外包合作管理办法

外包合作管理办法一、总则（一）目的为规范公司外包合作业务的管理，确保外包活动的顺利进行，保障公司合法权益，提高外包服务质量和效率，特制定本管理办法。（二）适用范围本办法适用于公司与外部机构或个人签订的各类外包合作项目，包括但不限于信息技术外包、业务流程外包、人力资源外包等。（三）基本原则1.合法合规原则：外包合作活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保合作的合法性和合规性。2.风险可控原则：对外包合作过程中的风险进行识别、评估和控制，采取有效措施降低风险，保障公司利益。3.质量保障原则：明确外包服务质量要求，建立质量监控机制，确保外包服务达到预期标准。4.公平公正原则：在选择外包合作伙伴、签订合作协议及执行过程中，遵循公平公正原则，维护双方合法权益。二、外包合作项目的分类与定义（一）信息技术外包（ITO）指公司将信息技术相关的部分或全部工作委托给外部专业机构，包括软件开发、系统维护、数据处理、网络管理等。（二）业务流程外包（BPO）涵盖公司将特定业务流程委托给外部机构进行管理和运作，如财务流程外包、客户服务外包、供应链管理外包等。（三）人力资源外包（HRO）涉及公司将人力资源管理的部分职能外包给专业机构，如招聘外包、培训外包、薪酬福利管理外包等。三、外包合作项目的立项与审批（一）立项申请各部门根据工作需要，如需开展外包合作项目，应填写《外包合作项目立项申请表》，详细说明项目背景、目标、内容、预算、预期效果等。（二）可行性评估1.由相关部门组织对立项申请进行可行性评估，评估内容包括技术可行性、经济可行性、法律合规性等。2.必要时可邀请外部专家参与评估，形成评估报告。（三）审批流程1.《外包合作项目立项申请表》及评估报告经部门负责人审核后，报公司分管领导审批。2.重大外包合作项目需经公司总经理办公会审议通过。（四）立项变更项目立项后，如因特殊原因需要变更项目内容、预算、期限等，应重新提交立项申请，按上述审批流程办理变更手续。四、外包合作伙伴的选择与管理（一）合作伙伴选择标准1.资质信誉：具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。2.专业能力：拥有与外包项目相关的专业技术、人员和设备，具备丰富的项目经验。3.服务质量：有完善的服务质量保障体系，能够提供优质、高效的服务。4.价格合理：报价符合市场行情，具有成本效益。5.合作意愿：积极配合公司工作，愿意与公司建立长期稳定的合作关系。（二）合作伙伴筛选与推荐1.各部门根据外包项目需求，通过多种渠道收集潜在合作伙伴信息，如网络搜索、行业推荐、供应商库等。2.对收集到的信息进行初步筛选，形成潜在合作伙伴名单，并填写《外包合作伙伴推荐表》。（三）合作伙伴评估与选定1.由采购部门牵头，组织相关部门对潜在合作伙伴进行实地考察和综合评估，评估内容包括公司资质、业绩、技术能力、服务质量、价格等。2.根据评估结果，选定合作伙伴，并签订合作意向书。3.对于重大外包项目，可采用招标、竞争性谈判等方式选定合作伙伴。（四）合作伙伴管理1.建立外包合作伙伴档案，记录合作伙伴基本信息、合作项目情况、服务质量评估等。2.定期对合作伙伴进行绩效评估，评估结果作为后续合作的重要依据。3.如发现合作伙伴存在严重违约行为或服务质量不达标等情况，应及时终止合作，并追究其违约责任。五、外包合作协议的签订与履行（一）协议签订1.选定合作伙伴后，由公司法律部门或专业法律顾问起草外包合作协议，明确双方权利义务、服务内容、质量标准、价格条款、保密条款、违约责任等。2.协议经双方审核确认后，由公司法定代表人或授权代表与合作伙伴签订。（二）协议履行1.双方应按照协议约定履行各自义务，确保外包项目顺利进行。2.公司相关部门负责对外包项目的执行情况进行监督和检查，及时协调解决合作过程中出现的问题。3.合作伙伴应定期向公司汇报项目进展情况，提交项目报告和相关资料。（三）协议变更与终止1.如因客观原因需要变更协议内容，双方应协商一致，并签订书面变更协议。2.协议期满或因其他原因需要终止协议的，双方应按照协议约定办理终止手续，并进行项目验收和结算。六、外包服务质量监控与验收（一）质量监控1.建立外包服务质量监控机制，明确质量监控标准和流程。2.公司相关部门定期对外包服务进行检查和评估，及时发现和解决质量问题。3.要求合作伙伴建立内部质量控制体系，定期提交质量报告。（二）验收标准1.在协议中明确外包服务的验收标准和方法，作为项目验收的依据。2.验收标准应具体、可量化，涵盖服务内容、质量指标、交付成果等方面。（三）验收流程1.外包项目完成后，合作伙伴应向公司提交验收申请，并提供相关验收资料。2.公司组织相关部门和人员组成验收小组，按照验收标准进行验收。3.验收合格的，出具验收报告；验收不合格的，要求合作伙伴限期整改，直至验收合格。七、外包合作项目的费用管理（一）费用预算1.在项目立项阶段，应编制详细的外包合作项目费用预算，明确各项费用支出的依据和标准。2.费用预算经审批后作为项目费用控制的依据。（二）费用支付1.根据协议约定和项目进展情况，按照审批流程支付外包合作项目费用。2.支付费用前，应审核合作伙伴提交的发票、付款申请等相关资料，确保费用支付的真实性、合法性和准确性。（三）费用结算1.项目验收合格后，按照协议约定进行费用结算。2.结算过程中，如发现费用差异或其他问题，应及时与合作伙伴沟通协商解决。八、保密与知识产权管理（一）保密条款1.在协议中明确双方的保密义务，包括保密信息范围、保密期限、保密措施等。2.要求双方对在合作过程中知悉的对方商业秘密、技术秘密等予以保密，不得向任何第三方披露。（二）知识产权归属1.明确外包合作项目中产生的知识产权归属，如软件著作权、专利、商标等。2.如涉及知识产权纠纷，应按照法律法规和协议约定妥善处理。九、风险管理与应急处置（一）风险识别与评估1.对每个外包合作项目进行风险识别，分析可能面临的风险因素，如技术风险、质量风险、安全风险、法律风险等。2.采用定性与定量相结合的方法对风险进行评估，确定风险等级。（二）风险应对措施针对不同等级的风险，制定相应的风险应对措施，如风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。（三）应急处置预案1.制定外包合作项目应急处置预案，明确应急处置流程和责任分工。2.定期对应急处置预案进行演练和评估，确保在突发事件发生时能够及时、有效地进行应对。十、监督与考核（一）监督机制1.建立外包合作项目监督机制，由公司内部审计、风险管理等部门定期对外包项目进行监督检查。2.监督检查内容包括项目执行情况、服务质量、费