存拖凭证管理办法

存拖凭证管理办法一、总则（一）目的为加强公司存拖凭证的管理，规范存拖凭证的开具、使用、保管及核销等流程，确保公司财务信息的准确、完整和安全，依据相关法律法规及行业标准，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内部涉及存拖凭证管理的各部门及相关工作人员。（三）定义1.存拖凭证：指公司在业务活动中，为证明资产存储、转移或委托等相关事项而开具的具有法律效力的书面凭证。2.开具部门：负责按照规定流程开具存拖凭证的部门。3.使用部门：因业务需要使用存拖凭证的部门。4.保管部门：负责存拖凭证保管工作的部门。（四）管理原则1.合法性原则：存拖凭证的管理必须符合国家法律法规及行业标准的要求。2.准确性原则：存拖凭证所记录的信息应真实、准确、完整，与实际业务情况相符。3.安全性原则：加强存拖凭证的保管，确保其安全，防止丢失、损坏或被盗用。4.及时性原则：存拖凭证的开具、使用、保管及核销等环节应及时进行，不得拖延。二、存拖凭证的开具（一）开具申请1.使用部门因业务需要使用存拖凭证时，应填写《存拖凭证开具申请表》，详细说明存拖事项的内容、涉及资产的信息、使用目的等。2.《存拖凭证开具申请表》应由使用部门负责人签字确认，并提交至开具部门。（二）开具审核1.开具部门收到《存拖凭证开具申请表》后，应进行认真审核。审核内容包括申请表填写是否完整、准确，存拖事项是否符合公司规定和业务逻辑，涉及资产信息是否清晰等。2.对于审核通过的申请，开具部门应安排专人负责开具存拖凭证。开具人员应严格按照规定的格式和内容进行填写，确保存拖凭证的真实性和有效性。（三）开具内容1.存拖凭证应包含以下基本内容：凭证编号、开具日期、存拖事项说明、涉及资产信息（如资产名称、数量、规格、价值等）、存拖期限、双方当事人信息（包括名称、联系方式等）、开具部门及盖章等。2.存拖凭证的格式应统一规范，确保易于识别和查询。（四）开具份数存拖凭证应一式多份，根据实际需要确定具体份数。一般情况下，应至少包括存根联、使用部门联、保管部门联等。各联次应分别加盖公司公章或相关业务章，并注明用途。三、存拖凭证的使用（一）使用流程1.使用部门在收到存拖凭证后，应按照申请表中注明的使用目的和要求进行使用。使用过程中应妥善保管存拖凭证，不得随意涂改、转借或丢失。2.如因业务需要对存拖凭证进行变更或补充信息，使用部门应及时与开具部门沟通，并填写《存拖凭证变更申请表》，经双方确认后进行相应处理。（二）使用记录1.使用部门应建立存拖凭证使用台账，详细记录存拖凭证的使用情况，包括使用日期、使用事项、凭证编号等信息。2.使用台账应定期进行核对和更新，确保记录的准确性和完整性。四、存拖凭证的保管（一）保管部门职责1.公司应指定专门的保管部门负责存拖凭证的保管工作。保管部门应建立健全存拖凭证保管制度，明确保管人员的职责和权限。2.保管人员应妥善保管存拖凭证，确保其安全存放，防止因保管不善导致存拖凭证丢失、损坏或被盗用。（二）保管方式1.存拖凭证应按照类别、年度、月份等进行分类存放，并建立相应的索引目录，便于查找和核对。2.对于重要的存拖凭证，应采用电子和纸质双重备份的方式进行保管。电子备份应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行数据备份和维护。纸质存拖凭证应存放在专门的档案柜中，确保存放环境干燥、通风、防火、防盗。（三）保管期限1.存拖凭证的保管期限应根据相关法律法规及公司规定确定。一般情况下，存拖凭证的保管期限不得少于[X]年。2.对于涉及重要资产或重大业务事项的存拖凭证，应适当延长保管期限，以满足审计、税务等相关部门的检查需要。（四）保管检查1.保管部门应定期对存拖凭证的保管情况进行检查，检查内容包括存拖凭证的存放是否整齐、完好，索引目录是否准确，电子备份数据是否完整等。2.对于检查中发现的问题，保管部门应及时进行整改，并记录整改情况。如发现存拖凭证存在丢失、损坏或被盗用等情况，应立即报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。五、存拖凭证的核销（一）核销申请1.当存拖事项完成或存拖期限届满后，使用部门应及时填写《存拖凭证核销申请表》，向开具部门申请核销存拖凭证。2.《存拖凭证核销申请表》应注明存拖凭证的编号、存拖事项完成情况、核销原因等信息，并由使用部门负责人签字确认。（二）核销审核1.开具部门收到《存拖凭证核销申请表》后，应进行认真审核。审核内容包括存拖事项是否确实完成，相关资产是否已妥善处理，存拖凭证的使用情况是否与申请表一致等。2.对于审核通过的申请，开具部门应在存拖凭证各联次上加盖“已核销”章，并注明核销日期。同时，应将存拖凭证的存根联、使用部门联、保管部门联等进行归档保存。（三）核销记录1.开具部门应建立存拖凭证核销台账，详细记录存拖凭证的核销情况，包括核销日期、凭证编号、存拖事项、核销原因等信息。2.核销台账应定期进行核对和更新，确保记录的准确性和完整性。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对存拖凭证的管理情况进行审计，检查存拖凭证的开具、使用、保管及核销等环节是否符合本办法的规定，相关记录是否真实、完整。2.对于审计中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改建议，并跟踪整改情况。（二）外部检查1.公司应积极配合外部相关部门（如税务机关、审计机关等）对存拖凭证的检查工作，如实提供相关资料和信息。2.对于外部检查中提出的问题，公司应认真对待，及时进行整改，并将整改情况反馈给相关部门。七、责任追究（一）违规行为1.任何部门或个人在存拖凭证管理过程中，如有违反本办法规定的行为，如擅自开具、使用、涂改、转借存拖凭证，未按规定保管存拖凭证导致丢失、损坏或被盗用等，均属于违规行为。2.对于违规行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚。（二）处罚措施1.对于情节较轻的违规行为，公司将对相关责任人进行批评教育，并责令其限期整改。2.对于情节较重的违规行为，公司将给予相关责任人警告、罚款等处罚；如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责