合法票据，收据上的开票日期、交款单位名称、收款项目、金额等信息应与实际收款情况相符。完整性：收据应具备收据联、存根联等基本联次，各联次应一次填开，内容完全一致，并加盖收款单位财务专用章或发票专用章。合规性：收据的开具应符合国家财政法律法规的规定，不得开具与实际收款业务不符的收据。3.特殊情况处理收据丢失：如果收据丢失，应取得原收款单位盖有公章的证明，并注明原来收据的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。收据作废：如果收据开具错误或因其他原因需要作废，应在收据各联次上加盖“作废”戳记，全联次留存，并按照规定重新开具收据。（三）内部自制凭证1.定义：内部自制凭证是指公司内部根据经济业务需要自行填制的凭证，如借款单、报销单、工资表、成本计算单等。2.基本要求真实性：内部自制凭证应如实反映经济业务的实际发生情况，不得伪造、变造。完整性：内部自制凭证应具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人的签名或盖章、经济业务内容、数量、单价、金额等基本要素。合规性：内部自制凭证的填制应符合公司相关规定，不得用于非法支出。3.特殊情况处理凭证丢失：如果内部自制凭证丢失，应取得原填制单位或填制人盖有公章的证明，并注明原来凭证的号码、金额和内容等，由经办单位负责人批准后，才能代作原始凭证。如果确实无法取得证明的，由当事人写出详细情况，由经办单位负责人批准后，代作原始凭证。凭证更正：如果内部自制凭证填制错误，应在凭证上进行更正，并加盖更正人员的印章。如果涉及金额错误，应重新填制凭证。三、支出凭证的填制（一）一般要求1.字迹清晰：支出凭证上的字迹应清晰、工整，不得潦草、模糊。2.内容完整：支出凭证应按照规定的格式和内容填写，不得遗漏重要信息。3.数字准确：支出凭证上的数字应填写准确，不得涂改、挖补。4.签章齐全：支出凭证应由经办人员、审核人员、审批人员等相关人员签字或盖章，确保责任明确。（二）具体要求1.发票填制要求开票日期：应填写实际开票日期。购买方名称：应填写公司全称，不得填写简称或个人姓名。销售方名称：应填写销售方全称，不得填写简称或个人姓名。商品或服务名称：应填写具体的商品或服务名称，不得填写笼统的名称。数量、单价、金额：应填写准确的数量、单价和金额，大小写一致。税率、税额：应按照规定填写税率和税额。发票专用章：应加盖销售方发票专用章，不得加盖其他印章。2.收据填制要求开票日期：应填写实际开票日期。交款单位名称：应填写交款单位全称，不得填写简称或个人姓名。收款项目：应填写具体的收款项目，不得填写笼统的名称。金额：应填写准确的金额，大小写一致。收款单位财务专用章或发票专用章：应加盖收款单位财务专用章或发票专用章，不得加盖其他印章。3.内部自制凭证填制要求凭证名称：应填写具体的凭证名称，如借款单、报销单、工资表、成本计算单等。填制日期：应填写实际填制日期。填制单位或填制人姓名：应填写填制单位名称或填制人姓名。经办人的签名或盖章：应填写经办人姓名，并加盖个人印章。经济业务内容：应填写详细的经济业务内容，不得填写笼统的名称。数量、单价、金额：应填写准确的数量、单价和金额，大小写一致。四、支出凭证的审核（一）审核内容1.真实性审核：审核支出凭证所反映的经济业务是否真实发生，是否与实际情况相符。2.合法性审核：审核支出凭证是否符合国家法律法规和公司相关规定，是否用于非法支出。3.完整性审核：审核支出凭证的各项要素是否齐全，是否具备凭证名称、填制日期、填制单位或填制人姓名、经办人的签名或盖章、接受凭证单位名称、经济业务内容、数量、单价、金额等。4.准确性审核：审核支出凭证上的各项内容是否填写准确，金额计算是否无误，大小写是否一致。5.合规性审核：审核支出凭证的填制是否符合公司相关规定，是否按照规定的流程进行审批。（二）审核流程1.经办人初审：经办人在取得或填制支出凭证后，应首先对凭证的真实性、完整性、准确性进行初审，确保凭证符合要求。2.部门负责人审核：经办人初审通过后，应将支出凭证提交给部门负责人进行审核。部门负责人应重点审核支出的合理性、必要性和合规性，确保支出符合部门预算和公司相关规定。3.财务部门审核：部门负责人审核通过后，应将支出凭证提交给财务部门进行审核。财务部门应重点审核支出凭证的合法性、准确性和完整性，确保支出符合国家法律法规和公司财务制度。4.审批人审批：财务部门审核通过后，应将支出凭证提交给审批人进行审批。审批人应根据公司相关规定和授权范围，对支出进行审批，确保支出合理、合规。（三）审核结果处理1.审核通过：如果支出凭证审核通过，应按照规定的流程进行记账、报销等处理。2.审核不通过：如果支出凭证审核不通过，应及时通知经办人进行更正或补充相关资料。经办人应在规定的时间内完成更正或补充，并重新提交审核。五、支出凭证的保管（一）保管期限1.会计凭证：会计凭证应按照国家法律法规和公司相关规定的保管期限进行保管，一般为30年。2.其他支出凭证：其他支出凭证应根据其重要性和实际需要，确定合理的保管期限，一般为5年至10年。（二）保管方式1.纸质凭证保管：纸质支出凭证应按照顺序编号，装订成册，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。装订成册的凭证应存放在专门的档案柜中，并按照保管期限进行分类存放。2.电子凭证保管：电子支出凭证应按照规定的格式和存储方式进行存储，并定期进行备份。备份数据应存放在不同的存储介质上，并分别存储在不同的地点。电子凭证的存储期限应与纸质凭证相同。（三）查阅和借阅1.查阅：公司内部人员因工作需要查阅支出凭证时，应填写查阅申请表，经部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。查阅时应在指定的地点进行，不得擅自将凭证带出。2.借阅：公司外部人员因工作需要借阅支出凭证时，应填写借阅申请表，经公司法定代表人或授权代表批准后，方可借阅。借阅时应办理借阅手续，注明借阅期限、借阅用途等信息，并在规定的期限内归还。六、支出凭证的销毁（一）销毁条件1.保管期限已满：支出凭证的保管期限已满，且公司不再需要保存的，可以进行销毁。2.其他原因：因其他原因需要销毁支出凭证的，应经公司法定代表人或授权代表批准后，方可进行销毁。（二）销毁程序1.编制销毁清单：在销毁支出凭证前，应编制销毁清单，注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。2.审批销毁清单：销毁清单应经部门负责人和