学院家具管理办法

学院家具管理办法一、总则（一）目的为加强学院家具管理，保障家具的正常使用，提高家具使用效益，维护学院资产安全，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于学院内所有办公家具、教学家具、学生宿舍家具等各类家具的管理。（三）管理原则1.统一领导，分级管理。学院对家具管理工作实行统一领导，各部门、各单位按照职责分工，负责本部门、本单位家具的具体管理工作。2.合理配置，提高效益。根据学院教学、科研、管理等工作的实际需要，合理配置家具资源，提高家具使用效益。3.规范管理，确保安全。建立健全家具管理制度，规范家具采购、验收、使用、维护、处置等环节的管理，确保家具安全。二、管理职责（一）学院资产管理部门1.负责制定学院家具管理的规章制度，并组织实施。2.负责编制学院家具年度采购计划，报学院审批后组织实施。3.负责组织学院家具的采购、验收、入账、调配、报废等工作。4.负责建立学院家具管理信息系统，对家具资产进行动态管理。5.负责监督检查各部门、各单位家具管理工作的执行情况。（二）各部门、各单位1.负责本部门、本单位家具的日常管理工作，包括家具的使用、维护、保管等。2.负责编制本部门、本单位家具年度需求计划，报学院资产管理部门审核。3.负责配合学院资产管理部门做好本部门、本单位家具的采购、验收、入账、调配、报废等工作。4.负责定期对本部门、本单位家具进行清查盘点，确保账实相符。（三）使用人员1.负责正确使用和爱护所配备的家具，不得擅自拆卸、改装、转借他人。2.发现家具损坏或故障时，应及时向本部门、本单位负责人报告，并配合做好维修工作。3.做好家具的日常清洁和保养工作，保持家具整洁完好。三、采购管理（一）采购计划1.各部门、各单位应根据教学、科研、管理等工作的实际需要，于每年[具体时间]前向学院资产管理部门报送下一年度家具需求计划。2.学院资产管理部门对各部门、各单位报送的家具需求计划进行汇总审核，结合学院财力状况和家具实际使用情况，编制学院家具年度采购计划，报学院审批。3.学院家具年度采购计划经学院审批后，由学院资产管理部门组织实施。（二）采购方式1.学院家具采购应按照国家有关法律法规和学院相关规定，采用公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购、询价等方式进行。2.对于批量较大、金额较高的家具采购项目，应优先采用公开招标方式进行。对于技术复杂、专业性强或者有特殊要求的家具采购项目，经学院批准，可以采用邀请招标、竞争性谈判等方式进行。对于只能从唯一供应商处采购的家具，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的家具，经学院批准，可以采用单一来源采购方式进行。对于采购金额较小、规格型号较为统一的家具采购项目，可以采用询价方式进行。（三）采购程序1.公开招标采购程序学院资产管理部门委托具有相应资质的招标代理机构编制招标文件。招标代理机构发布招标公告，邀请潜在供应商参加投标。潜在供应商购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。招标代理机构组织开标、评标会议，确定中标供应商。学院资产管理部门与中标供应商签订采购合同。2.邀请招标采购程序学院资产管理部门根据采购项目特点和需求，确定邀请供应商名单，并向其发出投标邀请书。被邀请供应商购买招标文件，并按照招标文件要求编制投标文件。学院资产管理部门组织开标、评标会议，确定中标供应商。学院资产管理部门与中标供应商签订采购合同。3.竞争性谈判采购程序学院资产管理部门成立谈判小组，制定谈判文件。谈判小组确定参加谈判的供应商名单，并向其发出谈判邀请书。供应商按照谈判文件要求进行报价，并进行谈判。谈判小组根据谈判情况，确定成交供应商。学院资产管理部门与成交供应商签订采购合同。4.单一来源采购程序学院资产管理部门提出单一来源采购申请，说明采购理由和拟采购供应商名称。学院组织相关部门和专家对单一来源采购申请进行论证，论证通过后报学院审批。学院批准单一来源采购申请后，学院资产管理部门与拟采购供应商签订采购合同。5.询价采购程序学院资产管理部门成立询价小组，制定询价文件。询价小组向符合资格条件的供应商发出询价通知书，要求其报价。供应商按照询价通知书要求进行报价。询价小组根据报价情况，确定成交供应商。学院资产管理部门与成交供应商签订采购合同。（四）采购验收1.家具到货后，学院资产管理部门应及时组织相关人员进行验收。验收人员应包括学院资产管理部门工作人员、使用部门工作人员、技术专家等。2.验收人员应按照采购合同要求，对家具的品牌、规格、型号、数量、质量、外观等进行逐一核对，确保验收合格。3.验收合格的家具，学院资产管理部门应及时办理入账手续，并交付使用部门使用。验收不合格的家具，学院资产管理部门应及时与供应商联系，要求其更换或退货。四、使用管理（一）使用登记1.各部门、各单位应建立家具使用登记制度，对本部门、本单位使用的家具进行详细登记。登记内容应包括家具名称、规格、型号、数量、购置时间、使用部门、使用人员等。2.使用人员领用家具时，应填写家具领用登记表，经本部门、本单位负责人签字后，到学院资产管理部门办理领用手续。