外发函件管理办法

外发函件管理办法一、总则（一）目的为加强公司外发函件的管理，规范函件的起草、审核、签发、发送、归档等流程，确保函件内容准确、格式规范、传递及时，维护公司的合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司各部门以公司名义对外发送的各类函件，包括但不限于公函、通知、请示、报告、商务信函等。（三）基本原则1.合法性原则：外发函件的内容必须符合国家法律法规和行业标准，不得含有违法违规、损害公司利益或他人合法权益的信息。2.准确性原则：函件内容应准确表述事实、观点和要求，语言表达清晰、逻辑严谨，避免歧义。3.规范性原则：函件格式应符合公司规定及行业通行标准，确保排版整齐、字体规范、编号有序。4.及时性原则：各部门应根据工作需要及时起草、审核和发送函件，避免因延误导致工作被动。二、职责分工（一）起草部门1.负责根据工作需要起草外发函件，确保函件内容真实、准确、完整，符合公司利益和相关要求。2.对函件涉及的事项进行充分调研和分析，提供必要的背景资料和数据支持。3.按照公司规定的格式和流程填写函件的相关信息，如编号、主题、主送单位、抄送单位、正文、附件等。（二）审核部门1.对起草部门提交的函件进行全面审核，重点审查函件内容的合法性、准确性、规范性和完整性。2.检查函件是否符合公司的政策、制度和业务流程，是否与公司的整体利益和战略目标相一致。3.对函件中的文字表述、格式排版、数据引用等进行细致核对，提出修改意见和建议，确保函件质量。（三）签发部门1.根据审核意见，对函件进行最终签发。签发人应对函件的内容和后果负责，确保函件在发出前经过严格审核且符合相关要求。2.对于重要函件或涉及重大事项的函件，签发人应进行全面评估和决策，必要时可组织相关部门进行专题研究和讨论。（四）发送部门1.负责按照签发后的函件内容和要求，及时、准确地将函件发送给主送单位和抄送单位。2.选择合适的发送方式，如邮寄、专人送达、电子邮件等，并确保函件能够安全、完整地送达对方。3.对函件的发送情况进行记录，包括发送时间、送达方式、收件人等信息，以便跟踪和查询。（五）归档部门1.负责对外发函件进行归档管理，确保函件资料的完整性和可追溯性。2.按照公司档案管理规定，对函件进行分类、编号、装订，并妥善保管。3.建立外发函件档案索引，方便查询和利用，同时做好档案的保密工作，防止信息泄露。三、起草与审核（一）起草要求1.内容要求函件应主题明确，一事一函，避免内容冗长、繁杂。详细阐述函件的目的、背景、依据、具体事项及要求等，确保对方能够清楚理解函件意图。提供必要的事实依据和数据支持，增强函件的说服力。2.格式要求函件应使用公司统一规定的格式模板，包括函头、编号、主题、主送单位、抄送单位、正文、附件、落款、日期等部分。函头应注明公司名称、地址、联系方式等信息；编号应按照公司规定的编号规则进行编制，确保唯一性和连续性；主题应简洁明了，准确概括函件的核心内容；主送单位和抄送单位应填写全称，不得使用简称或统称；正文应分段表述，层次分明，语言规范；附件应注明名称、份数，并在正文中提及；落款应加盖公司公章，并注明签发人姓名；日期应填写具体的年、月、日。3.语言要求函件语言应简洁、准确、得体，避免使用模糊、歧义或生僻的词汇和语句。表述应客观、公正，避免使用带有感情色彩或攻击性的语言。对于专业术语和行业词汇，应进行适当解释，确保对方能够理解。（二）审核流程1.起草部门完成函件初稿后，应首先进行自我审核，检查内容是否完整、格式是否规范、语言是否准确等。2.自我审核通过后，起草部门将函件提交给审核部门进行审核。审核部门应在规定的时间内完成审核工作，并将审核意见反馈给起草部门。3.起草部门根据审核意见对函件进行修改完善，再次提交审核部门审核。如审核部门认为仍需修改，起草部门应继续修改，直至审核通过。4.对于重要函件或涉及多个部门的函件，审核部门可组织相关部门进行联合审核，共同商讨函件内容和审核意见。（三）特殊情况处理1.如遇紧急情况，需要立即发送函件而无法按照正常审核流程进行时，起草部门应在发送函件后及时补办审核手续，并向审核部门和签发部门说明情况。2.对于涉及法律纠纷、重大决策等重要事项的函件，审核部门应组织法律专业人员或相关专家进行专项审核，确保函件的合法性和风险可控性。四、签发与发送（一）签发权限1.公司总经理负责签发涉及公司重大决策、重要事项、对外合作协议等重要函件。