原木采购管理办法

原木采购管理办法一、总则（一）目的为加强公司原木采购管理，规范采购行为，确保原木采购质量，降低采购成本，提高公司经济效益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司内所有原木采购活动，包括国内外原木采购的计划、采购、验收、付款等环节。（三）基本原则1.合法性原则：原木采购活动必须遵守国家法律法规及相关行业标准，确保采购行为合法合规。2.质量优先原则：优先采购符合质量要求的原木，满足公司生产经营需求。3.成本控制原则：在保证原木质量的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本。4.公开公正原则：采购过程应公开透明，遵循公正、公平的竞争原则，确保所有潜在供应商有平等参与的机会。5.诚实守信原则：采购人员应诚实守信，与供应商建立良好的合作关系，严格履行合同约定。二、采购计划管理（一）需求预测1.生产部门应根据公司年度生产计划、销售订单及库存情况，定期对原木需求进行预测，并提交原木需求预测报告。2.需求预测报告应包括原木品种、规格、数量、需求时间等详细信息，同时分析市场动态、行业趋势等因素对原木需求的影响。（二）采购计划制定1.采购部门根据生产部门提交的需求预测报告，结合公司库存水平、采购周期等因素，制定原木采购计划。2.采购计划应明确采购原木的品种、规格、数量、采购时间、预计到货时间等内容，并确保采购计划与生产计划相匹配。3.采购计划应经采购部门负责人审核后，报公司主管领导审批。审批通过后的采购计划作为原木采购的依据。（三）采购计划调整1.在采购计划执行过程中，如因市场变化、生产计划调整等原因需要对采购计划进行调整，采购部门应及时提出调整申请。2.调整申请应说明调整原因、调整内容及对公司生产经营的影响，并经采购部门负责人审核后，报公司主管领导审批。3.审批通过后的采购计划调整申请作为采购计划变更的依据，采购部门应及时通知相关部门，并对采购计划进行相应调整。三、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商信息库，收集、整理供应商的基本信息、经营状况、产品质量、价格水平、售后服务等方面的资料。2.根据公司采购需求和供应商评价标准，从供应商信息库中筛选出潜在供应商，并对其进行实地考察。3.实地考察内容包括供应商的生产能力、质量控制体系、环保措施、信誉状况等方面。考察结束后，采购部门应撰写考察报告，对供应商进行综合评价。4.根据考察报告和综合评价结果，采购部门确定合格供应商名单，并与其签订合作协议。合作协议应明确双方的权利和义务、产品质量标准、价格条款、交货期、付款方式等内容。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商进行评价，评价周期为每年一次。评价内容包括供应商的产品质量、交货期、价格水平、售后服务、合作配合度等方面。2.采购部门应制定供应商评价指标体系，明确各项评价指标的权重和评分标准。评价指标体系应根据公司采购需求和实际情况进行动态调整。3.采购部门应组织相关部门对供应商进行评价，评价结果分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于评价结果为优秀的供应商，公司可给予一定的奖励；对于评价结果为不合格的供应商，公司应及时与其终止合作关系。（三）供应商激励与约束1.公司建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予适当的奖励，如增加采购量、优先付款、提供技术支持等。2.公司建立供应商约束机制，对违反合作协议的供应商采取相应的惩罚措施，如扣除货款、暂停合作、终止合作等。3.采购部门应定期与供应商沟通交流，及时反馈公司对其产品质量、交货期、价格等方面的意见和建议，促进供应商不断改进和提高。四、采购流程管理（一）采购申请1.公司内部各部门因生产经营需要采购原木时，应填写采购申请表。采购申请表应包括采购原木的品种、规格、数量、需求时间、用途等内容，并经部门负责人审核签字后提交采购部门。2.采购部门收到采购申请表后，应进行初步审核，审核内容包括采购申请的合理性、必要性、与采购计划的匹配性等方面。对于审核通过的采购申请，采购部门应及时安排采购。（二）采购询价1.采购部门根据采购申请表的要求，向多家合格供应商发送询价函。询价函应明确采购原木的品种、规格、数量、质量标准、交货期、价格条款等内容，并要求供应商在规定时间内报价。2.采购部门收到供应商报价后，应进行整理和分析，比较各供应商的报价、产品质量、交货期等方面的差异，选择最优供应商。