德州档案管理办法

德州档案管理办法一、总则（一）目的为加强德州地区档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在经济建设、社会发展和历史研究等方面的作用，根据国家有关法律法规和行业标准，结合德州实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于德州市行政区域内各级党政机关、企事业单位、社会团体以及其他组织的档案管理活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则各单位应设立专门的档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，确保档案管理工作的集中统一领导。2.真实性原则档案应如实反映本单位各项工作活动的真实情况，不得篡改、伪造档案内容。3.完整性原则档案应全面收集本单位在各项工作活动中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件材料，确保档案的齐全完整。4.安全性原则采取必要的安全防护措施，保障档案的实体安全和信息安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置1.市级档案管理机构德州市档案局是全市档案工作的行政管理部门，负责对全市档案工作进行统筹规划、组织协调、监督指导。2.单位内部档案管理机构各单位应根据工作需要，设立档案管理部门或指定档案管理岗位，配备相应的档案管理人员，负责本单位档案的收集、整理、保管、利用等工作。（二）档案管理机构职责1.市级档案管理机构职责贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定全市档案工作发展规划和规章制度，并组织实施。监督指导全市各级各类档案管理机构的档案业务工作，组织开展档案业务培训和考核。负责接收、征集、整理、保管和提供利用市级机关、团体、企事业单位及其他组织的重要档案资料。组织开展档案信息化建设，推进档案信息资源共享。开展档案宣传、教育和科研工作，提高全社会的档案意识。2.单位内部档案管理机构职责贯彻执行国家和本单位有关档案工作的法律法规和规章制度，制定本单位档案管理办法和工作流程。负责收集、整理、保管本单位在各项工作活动中形成的档案资料，确保档案的齐全完整。建立健全档案管理制度，对档案进行分类、编号、编目、装订等整理工作，便于档案的查阅和利用。定期对档案进行鉴定，按照规定程序销毁失去保存价值的档案。开展档案信息化建设，建立档案数据库，实现档案信息的数字化管理。为单位内部各部门和社会提供档案查阅、借阅等服务，做好档案利用登记和统计工作。三、档案的收集与整理（一）档案收集范围1.文书档案反映本单位行政管理、党群工作、业务活动等方面的各类文件材料，包括收文、发文、会议文件、工作计划、总结、统计报表等。2.科技档案本单位在科研、生产、基建等活动中形成的图纸、图表、技术文件、实验报告、成果鉴定材料等。3.人事档案本单位工作人员的履历、考核、任免、奖惩、工资、职称、党团组织关系等方面的文件材料。4.会计档案本单位的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料。5.声像档案本单位在各项工作活动中形成的照片、录音、录像等声像资料。6.电子档案本单位在办公自动化、信息化建设过程中形成的电子文件和数据。（二）档案收集要求1.及时收集各部门应按照档案管理规定，及时将本部门形成的档案资料移交档案管理机构，确保档案收集的时效性。2.齐全完整档案收集应涵盖本单位各项工作活动的各个方面，保证档案内容的完整性，不得遗漏重要文件材料。3.真实准确收集的档案应如实反映工作实际情况，不得篡改、伪造档案内容。（三）档案整理原则与方法1.整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.整理方法文书档案：按照年度、机构（问题）、保管期限进行分类整理，编制案卷目录。科技档案：按照项目、专业、阶段等进行分类整理，建立档案目录和底图。人事档案：按照干部人事档案管理规定进行整理，建立档案目录和索引。会计档案：按照会计档案管理办法进行整理，装订成册，编制会计档案目录。声像档案：按照载体形式、时间顺序等进行分类整理，注明拍摄时间、地点、内容等信息。电子档案：按照文件类别、年度、保管期限等进行分类整理，建立电子档案目录，并进行数据备份。四、档案的保管（一）档案保管场所1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为档案库房，库房面积应根据档案数量和未来发展需要合理确定。2.档案装具配备符合档案保管要求的档案柜、档案架、密集架等装具，确保档案存放整齐、有序。（二）档案保管条件1.温湿度控制档案库房应安装温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.