机关会议服务管理制度

机关会议服务管理制度一、制度背景与意义

随着我国政府机关工作的不断推进，会议作为政府机关工作的重要组成部分，其服务管理水平的高低直接影响到政府机关的工作效率和服务质量。为了规范会议服务管理，提高会议效率，确保会议的顺利进行，特制定本制度。

本制度旨在明确机关会议服务管理的组织架构、职责分工、工作流程、会议纪律、安全保障等方面，确保会议的有序、高效、安全进行，为政府机关工作提供有力保障。

二、组织架构与职责分工

本制度设立机关会议服务管理领导小组，负责会议服务管理的总体规划和监督实施。领导小组由机关主要领导担任组长，相关部门负责人担任成员。

1.会议服务管理部门：负责会议筹备、组织、协调和服务工作，包括场地布置、设备调试、资料准备、会议记录等。

2.安全保卫部门：负责会议期间的安全保卫工作，包括场地安全检查、人员安检、突发事件处置等。

3.信息技术部门：负责会议的信息技术支持，包括音响、投影、网络等设备的维护与保障。

4.办公室：负责会议文件的起草、审核和印发，以及会议纪要的整理和归档。

各部门职责具体如下：

-会议服务管理部门：提前了解会议需求，制定详细的会议服务方案；协调各部门工作，确保会议顺利进行。

-安全保卫部门：制定会议安全预案，进行安全检查和人员培训；会议期间加强巡逻，确保安全。

-信息技术部门：保障会议设备的正常运行，及时解决技术问题；确保会议信息传输的畅通。

-办公室：负责会议文件的起草和审核，确保文件内容准确无误；整理会议纪要，归档备查。

三、工作流程与规范

机关会议服务管理工作流程如下：

1.会议筹备阶段：

-收集会议需求，制定会议方案；

-确定会议时间、地点、参会人员及会议议程；

-拟定会议通知，经批准后发送给参会人员；

-准备会议材料，包括文件、资料、会议日程表等；

-安排会议场地，确保场地布置符合会议要求；

-调试会议设备，如音响、投影、网络等。

2.会议组织阶段：

-提前到达会场，做好签到、引导等工作；

-会前组织参会人员进行简短介绍，确保会议秩序；

-主持人在会议开始时宣布会议纪律和注意事项；

-记录会议内容，确保会议纪要准确完整；

-会议过程中，协调解决可能出现的问题。

3.会议服务阶段：

-提供茶歇、餐饮等服务，确保参会人员需求得到满足；

-维护会场秩序，确保会议顺利进行；

-会议结束后，协助参会人员离场，清理会场。

4.会议总结阶段：

-整理会议资料，归档保存；

-归纳会议成果，形成会议纪要；

-对会议服务过程中存在的问题进行分析，提出改进措施；

-将会议纪要和相关资料报送相关部门。

工作规范要求：

-会议筹备要周密，确保会议顺利进行；

-会议组织要有序，提高会议效率；

-会议服务要细致，满足参会人员需求；

-会议结束后要及时总结，不断改进工作。

四、会议纪律与要求

为确保会议的严肃性和秩序，所有参会人员应严格遵守以下纪律与要求：

1.严格按时参会：参会人员应按照会议通知要求，准时到达会场，不得无故迟到、早退或缺席。

2.尊重会议程序：会议期间，参会人员应尊重会议程序，服从会议主持人的安排，未经允许不得随意离开会场。

3.严肃会议气氛：保持会场安静，不得喧哗、打闹，不得进行与会议无关的活动。

4.遵守会议纪律：手机等通讯设备需调至静音或关机状态，不得在会议期间接听电话、发送短信或处理其他事项。

5.严谨发言态度：发言时应尊重他人意见，保持文明礼貌，不得发表与会议主题无关的言论。

6.严格保密规定：会议内容涉及保密事项的，参会人员应严格遵守保密规定，不得泄露会议内容。

7.遵守会场秩序：会议期间，参会人员应遵守会场秩序，不得擅自进入其他区域，不得在会场内吸烟、乱扔垃圾。

8.服从会议安排：会议期间，如遇特殊情况需要调整议程或临时事项，参会人员应服从安排，积极配合。

9.节约会议资源：会议期间，应合理使用会议资源，如纸张、文具等，不得浪费。

