归档文件管理办法

归档文件管理办法一、总则（一）目的为了加强本公司/组织归档文件的管理，确保文件的完整、准确、系统，便于查阅和利用，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于本公司/组织各部门在工作活动中形成的、办理完毕、具有保存价值的各种文件材料，包括纸质文件、电子文件等。（三）基本原则1.遵循文件形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.维护文件的真实性、完整性和准确性，确保文件内容与实际工作相符。3.实行集中统一管理，保证归档文件的齐全、完整，防止文件的散失。二、归档文件的范围与质量要求（一）归档文件范围1.反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2.本公司/组织在工作活动中形成的各种文件、会议记录、决议、决定、通知、报告、请示、批复、函、合同、协议、计划、总结、报表、图纸、声像材料等。3.本公司/组织与上级机关、下级单位、其他相关单位之间的往来文件、函件、报告、批复等。4.本公司/组织内部各部门之间形成的工作联系文件、通知、报告等。5.本公司/组织重要活动、重大事件形成的文件材料，包括活动方案、领导讲话、照片、录像、总结等。6.本公司/组织机构变更、人员任免、表彰奖励等文件材料。7.本公司/组织资产产权、科研成果、知识产权等方面的文件材料。8.其他具有保存价值的文件材料。（二）质量要求1.文件材料应齐全完整，内容真实准确，字迹清晰，签署完备。2.电子文件应格式规范，元数据齐全，载体可靠，符合长期保存要求。3.声像材料应图像清晰，声音清楚，内容完整，载体标注准确。4.归档文件应按照规定的格式和要求进行整理、编目，确保整齐规范。三、归档文件的整理（一）分类1.根据文件的来源、时间、内容和形式等特征，进行分类。2.一般可分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术、产品研发、基本建设、设备仪器、会计档案、人事档案等类别。3.各部门可根据实际情况，在上述分类基础上，进一步细分二级类目。（二）装订1.归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后。2.装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件、不妨碍阅读。（三）编页号1.归档文件应在有文字的页面正面的右上角、背面的左上角编页号。2.页号应连续编写，不得漏编、重编。（四）编目1.归档文件应编制归档文件目录。目录应包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。2.件号：填写室编件号，应按照分类方案和排列顺序编写，不得重号、漏号。3.责任者：填写文件的形成单位或个人。4.文号：填写文件的发文字号。5.题名：填写文件的标题。没有标题或标题不规范的，应自拟标题，外加“[]”号。6.日期：填写文件的形成日期，以8位阿拉伯数字标注年月日。7.页数：填写每一件归档文件的总页数。8.备注：填写需要说明的事项。（五）装盒1.归档文件应按类别、年度、保管期限分别装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊项目。2.档案盒封面应标明全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。3.档案盒盒脊应标明全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目。四、归档文件的保管（一）保管期限1.归档文件的保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。2.确定保管期限的原则：反映本公司/组织主要职能活动和基本历史面貌的，对本公司/组织工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的文件材料，列为永久保管。反映本公司/组织一般工作活动，在一定时期内具有查考利用价值的文件材料，列为定期保管。其中，主要职能活动中形成的重要文件材料，列为30年保管；一般性文件材料，列为10年保管。（二）保管条件1.应设立专门的档案库房，配备必要的档案装具，如档案架、档案柜、防磁柜等。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应具备防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘、防光、防污染等安全防护措施，配备必要的消防器材、防盗报警装置、温湿度调节设备等。（三）档案清点与检查1.定期对归档文件进行清点，确保文件数量准确、完整。2.每年对档案保管情况进行检查，发现问题及时采取措施解决。3.对破损、褪色的文件应及时进行修复或复制。五、归档文件的利用（一）借阅制度1.本公司/组织内部人员因工作需要借阅归档文件的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.借阅档案应在规定的时间内归还，如需延期，应办理续借手续。3.借阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、圈划、污损、抽取、撤换文件，不得擅自复制、转借他人。（二）查阅制度1.外单位人员查阅本公司/组织归档文件的，应持单位介绍信，经本公司/组织主管领导批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。3.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅时间、查阅内容、查阅人员等信息。（三）利用效果反馈1.档案管理部门应定期对归档文件的利用情况进行统计分析，了解档案的利用需求和利用效果。2.对利用档案取得显著效益的部门或个人，应给予表彰和奖励。3.根据利用效果反馈情况，及时调整档案管理工作，提高档案的服务质量。六、归档文件的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对已到保管期限的归档文件进行鉴定，确定是否仍有保存价值。2.鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关部门人员组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据文件的内容、性质、利用价值等因素，综合考虑是否继续保存。（二）销毁1.对确无保存价值的归档文件，应编制《档案销毁清册》，经本公司/组织主管领导批准后，予以销毁。2.销毁档案应指定专人负责，在指定地点进行，并实行监销制度。监