工会询价管理办法

工会询价管理办法一、总则（一）目的为加强本公司工会询价管理，规范询价行为，提高采购效率，保证采购质量，控制采购成本，确保工会经费使用的合规性、合理性和效益性，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司工会组织的各类物资采购、服务采购等涉及询价活动的管理。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规、行业政策以及公司相关规定，确保询价活动合法合规。2.公平公正原则：对待所有参与询价的供应商一视同仁，营造公平竞争的市场环境，保证询价结果公正合理。3.公开透明原则：询价过程和结果应向相关人员公开，接受监督，确保透明度。4.效益性原则：在保证采购质量的前提下，通过合理询价，降低采购成本，提高工会经费使用效益。二、询价管理职责分工（一）工会委员会1.负责审议询价管理办法及相关制度。2.对重大询价项目进行决策，包括确定采购方式、预算金额、供应商选择等关键事项。3.监督询价活动的全过程，确保询价工作符合规定要求。（二）询价小组1.由工会相关人员、公司内部专业技术人员等组成。2.根据采购项目特点和需求，制定询价文件，明确询价要求、技术规格、评审标准等内容。3.负责组织实施询价活动，包括发布询价公告、接收报价文件、组织评审等工作。4.对询价结果进行评估和分析，向工会委员会提交询价报告及建议。（三）工会财务人员1.参与询价文件的审核，确保采购预算合理、资金安排合规。2.负责对询价项目的资金支付进行审核和监督，确保经费使用符合财务规定。3.协助整理和归档询价活动相关财务资料。三、询价流程（一）采购需求确定1.各部门根据工作需要，向工会提出物资或服务采购申请，详细说明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交付时间等内容。2.工会相关人员对采购申请进行审核，结合工会经费预算和实际工作需求，确定采购项目的必要性和可行性。3.根据审核结果，明确采购项目的具体需求，形成采购需求文件。（二）询价准备1.询价小组根据采购需求文件，制定询价文件。询价文件应包括以下内容：询价公告：明确采购项目名称、采购内容、供应商资格条件、询价时间、地点等信息，通过公司内部公告栏、工会网站等渠道发布。询价须知：对询价活动的基本要求、报价文件编制要求、评审标准等进行说明。采购需求：详细描述采购物资或服务的规格型号、技术参数、质量标准、数量、交付时间、售后服务等要求。报价文件格式：规定报价文件应包含的内容，如报价表、商务条款偏离表、技术条款偏离表、资格证明文件等。评审标准：明确评审的各项因素及权重，如价格、质量、服务、信誉等。2.询价小组对询价文件进行审核，确保文件内容完整、准确、清晰，符合采购需求和相关规定要求。3.根据询价文件要求，准备评审所需的文件、表格、工具等。（三）供应商选择1.询价小组通过公司内部推荐、行业网站、供应商库等渠道，广泛收集潜在供应商信息。2.对收集到的供应商进行资格审查，核实其营业执照、税务登记证、组织机构代码证等相关资质证书，确保供应商具备合法经营资格和履行合同能力。3.向符合资格条件的供应商发出询价邀请，邀请其参与询价活动，并提供询价文件。4.供应商应在规定的时间内，按照询价文件要求编制报价文件，并密封送达指定地点。5.询价小组接收供应商的报价文件，并进行登记和编号。（四）询价评审1.询价小组按照询价文件规定的评审标准，对供应商的报价文件进行评审。评审过程应遵循公平、公正、公开的原则，确保评审结果客观公正。2.评审内容主要包括以下方面：价格评审：对各供应商的报价进行比较，评估其价格合理性。价格评审可以采用最低价法、综合评分法等方法，具体方法应在询价文件中明确规定。商务条款评审：审查供应商的商务条款响应情况，如交货期、付款方式、售后服务承诺等是否满足询价文件要求。技术条款评审：对供应商提供的技术方案、产品质量、技术参数等进行评审，确保其满足采购需求。信誉评审：考察供应商的商业信誉、业绩情况、违法违规记录等，评估其信誉状况。3.评审过程中，询价小组可以要求供应商对报价文件中的内容进行澄清或说明，但不得改变报价文件的实质性内容。4.询价小组根据评审结果，编写评审报告。评审报告应包括询价项目基本情况、评审过程、评审结果、推荐意见等内容，并由询价小组成员签字确认。（五）结果确定与公示1.工会委员会根据询价小组的评审报告，对询价结果进行审议和决策。按照评审结果，确定成交供应商，并签订采购合同。2.询价结果确定后，应在公司内部进行公示，公示期不少于[X]个工作日。公示内容包括采购项目名称、成交供应商名称、成交金额、采购内容等信息，接受公司员工的监督。3.如在公示期内收到对询价结果的质疑或投诉，工会应及时进行调查核实，并根据调查结果作出相应处理。（六）合同签订与执行1.工会与成交供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括采购物资或服务的规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订后，双方应严格按照合同约定履行各自的职责。工会应及时支付货款，供应商应按照合同要求按时、按质、按量交付物资或提供服务。3.工会财务人员负责对合同执行情况进行跟踪和监督，确保经费支付合规，物资或服务接收符合要求。如发现供应商存在违约行为，应及时与供应商沟通协商，要求其采取措施予以纠正；如协商不成，可按照合同约定追究供应商的违约责任。四、询价文件管理（一）文件编制询价文件应根据采购项目的特点和需求进行编制，确保文件内容完整、准确、清晰，能够满足评审需要。文件编制过程中应充分征求相关部门和人员的意见，保证文件的科学性和合理性。（二）文件审核询价文件编制完成后，应进行严格审核。审核内容包括文件格式是否规范、内容是否完整、评审标准是否合理、与采购需求是否一致等。审核通过后的询价文件方可发布。（三）文件保存询价活动结束后，应将询价文件、报价文件、评审报告等相关资料进行整理归档，妥善保存。保存期限应符合公司档案管理规定，以便日后查阅和审计。五、监督与检查（一）内部监督1.工会委员会应定期对询价活动进行监督检查，重点检查询价程序是否合规、评审过程是否公正、采购结果是否合理等。2.设立举报信箱和举报电话，接受公司员工对询价活动中违规行为的举报。对举报内容进行及时调查核实，如情况属实，依法依规追究相关人员的责任。（二）外部审计公司审计部门应定期对工会询价项目进行审计，审查询价活动的合法性、合规性和效益性。审计结果应作为工会经费使用管理的重要参考依据。六、违规处理（一）对供应商的违规处理1.供应商在询价活动中如有提供虚假材料、串通报价、恶意低价竞争等违规行为，一经查实，取消其参与本次询价活动的资格，并禁止其在一定期限内参与公司工会的采购活动。2.如供应商的违规行为给公司造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任。（二）对询价小组成员的违规处理1.询价小组成员在询价活动中如有违反法律法规、公司规定或职业道德的行为，如泄露询价信息、接受供应商贿赂、谋取私利等，视情节轻重给予警告、罚款、取消评审资格等处理。2.如因询价小组成员的违规行为导致询价结果无效或给公司造成损失的，应依法承担相应的赔偿责任，并追究其法律责任。（三）对其他相关人员的违规处理1.参与询价活动的其他相关人员，如工会财务人员、项目需求部门人员等，如有违反本办法规定的行为，视情节轻重给予相应的纪律