10.反馈意见与建议：会议结束后，参会人员应认真思考会议内容，对会议提出意见和建议，促进会议质量的提升。

违反上述纪律与要求的，将根据情节轻重，给予批评教育或相应处理。

五、安全保障措施

为确保机关会议的安全进行，特制定以下安全保障措施：

1.会场安全检查：

-在会议前对会场进行全面的安全检查，包括消防设施、疏散通道、门窗锁闭情况等。

-确保会场内的电器设备安全可靠，无漏电、短路等安全隐患。

2.人员安全控制：

-会议期间，安排专人对会场入口进行严格检查，确保参会人员身份真实，禁止无关人员进入。

-对参会人员进行安检，防止携带危险物品进入会场。

3.突发事件应对预案：

-制定突发事件应对预案，包括火灾、地震、人员拥挤等紧急情况的处理流程。

-确保所有参会人员熟悉应急预案，并在紧急情况下能够迅速、有序地疏散。

4.安全保卫力量部署：

-会议期间，安排充足的安全保卫人员，负责会场内外巡逻，维护会场秩序。

-加强对重要区域的安全监控，如主席台、会议室入口等。

5.信息安全保护：

-保障会议信息安全，对涉及国家秘密或敏感信息的会议，采取加密措施，确保信息传输安全。

-限制与会人员使用个人通讯设备，防止信息泄露。

6.应急物资储备：

-准备必要的应急物资，如急救箱、灭火器、应急照明设备等，以应对突发事件。

7.培训与演练：

-定期对安全保卫人员进行专业培训，提高其应急处置能力。

-定期组织应急演练，检验预案的有效性和实际操作能力。

8.责任追究：

-明确安全责任，对因安全管理不到位导致安全事故的，依法依规追究相关责任。

六、会议记录与档案管理

会议记录是反映会议内容、决策过程和成果的重要资料，对于机关工作的连续性和规范性具有重要意义。以下是对会议记录与档案管理的规定：

1.记录要求：

-会议记录应由指定的记录员负责，记录员应具备良好的文字表达能力和会议记录技能。

-记录应真实、准确、完整，包括会议时间、地点、参会人员、会议议程、发言要点、决议内容等。

-记录应使用规范的记录格式，字体清晰，便于查阅。

2.记录审核：

-会议记录完成后，由主持人或记录员进行初步审核，确保记录的准确性和完整性。

-主持人或记录员应与参会人员进行核对，如有出入，应及时修正。

3.归档保存：

-会议记录应在会议结束后及时整理归档，归档时应注明会议名称、日期、记录员等信息。

-会议记录档案应按照年度或会议类型进行分类，便于管理和查阅。

4.档案查阅：

-任何需要查阅会议记录的人员，应向档案管理部门提出申请，说明查阅目的和用途。

-档案管理部门应在确保信息安全的前提下，提供查阅服务。

5.档案保管：

-会议记录档案应妥善保管，防止丢失、损坏或泄露。

-定期对档案进行检查和维护，确保档案的完整性和安全性。

6.档案销毁：

-对于超过保管期限的会议记录档案，应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行鉴定和登记。

7.责任追究：

-对因工作疏忽导致会议记录丢失、损坏或泄露的，应依法依规追究相关责任人的责任。

七、会议效果评估与反馈

为了持续改进会议服务管理，提高会议效果，特制定以下评估与反馈机制：

1.会议效果评估：

-会议结束后，由会议服务管理部门组织对会议效果进行评估。

-评估内容应包括会议组织、服务保障、参会人员满意度、会议目标达成情况等。

-评估方式可通过问卷调查、个别访谈、会议纪要回顾等方式进行。

2.反馈收集渠道：

-设立会议反馈意见箱，方便参会人员匿名提交意见和建议。

-建立会议反馈电子邮箱，鼓励参会人员通过电子邮件形式提出反馈。

-设立热线电话，接受参会人员的即时反馈。

3.反馈处理与改进：

-对收集到的反馈意见，会议服务管理部门应及时整理和分析。

-对合理、可行的建议，制定改进措施，并落实到下一次会议服务工作中。

-对不合理或无法实现的反馈，应耐心解释原因，并引导参会人员提出更具体的改进建议。

