地名档案管理办法

地名档案管理办法一、总则（一）目的为加强地名档案的科学管理，有效保护和利用地名档案资源，充分发挥地名档案在国家行政管理、社会发展和人民生活中的作用，根据《中华人民共和国档案法》《地名管理条例》及国家有关规定，结合地名工作实际，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于各级地名管理部门及相关单位在地名管理工作中形成的具有保存价值的各种载体的地名档案的管理。（三）基本原则地名档案管理应当遵循统一领导、分级管理，维护档案的完整与安全，便于社会各方面利用的原则。（四）定义本办法所称地名档案，是指在地名的命名、更名、注销以及地名标志的设置、管理等工作中形成的，具有查考利用价值的文件材料，包括文字、图表、声像等各种载体形式。二、管理体制与职责（一）管理体制地名档案工作在国家档案局统筹规划、组织协调下，由各级地名管理部门分级负责管理。上级地名管理部门对下级地名管理部门的地名档案工作进行监督、指导。（二）各级职责1.国家地名管理部门职责贯彻执行国家有关档案工作的法律、法规和方针政策，制定全国地名档案管理的规章制度和业务标准。负责指导、监督全国地名档案工作，组织开展地名档案业务培训和学术研究活动。负责收集、整理、保管和提供利用反映全国性地名工作的重要档案资料。2.省级地名管理部门职责贯彻执行国家和上级地名管理部门有关地名档案管理的规定，制定本地区地名档案管理的实施细则。负责指导、监督本地区地名档案工作，组织开展地名档案业务培训和检查评比活动。负责收集、整理、保管和提供利用反映本地区地名工作的重要档案资料，并按规定向国家地名管理部门报送有关地名档案。3.市（地）级地名管理部门职责贯彻执行国家、省级地名管理部门有关地名档案管理的规定，负责本地区地名档案管理工作的组织实施。指导、监督本地区所属单位的地名档案工作，组织开展地名档案业务培训和交流活动。负责收集、整理、保管和提供利用本地区地名档案资料，并按规定向省级地名管理部门报送有关地名档案。4.县级地名管理部门职责贯彻执行国家、省、市（地）级地名管理部门有关地名档案管理的规定，负责本地区地名档案的具体管理工作。负责收集、整理、保管和提供利用本地区地名工作中形成的各类档案资料，并按规定向市（地）级地名管理部门报送有关地名档案。5.其他相关单位职责各相关单位应明确专人负责本单位地名档案的收集、整理、保管和利用工作，并接受同级地名管理部门的业务指导和监督检查。按照国家有关规定，做好本单位地名档案的归档工作，确保地名档案的完整与安全。三、归档范围与要求（一）归档范围1.地名命名、更名的申报文件、审批文件、相关会议纪要、专家论证意见等。2.地名标志设置计划、方案、设计图纸、安装记录、维护管理资料等。3.地名普查、调查、补查等工作中形成的各类文件、表格、数据、地图、照片、音像资料等。4.地名标准化处理过程中形成的文件、资料，包括地名译写规则、译名手册等。5.地名信息化建设过程中产生的电子文件、数据库资料等。6.与地名管理工作相关的其他文件材料，如领导批示、往来信函、调研报告等。（二）归档要求1.归档的文件材料应真实、准确、完整，字迹工整、图像清晰，签字盖章手续完备。2.归档的文件材料应按照形成时间或重要程度进行系统整理，分类清晰，便于查找和利用。3.电子文件应按照国家有关电子档案管理的规定进行整理和归档，确保电子文件的真实性、完整性和可读性。4.照片、音像资料等应注明拍摄时间、地点、内容、拍摄者等信息，并进行分类整理和编号。5.归档的文件材料应一式两份，一份由形成单位保管，一份按照规定向同级地名管理部门移交。四、整理与分类（一）整理原则地名档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法地名档案可采用年度机构问题分类法进行分类，具体如下：1.年度分类按照文件材料形成的年度进行分类，不同年度的文件分别排列。2.机构分类按照形成地名档案的机构或部门进行分类，同一机构或部门形成的文件集中排列。3.问题分类按照地名管理工作的不同业务环节和问题进行分类，如地名命名、更名、地名标志管理、地名普查等。（三）编号与编目1.编号对整理好的地名档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用全宗号目录号案卷号件号的结构，具体编号方法按照国家有关档案编号的规定执行。2.编目编制地名档案目录，目录应包括档案编号、题名、责任者、日期、页数、保管期限等项目。目录应一式两份，一份随档案装订成册，一份单独成册，便于查阅。五、保管与保护（一）保管场所各级地名管理部门应设立专门的地名档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保地名档案的安全保管。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药品等，保证地名档案的妥善存放。（三）保管期限地名档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。永久保管的地名档案是指具有重要历史价值、对国家和社会具有长远利用价值的档案；长期保管的地名档案是指在较长时间内对地名管理工作有查考利用价值的档案，保管期限一般为16年至50年；短期保管的地名档案是指在较短时间内对地名管理工作有参考价值的档案，保管期限一般为5年至15年。具体保管期限的划分应根据地名档案的实际情况，按照国家有关档案保管期限的规定执行。（四）档案鉴定定期对地名档案进行鉴定，由地名管理部门负责人、档案管理人员及相关业务人员组成鉴定小组，对保管期满的地名档案进行鉴定。鉴定小组应根据地名档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，提出存毁意见，报同级地名管理部门负责人审批。对确无保存价值的地名档案，应登记造册，经批准后予以销毁。销毁地名档案时，应指定专人负责监销，并在销毁清册上签字。（五）档案保护措施1.对破损、褪色的地名档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。2.定期对地名档案进行清点、核对，发现问题及时处理。3.加强对地名档案管理人员的安全教育，提高安全意识，防止发生档案安全事故。六、利用与服务（一）利用原则地名档案的利用应遵循保密、合法、有偿的原则，在确保地名档案安全和保密的前提下，为社会各方面提供优质、高效的利用服务。（二）利用方式1.查阅利用设立地名档案查阅室，配备必要的查阅设备，为利用者提供查阅服务。利用者查阅地名档案时，应填写查阅登记表，经地名管理部门负责人批准后，在查阅室内查阅。查阅重要地名档案或涉及国家机密的地名档案，应按照国家有关保密规定执行。2.借阅利用因工作需要借阅地名档案的，应填写借阅申请表，注明借阅目的、借阅期限等，经地名管理部门负责人批准后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过两周，特殊情况需要延长的，应办理续借手续。借阅者应妥善保管地名档案，不得转借、涂改、污损、丢失，按时归还。3.出具证明根据利用者的需要，地名管理部门可依据地名档案出具相关证明材料。证明材料应加盖地名管理部门公章，并注明出处和用途。（三）服务保障1.加强地名档案信息化建设，建立地名档案数据库，实现地名档案的数字化存储和网络化查询，提高地名档案的利用效率。2.定期对地名档案管理人员进行业务培训，提高业务素质和服务水平，为利用者提供优质、准确的服务。3.积极拓展地名档案利用渠道，通过编印地名资料汇编、举办地名展览等形式，充分发挥地名档案的作用，为社会公众提供更多的地名信息服务。七、监督与检查（一）监督检查主体各级地名管理部门应加强对本地区地名档案工作的监督检查，定期对所属单位的地名档案管理情况进行检查和指导。同时，接受上级地名管理部门和同级档案行政管理部门的监督检查。（二）监督检查内容1.地名档案管理制度的建立和执行情况。2.地名档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.地名档案的安全保管情况，包括档案库房设施、设备的配备和使用情况，档案保护措施的落实情况等。4.地名档案信息化建设情况，