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文档简介

卡片清退管理办法一、总则(一)目的为加强公司卡片管理,规范卡片清退流程,确保卡片使用的安全性、合规性和有效性,保障公司资产安全,特制定本办法。(二)适用范围本办法适用于公司内部涉及的各类卡片,包括但不限于员工工作证、门禁卡、会员卡、消费卡、业务往来卡片等。(三)基本原则1.合规性原则:严格遵守国家法律法规以及行业相关标准,确保卡片清退工作合法合规。2.安全性原则:保障卡片信息安全,防止因卡片清退不当导致信息泄露或资产损失。3.准确性原则:准确记录卡片清退情况,确保卡片状态与实际使用情况相符。4.及时性原则:在规定时间内完成卡片清退工作,避免因拖延导致管理混乱。二、卡片分类及定义(一)员工工作证用于证明员工身份,便于员工在公司内部通行、开展工作以及使用相关办公设施等。(二)门禁卡作为进入公司特定区域(如办公区域、机房、仓库等)的通行凭证。(三)会员卡包括公司为员工或业务往来伙伴提供的各类消费优惠、服务特权等权益的卡片,如餐饮会员卡、健身会员卡等。(四)消费卡可用于公司内部消费场所(如食堂、小卖部等)进行消费结算的卡片。(五)业务往来卡片用于公司与外部合作伙伴进行业务沟通、合作标识等用途的卡片,如名片、合作洽谈卡等。三、卡片清退情形(一)员工离职员工因辞职、辞退、退休等原因离开公司时,应及时清退所持有的各类卡片。(二)岗位调动员工岗位发生变动,不再需要原岗位相关卡片时,应办理卡片清退手续。(三)卡片损坏或遗失卡片出现损坏无法正常使用或遗失时,需进行清退处理,并根据情况补办新卡。(四)业务终止因公司业务调整、合作关系结束等原因,相关业务往来卡片不再使用时,应予以清退。(五)其他原因如公司规定的卡片使用期限到期、卡片功能变更不再适用等其他合理原因导致需要清退卡片的情况。四、卡片清退流程(一)提出申请1.员工离职或因其他原因需要清退卡片时,应填写《卡片清退申请表》,详细注明清退卡片的类型、数量及清退原因。2.对于因岗位调动需要清退的卡片,由调入部门和调出部门负责人审核确认后,员工提交清退申请。3.业务往来卡片因业务终止等原因清退时,由相关业务部门负责人提出清退申请。(二)部门审核1.员工所在部门负责人对清退申请进行审核,确认员工工作交接完成、卡片使用情况正常等,签字同意后提交至卡片管理部门。2.对于涉及财务结算的消费卡等,财务部门应审核是否存在未结清款项,如有未结清款项,需在清退申请中注明处理方式,待款项结清后再进行清退流程。(三)卡片回收1.卡片管理部门收到清退申请后,通知申请人将卡片交回。申请人应在规定时间内将卡片完整交回,不得私自留存或损毁。2.对于门禁卡等需要验证使用权限的卡片,卡片管理部门在回收时应进行刷卡验证,确保卡片权限已被注销。(四)信息核对与注销1.卡片管理部门对回收的卡片进行信息核对,与清退申请表上的信息进行比对,确认卡片数量、类型及状态等是否一致。2.核对无误后,对卡片进行注销操作,更新卡片管理系统中的卡片状态,确保卡片不再具备使用功能。(五)特殊情况处理1.若卡片遗失,申请人应提交书面说明,详细说明遗失情况,并承诺承担因卡片遗失可能造成的一切后果。卡片管理部门在核实情况后,进行挂失及清退处理。2.对于损坏的卡片,申请人应提交损坏卡片,卡片管理部门确认后予以清退,并根据需要为申请人补办新卡。补办新卡的流程按照公司相关规定执行。五、卡片信息管理(一)信息登记1.在卡片发放时,卡片管理部门应详细登记卡片的基本信息,包括卡片类型、编号、发放对象、有效期、使用权限等。2.对于业务往来卡片,还应登记卡片涉及的业务内容、合作对象等相关信息。(二)信息更新1.当卡片的使用权限、有效期等信息发生变更时,卡片管理部门应及时更新卡片管理系统中的相关信息。2.员工信息发生变动(如姓名、部门、岗位等)影响卡片使用时,应及时通知卡片管理部门进行信息更新。(三)信息安全保护1.卡片管理部门应采取必要的安全措施,保障卡片信息的存储安全,防止信息泄露。2.对涉及员工个人隐私的卡片信息,严格按照公司的信息安全管理规定进行管理和使用,未经授权不得向第三方披露。六、监督与检查(一)定期检查1.卡片管理部门应定期对卡片清退情况进行自查,检查清退流程是否规范、卡片信息是否准确、卡片状态是否正常等。2.公司内部审计部门应定期对卡片清退管理工作进行审计,检查是否存在违规操作、资产流失等问题。(二)违规处理1.对于违反本办法规定,未按要求及时清退卡片或私自留存、使用已清退卡片的人员,公司将视情节轻重给予相应的纪律处分,包括警告、罚款、解除劳动合同等。2.对于因卡片管理不善导致公司资产损失或信息泄露的相关责任人,公司将依法追究其责任,并要求其承担相应的经济赔偿责任。七、附则(一)

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