4.评估结果应用：

-将会议效果评估结果作为改进会议服务管理的重要依据。

-定期对会议服务管理人员进行培训，提升其服务意识和专业技能。

-根据评估结果，对会议服务管理制度进行修订和完善。

5.持续改进：

-建立长效机制，确保会议服务管理水平的持续提升。

-定期对会议服务效果进行跟踪评估，不断优化服务流程和内容。

6.责任追究：

-对因工作失误导致会议效果不佳的，应依法依规追究相关责任人的责任。

-对在会议效果评估中表现突出的个人或部门，给予表彰和奖励。

八、监督与考核

为确保机关会议服务管理制度的有效执行，特设立以下监督与考核机制：

1.监督机构设立：

-成立专门监督小组，由机关纪检监察部门、办公厅（室）等部门负责人组成。

-监督小组负责对会议服务管理制度的执行情况进行监督检查。

2.监督内容：

-检查会议筹备、组织、实施过程中的各项规定是否得到落实。

-考察会议服务管理部门及工作人员的工作态度、工作效率和服务质量。

-评估会议效果，包括会议目标达成情况、参会人员满意度等。

3.考核制度：

-建立会议服务管理工作考核制度，考核内容包括工作态度、工作效率、服务质量、会议效果等。

-考核结果作为对会议服务管理部门及工作人员绩效考核的重要依据。

4.考核方式：

-定期开展自评和互评，会议服务管理部门对照制度要求进行自我检查。

-通过会议效果评估、参会人员反馈、监督检查等方式收集考核数据。

-对考核中发现的问题，及时进行整改，确保问题得到有效解决。

5.考核结果运用：

-考核结果与工作人员的奖惩、晋升、培训等挂钩。

-对考核成绩优秀的人员或部门给予表彰和奖励。

-对考核成绩不佳的人员或部门进行约谈，督促改进。

6.责任追究：

-对在会议服务管理工作中玩忽职守、滥用职权、徇私舞弊等行为，依法依规追究相关责任。

-对因管理不善导致会议出现重大失误或造成严重后果的，严肃追究相关领导和工作人员的责任。

7.信息公开与反馈：

-定期公开会议服务管理工作的考核结果，接受社会监督。

-对公众和媒体提出的意见和建议，及时进行研究和反馈。

九、附则

1.本制度适用于机关内部各类会议，包括办公会议、专题会议、座谈会等。

2.各部门应严格按照本制度执行，确保会议服务管理的规范化和制度化。

3.本制度由办公厅（室）负责解释和修订。

4.本制度自发布之日起施行。原有相关规定与本制度不一致的，以本制度为准。

5.本制度如有未尽事宜，可根据实际情况予以补充和调整。

6.机关内部各级人员应认真学习本制度，提高对会议服务管理工作的认识，共同维护机关会议的秩序和效率。

7.对违反本制度的行为，将依法依规进行处理，确保制度的严肃性和权威性。

8.本制度的实施情况将作为机关工作考核的重要内容，各部门应高度重视，确保制度得到有效执行。

9.机关会议服务管理部门应定期对制度执行情况进行检查，发现问题及时纠正，确保会议服务管理的持续改进。

10.本制度发布后，各部门应立即组织学习，并将学习情况报办公厅（室）备案。

十、实施与监督

1.实施要求：

-本制度实施过程中，各部门应高度重视，明确责任分工，确保制度的有效执行。

-会议服务管理部门要加强对制度的学习和宣传，提高工作人员的业务水平和服务意识。

-各部门要积极配合，共同维护会议的秩序和效率。

2.监督检查：

-办公厅（室）负责对本制度的实施情况进行监督检查，及时发现和纠正问题。

-监督检查可以采取定期检查、随机抽查、专项检查等方式进行。

-对监督检查中发现的问题，要责令相关部门限期整改，并跟踪整改效果。

3.考核评价：

-将本制度的实施情况纳入机关年度考核体系，对执行不力的部门和个人进行考核评价。

-考核评价结果作为评优评先、干部任用的重要依据。

4.信息公开与反馈：

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