3.学院资产管理部门应建立家具领用台账，对家具领用情况进行详细记录。（二）使用规范1.使用人员应按照家具使用说明书的要求正确使用家具，不得擅自拆卸、改装、转借他人。2.使用人员应定期对家具进行清洁和保养，保持家具整洁完好。3.使用人员发现家具损坏或故障时，应及时向本部门、本单位负责人报告，并配合做好维修工作。4.严禁在家具上刻划、张贴、涂写等，不得在家具上堆放杂物。（三）调配管理1.学院资产管理部门应根据各部门、各单位家具使用情况，定期对家具进行调配，提高家具使用效益。2.各部门、各单位因工作需要调整家具配置时，应向学院资产管理部门提出申请，经学院资产管理部门审核批准后，办理家具调配手续。3.家具调配时，调出部门应确保家具完好无损，并将家具相关资料一并移交调入部门。调入部门应及时对调入家具进行验收，并办理入账手续。五、维护管理（一）维护计划1.学院资产管理部门应制定家具年度维护计划，明确维护内容、维护时间、维护责任人等。2.各部门、各单位应按照学院资产管理部门制定的家具年度维护计划，组织实施本部门、本单位家具的维护工作。（二）维护实施1.家具维护工作应由专业维修人员或经过培训的人员进行。维修人员应按照维护计划和维修操作规程进行维修，确保维修质量。2.维修人员在维修家具时，应做好维修记录，记录维修时间、维修内容、维修费用等。3.对于维修难度较大或需要更换零部件的家具，维修人员应及时向学院资产管理部门报告，经学院资产管理部门批准后，进行维修或更换。（三）维修费用1.家具维修费用由学院专项经费列支。维修费用应按照学院财务管理制度的规定进行报销。2.对于因使用不当或人为损坏造成的家具维修费用，由责任人承担。六、清查盘点（一）清查盘点计划1.学院资产管理部门应制定家具年度清查盘点计划，明确清查盘点时间、清查盘点范围、清查盘点方法等。2.各部门、各单位应按照学院资产管理部门制定的家具年度清查盘点计划，组织实施本部门、本单位家具的清查盘点工作。（二）清查盘点实施1.清查盘点人员应按照清查盘点计划和清查盘点操作规程进行清查盘点，确保清查盘点结果真实、准确。2.清查盘点人员在清查盘点过程中，应认真核对家具的名称、规格、型号、数量、购置时间、使用部门、使用人员等信息，确保账实相符。3.对于清查盘点中发现的问题，清查盘点人员应及时记录，并提出处理意见。（三）清查盘点报告1.清查盘点工作结束后，各部门、各单位应及时编制清查盘点报告，报学院资产管理部门。清查盘点报告应包括清查盘点基本情况、清查盘点结果、存在问题及处理意见等内容。2.学院资产管理部门对各部门、各单位报送的清查盘点报告进行汇总分析，编制学院家具清查盘点报告，报学院领导。3.学院家具清查盘点报告经学院领导批准后，作为学院家具管理决策的重要依据。七、处置管理（一）处置范围1.已达到使用年限且无法继续使用的家具。2.因技术进步等原因，已被淘汰的家具。3.因自然灾害、意外事故等原因，造成损坏无法修复的家具。4.其他原因需要处置的家具。（二）处置方式1.报废。对于已达到使用年限且无法继续使用的家具，或者因技术进步等原因，已被淘汰的家具，经学院批准后，进行报废处理。2.捐赠。对于仍有使用价值但学院不再需要的家具，经学院批准后，可以捐赠给其他单位或个人。3.转让。对于仍有使用价值且其他单位或个人需要的家具，经学院批准后，可以进行转让。4.变卖。对于已无使用价值的家具，经学院批准后，可以进行变卖。（三）处置程序1.报废程序使用部门提出家具报废申请，说明报废理由和家具基本情况。学院资产管理部门组织相关人员对报废申请进行审核，审核通过后报学院审批。学院批准报废申请后，学院资产管理部门组织对报废家具进行清理，并办理报废手续。2.捐赠程序使用部门提出家具捐赠申请，说明捐赠理由和家具基本情况。学院资产管理部门组织相关人员对捐赠申请进行审核，审核通过后报学院审批。学院批准捐赠申请后，学院资产管理部门与受赠单位或个人签订捐赠协议，并办理捐赠手续。3.转让程序使用部门提出家具转让申请，说明转让理由和家具基本情况。学院资产管理部门组织相关人员对转让申请进行审核，审核通过后报学院审批。学院批准转让申请后，学院资产管理部门委托具有相应资质的评估机构对转让家具进行评估，并确定转让价格。学院资产管理部门按照转让价格进行公开挂牌转让，确定受让方后，与受让方签订转让合同，并办理转让手续。4.变卖程序使用部门提出家具变卖申请，说明变卖理由和家具基本情况。学院资产管理部门组织相关人员对变卖申请进行审核，审核通过后报学院审批。学院批准变卖申请后，学院资产管理部门委托具有相应资质的拍卖机构对变卖家具进行拍卖，确定买受人后，与买受人签订拍卖合同，并办理变卖手续。（四）处置收入1.家具处置收入应按照国家有关法律法规和学院相关规定，实行“收支两条线”管理，全额上缴学院财务。2.家具处置收入主要用于学院家具更新、维护等方面的支出。八、监督检查（一）监督检查内容1.家具管理制度的执行情况。2.家具采购、验收、使用、维护、处置等环节的管理情况。3.家具账实相符情况。（二）监督检查方式1.定期检查。学院资产管理部门定期对各部门、各单位家具管理工作进行检查，检查结果作为各部门、各单位年度考核的重要依据。2.不定期抽查。学院资产管理部门不定期对各部门、各单位家具管理工作进行抽查，发现问题及时督促整改。3.专项