2.公司副总经理根据授权范围，负责签发相关业务领域的函件。3.各部门负责人负责签发本部门职责范围内的函件。（二）签发流程1.起草部门将审核通过的函件提交给签发人。2.签发人应认真审阅函件内容，确认无误后在函件上签署意见并签字或盖章。3.对于需要修改的函件，签发人应明确提出修改意见，起草部门应按照要求进行修改后重新提交签发。（三）发送方式1.邮寄：对于需要正式送达对方的函件，应优先选择邮政特快专递（EMS）等可靠的邮寄方式，并保留邮寄凭证。2.专人送达：对于重要或紧急的函件，可安排专人送达对方，并要求对方在送达回执上签字确认。3.电子邮件：对于一般性函件或时效性要求较高的函件，可通过电子邮件发送，但应确保邮件内容清晰、完整，并要求对方回复确认收到。在发送电子邮件时，应注意邮件的保密性和安全性，避免信息泄露。（四）发送记录1.发送部门应建立外发函件发送记录台账，详细记录函件的编号、主题、主送单位、抄送单位、发送时间、发送方式、送达情况等信息。2.对于邮寄的函件，应记录邮件单号、邮寄日期、预计送达日期等；对于专人送达的函件，应记录送达人姓名、送达时间、对方签收情况等；对于电子邮件发送的函件，应记录邮件发送时间、收件人邮箱地址、对方回复情况等。3.发送记录台账应定期进行整理和归档，以便查询和追溯。五、归档与保管（一）归档范围1.公司对外发送的各类函件原件及相关附件。2.函件的起草稿、审核稿、修改稿等过程文档。3.与函件相关的往来信件、传真、电子邮件等。（二）归档要求1.外发函件应在发送完毕后及时进行归档，确保归档资料的完整性和及时性。2.归档的函件应按照类别、时间顺序进行整理，编制目录索引，便于查找和利用。3.对于电子文档，应进行分类存储，并建立相应的电子索引，同时做好数据备份，防止数据丢失。（三）保管期限1.一般函件的保管期限为[X]年，自函件发出之日起计算。2.涉及公司重要业务、法律纠纷、知识产权等方面的函件，保管期限为[X]年或按照相关法律法规规定的期限执行。3.保管期限届满后，经公司档案管理部门审核确认，可按照公司档案销毁规定进行销毁。（四）查阅与借阅1.公司内部人员因工作需要查阅外发函件档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人批准后，到档案管理部门查阅。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得擅自将档案带出或转借他人。查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.因工作需要借阅外发函件档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。借阅人员应按时归还档案，如发现档案丢失或损坏，应及时报告并承担相应责任。六、保密与安全（一）保密措施1.外发函件涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等敏感内容的，起草部门和相关人员应严格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止信息泄露。2.在函件起草、审核、签发、发送等过程中，应确保接触函件的人员仅限于必要的工作人员，并要求其签署保密协议或保密承诺书。3.对于涉及保密内容的函件，应在函件上注明“机密”、“秘密”等保密标识，并按照公司保密规定进行传递和保管。（二）安全管理1.发送部门应确保函件在传递过程中的安全，避免因邮寄、专人送达等方式导致函件丢失、损坏或延误。2.对于通过电子邮件发送的函件，应采取加密、数字签名等安全措施，防止邮件被篡改或窃取。3.档案管理部门应加强对外发函件档案的安全保管，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案资料的安全完整。七、监督与考核（一）监督检查1.公司办公室负责对外发函件管理办法的执行情况进行定期监督检查，及时发现和纠正存在的问题。2.监督检查内容包括函件起草的规范性、审核的准确性、签发的合规性、发送的及时性、归档的完整性等方面。3.对于监督检查中发现的问题，应及时向相关部门和人员提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立外发函件管理工作考核机制，将函件管理工