防火防盗档案库房应配备防火、防盗设施，如灭火器、消防栓、防盗门窗、监控设备等，确保档案安全。3.防虫防鼠采取防虫、防鼠措施，如放置防虫药品、封堵鼠洞等，防止档案受到虫害和鼠害。4.防尘防潮档案库房应保持清洁，定期打扫，防止灰尘和湿气对档案造成损害。（三）档案保管期限1.永久保管凡是反映本单位主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，应永久保管。2.定期保管定期保管的档案分为30年、10年两种期限。对在一定时期内具有查考利用价值的档案，应定期保管。（四）档案保管期限的划分与鉴定1.划分原则根据档案的重要程度、历史价值、现实利用需求等因素，合理确定档案的保管期限。2.鉴定工作定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理机构会同有关部门组成鉴定小组，对档案进行逐卷审查，提出存毁意见。对确无保存价值的档案，按照规定程序进行销毁。五、档案的利用（一）利用范围本单位内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案；外单位因工作需要查阅本单位档案，应按照规定办理相关手续。（二）利用手续1.本单位人员利用本单位工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理机构办理查阅、借阅手续。2.外单位人员利用外单位人员查阅本单位档案，应持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经本单位分管领导签字同意后，到档案管理机构办理查阅手续。查阅重要档案需经单位主要领导批准。外单位人员一般不得借阅档案，特殊情况需要借阅的，应经本单位主要领导批准，并办理借阅手续，限期归还。（三）利用方式1.查阅档案管理机构应提供必要的查阅场所和设备，方便利用者查阅档案。利用者应在查阅室内查阅档案，不得擅自将档案带出查阅室。2.借阅借阅档案应严格履行借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅者应妥善保管档案，不得转借、涂改、污损、丢失档案。（四）利用登记与统计档案管理机构应建立档案利用登记制度，对档案查阅、借阅情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、查阅内容、查阅时间、归还时间等信息。定期对档案利用情况进行统计分析，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的信息化建设（一）信息化建设目标建立覆盖全市各级各类档案管理机构的档案信息管理系统，实现档案信息的数字化采集、存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和服务水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对馆藏档案进行数字化处理，将纸质档案转化为电子档案，建立档案数据库。2.档案信息管理系统建设开发或选用适合本地区、本单位档案管理需求的档案信息管理系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.档案信息资源共享平台建设建立档案信息资源共享平台，实现各级各类档案管理机构之间的档案信息共享，为社会提供便捷的档案信息服务。（三）信息化建设保障措施1.组织保障成立档案信息化建设领导小组，负责统筹协调档案信息化建设工作，明确各部门职责，确保信息化建设工作顺利进行。2.人员保障加强档案信息化专业人才队伍建设，定期组织培训，提高档案管理人员的信息化业务水平。3.资金保障加大对档案信息化建设的资金投入，保障档案数字化设备购置、软件开发、系统维护等费用。4.安全保障建立健全档案信息化安全管理制度，加强网络安全防护，确保档案信息安全。七、监督与检查（一）监督检查主体德州市档案局负责对全市档案管理工作进行监督检查；各单位档案管理机构负责对本单位档案管理工作进行自查自纠。（二）监督检查内容1.档案管理机构设置和人员配备情况检查各单位是否按照规定设立档案管理机构或指定专人负责档案管理工作，档案管理人员是否具备相应的业务能力。2.档案管理制度执行情况检查各单位档案管理制度是否健全，档案收集、整理、保管、利用等工作是否符合规定要求。3.档案安全保管情况检查档案库房的安全防护设施是否齐全有效，档案保管条件是否符合要求，档案是否存在损坏、丢失、泄密等情况。4.档案信息化建设情况检查各单位档案信息化建设工作进展情况，档案信息管理系统是否正常运行，档案数字化工作是否符合标准规范。（三）监督检查方式1.定期检查德州市档案局定期组织对全市档案管理工作进行全面检查，各单位每年进行一次档案管理工作自查。2.专项检查根据档案管理工作中的重点、难点问题，开展专项检查，如档案安全检查、档案数字化质量