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商就采购原木的品种、规格、数量、质量标准、交货期、价格条款、付款方式等内容进行谈判，达成一致意见后签订采购合同。2.采购合同应采用书面形式，明确双方的权利和义务，确保合同条款合法合规、明确具体、可操作性强。采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给相关部门。（四）采购订单下达1.采购部门根据采购合同的要求，向供应商下达采购订单。采购订单应明确采购原木的品种、规格、数量、质量标准、交货期、交货地点等内容，并要求供应商按照订单要求组织生产和发货。2.采购订单下达后，采购部门应及时跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。如发现供应商有违约行为，采购部门应及时采取措施，要求供应商整改或承担相应的违约责任。（五）到货验收1.原木到货前，采购部门应通知质量检验部门、仓储部门等相关部门做好验收准备工作。2.原木到货时，质量检验部门应按照合同约定的质量标准对原木进行检验，检验内容包括原木的品种、规格、数量、质量等级、含水率等方面。对于检验合格的原木，质量检验部门应出具检验报告；对于检验不合格的原木，质量检验部门应及时通知采购部门和供应商，并要求供应商采取相应的处理措施。3.仓储部门应按照合同约定的交货地点和数量对原木进行验收，验收内容包括原木的外观质量、包装情况等方面。对于验收合格的原木，仓储部门应办理入库手续；对于验收不合格的原木，仓储部门应及时通知采购部门和供应商，并要求供应商采取相应的处理措施。（六）付款管理1.采购部门应根据采购合同的约定，及时办理付款手续。付款前，采购部门应审核采购发票、验收报告、入库单等相关凭证，确保凭证齐全、真实、有效。2.财务部门应按照公司财务管理制度和采购合同的约定，对采购部门提交的付款申请进行审核。审核通过后，财务部门应及时安排付款，并做好付款记录。3.如因供应商原因导致原木质量问题、交货延迟等情况，采购部门应根据合同约定扣除相应的货款，并及时与供应商沟通协商解决。五、采购风险管理（一）风险识别1.采购部门应定期对原木采购过程中可能存在的风险进行识别，识别内容包括市场风险、质量风险、供应商风险、合同风险、付款风险等方面。2.采购部门应建立风险识别机制，通过收集市场信息、分析供应商情况、审查采购合同等方式，及时发现潜在的风险因素。（二）风险评估1.采购部门应根据风险识别结果，对原木采购过程中可能存在的风险进行评估，评估风险发生的可能性和影响程度。2.采购部门应建立风险评估指标体系，明确各项风险评估指标的权重和评分标准。风险评估指标体系应根据公司采购需求和实际情况进行动态调整。3.采购部门应组织相关部门对原木采购过程中可能存在的风险进行评估，评估结果分为高风险、中风险、低风险三个等级。对于评估结果为高风险的风险因素，公司应制定相应的风险应对措施。（三）风险应对1.针对市场风险，采购部门应加强市场调研和分析，及时掌握市场动态和价格变化趋势，合理安排采购计划，采取套期保值等措施降低市场风险。2.针对质量风险，采购部门应加强对供应商的质量管理，严格审核供应商的质量控制体系，加强到货验收环节的管理，确保采购原木的质量符合合同要求。3.针对供应商风险，采购部门应加强对供应商的管理和评估，建立供应商淘汰机制，及时更换不合格供应商，降低供应商违约风险。4.针对合同风险，采购部门应加强对采购合同的管理，严格审核合同条款，确保合同合法合规、明确具体、可操作性强，降低合同纠纷风险。5.针对付款风险，采购部门应加强对付款环节的管理，严格审核付款凭证，确保付款安全，降低付款风险。六、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门应定期对原木采购活动进行审计，审计内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购成本的控制情况等方面。2.内部审计部门应制定审计计划，明确审计范围、审计方法、审计时间等内容。审计结束后，内部审计部门应撰写审计报告，对审计发现的问题提出整改建议，并跟踪整改落实情况。（二）采购部门自查1.采购部门应定期对原木采购活动进行自查，自查内容包括采购计划的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的履行情况、采购成本的控制情况等方面。2.采购部门应建立自查机制，明确自查人员、自查时间、自查内容等方面的要求。自查结束后，采购部门应撰写自查报告，对自查发现的问题进行分析总结，并提出改进措施。（三）监督检查结果处理1.对于内部审计和采购部门自查发现的问题，公司应及时进行整改，明确