村居文档管理办法

村居文档管理办法一、总则（一）目的为加强村居文档管理，确保文档的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高工作效率，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于村居内各类文件、资料、记录等文档的管理，包括但不限于上级部门下发文件、村居内部工作文件、会议记录、财务档案、人事档案、业务合同等。（三）基本原则1.集中统一原则：村居文档管理工作实行集中统一领导，由专人负责文档的收集、整理、保管和利用。2.真实完整原则：文档内容应真实、准确、完整，如实反映村居工作的实际情况。3.安全保密原则：加强文档的安全保密措施，防止文档泄露、丢失或损坏。4.便于利用原则：文档管理应便于查询、检索和利用，提高工作效率。二、管理职责（一）村居负责人1.对村居文档管理工作负总责，指导和监督文档管理工作的开展。2.审批重要文档的保管期限、销毁等事项。（二）文档管理人员1.负责村居文档的日常收集、整理、分类、编号、装订、保管等工作。2.建立文档管理台账，记录文档的出入库情况。3.定期对文档进行清查盘点，确保文档的安全完整。4.按照规定提供文档查阅、借阅服务，做好登记和跟踪工作。5.对过期或无用的文档进行清理，提出销毁意见，报村居负责人审批后实施。（三）各部门（岗位）人员1.负责本部门（岗位）文件资料的形成、积累和整理工作，并定期移交文档管理人员。2.严格遵守文档管理规定，不得擅自销毁、涂改、转借文档。3.根据工作需要，及时向文档管理人员申请查阅、借阅文档。三、文档的分类与编号（一）分类村居文档分为以下几类：1.党群工作类：包括党组织建设、党员管理、宣传工作、群团工作等方面的文件资料。2.行政管理类：包括村居工作计划、总结、报告、规章制度、会议纪要、考勤记录等文件资料。3.经济发展类：包括产业规划、项目申报、招商引资、财务收支等文件资料。4.社会事务类：包括民政、社保、卫生、教育、文化、体育等方面的文件资料。5.安全稳定类：包括安全生产、社会治安、信访维稳等方面的文件资料。6.其他类：不属于上述分类的其他文件资料。（二）编号1.文档编号采用“年份+类别代码+顺序号”的格式，例如：2023DQ001，表示2023年党群工作类第1份文件。2.类别代码按照上述分类标准设定，党群工作类为DQ，行政管理类为XZ，经济发展类为JJ，社会事务类为SH，安全稳定类为AW，其他类为QT。3.顺序号为每类文档的自然顺序编号，从001开始依次编排。四、文档的收集与整理（一）收集1.各部门（岗位）应指定专人负责文件资料的收集工作，确保文件资料的及时、完整。2.上级部门下发的文件，由专人负责签收、登记，并及时转发给相关部门（岗位）。3.村居内部形成的文件资料，承办部门（岗位）应在文件办理完毕后5个工作日内整理好，移交文档管理人员。（二）整理1.文档管理人员收到文件资料后，应及时进行整理，按照分类标准进行分类。2.对每份文件资料进行编号，并填写文档目录清单，注明文件名称、编号、日期、来源、保管期限等信息。3.对文件资料进行装订，确保文件整齐、牢固。4.对于电子文档，应按照分类要求进行存储，并建立相应的索引目录，便于查询。五、文档的保管（一）保管方式1.文档应采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照类别和编号顺序排列，便于查找。3.电子档案应存储在专用的存储设备上，并进行备份，防止数据丢失。（二）保管期限1.村居文档的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的文档包括：村居重要的规章制度、会议纪要、财务审计报告、人事档案等。3.长期保管的文档期限为10年至30年，包括：村居工作计划、总结、统计报表、业务合同等。4.短期保管的文档期限为1年至5年，包括：一般性的文件资料、临时性的工作记录等。5.具体保管期限参照国家有关档案保管期限的规定执行。（三）保管环境1.档案柜应放置在干燥、通风、防火、防盗的房间内。2.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全完整。六、文档的查阅与借阅（一）查阅1.村居内部人员因工作需要查阅文档，应填写《文档查阅申请表》，注明查阅内容、目的、时间等信息，经部门负责人签字同意后，到文档管理人员处查阅。2.文档管理人员应根据申请内容，提供相应的文档，并做好查阅登记，记录查阅人姓名、部门、时间、查阅内容等信息。3.查阅人员应在指定地点查阅文档，不得擅自将文档带出档案室。如需复印，应经文档管理人员同意，并登记复印内容。（二）借阅1.村居内部人员因工作需要借阅文档，应填写《文档借阅申请表》，注明借阅内容、目的、时间等信息，经部门负责人签字同意，村居负责人审批后，到文档管理人员处办理借阅手续。2.文档管理人员应按照审批意见，提供相应的文档，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、时间、借阅期限等信息。3.借阅期限一般不得超过15个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的文档，不得转借他人，不得擅自涂改、复印、摘录、销毁文档。如发现文档丢失或损坏，应及时报告文档管理人员，并承担相应的责任。七、文档的保密与安全（一）保密措施1.加强文档管理人员的保密教育，提高保密意识，签订保密协议。2.对涉及村居机密的文档，应严格限制查阅和借阅范围，实行专人专管。3.在文档的存储、传输过程中，应采取加密等安全措施，防止文档泄露。4.严禁在连接互联网的计算机上存储、处理涉密文档。（二）安全管理1.建立健全文档安全管理制度，加强对档案室的安全防范措施，安装防盗、防火、防潮、防虫等设备。2.定期对文档进行安全检查，发现问题及时整改。3.对因自然灾害、意外事故等原因造成文档损坏或丢失的，应及时采取补救措施，并向上级主管部门报告。八、文档的销毁（一）销毁条件1.文档保管期限已满，且无继续保存价值的。2.因工作失误或其他原因形成的重复、无效文档。3.涉及村居机密的文档，经批准需要销毁的。（二）销毁程序1.文档管理人员定期对过期或无用的文档进行清理，提出销毁意见，填写《文档销毁申请表》，注明文档名称、编号、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.《文档销毁申请表》经部门负责人审核，