京东慧采管理办法

京东慧采管理办法总则目的本管理办法旨在规范公司在京东慧采平台的采购行为，提高采购效率，降低采购成本，确保采购活动的合法性、合规性和规范性，保障公司业务的顺利开展。适用范围本办法适用于公司所有通过京东慧采平台进行的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、IT产品、劳保用品等各类物资的采购。基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和相关政策要求。2.合规性原则：严格按照京东慧采平台的规则和流程进行操作。3.效益性原则：在保证采购质量的前提下，追求采购成本的最小化和采购效益的最大化。4.公正性原则：采购过程应公平、公正、公开，维护公司和供应商的合法权益。采购流程采购需求提出1.各部门根据业务需要，定期或不定期提出采购需求，填写《京东慧采采购申请表》，详细注明采购物资的名称、规格、型号、数量、预算等信息。2.采购申请表需经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。采购申请审批1.采购部门收到采购申请表后，对采购需求进行初步审核，核实需求的合理性和必要性。2.对于金额较大或涉及重要物资的采购申请，采购部门应组织相关部门进行联合评审，评估采购风险和效益。3.采购申请经采购部门负责人、财务部门负责人、分管领导等按权限审批通过后，方可进入采购流程。供应商选择与管理1.采购部门通过京东慧采平台的供应商资源库、市场调研、供应商推荐等方式，筛选符合公司采购要求的供应商。2.对拟合作的供应商进行资质审查，包括营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证等相关证件的审核。3.建立供应商评估机制，定期对供应商的供货质量、交货期、售后服务等方面进行评估，根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现不佳的供应商及时进行淘汰或整改。采购订单下达1.采购部门与选定的供应商就采购物资的价格、交货期、付款方式等条款进行协商，达成一致后，在京东慧采平台上下达采购订单。2.采购订单应明确采购物资的详细信息、交货地点、交货时间、验收标准等内容，确保双方权利义务清晰。采购合同签订1.根据采购订单的金额和性质，按照公司合同管理规定，与供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利义务、质量标准、价格条款、交货方式、付款方式、违约责任等重要内容，确保合同的合法性和有效性。采购执行与跟踪1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保物资按时、按质、按量供应。2.对于采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不合格等，采购部门应及时与供应商协商解决，并采取相应的措施减少对公司业务的影响。验收与付款1.物资到货后，采购部门应及时通知相关部门进行验收。验收人员按照采购合同和验收标准对物资的数量、质量、规格等进行检验，填写《京东慧采物资验收单》。2.验收合格的物资，由采购部门根据合同约定办理付款手续。付款申请需附采购合同、验收单、发票等相关凭证，经财务部门审核后，按照公司资金支付流程进行付款。价格管理价格审核1.采购部门在下达采购订单前，应对供应商提供的价格进行审核，确保价格合理、公正。2.对于金额较大或采购频率较高的物资，采购部门应定期收集市场价格信息，进行价格分析和比较，为价格审核提供参考依据。价格调整1.在采购合同执行过程中，如遇市场价格波动较大或其他原因需要调整价格的，采购部门应与供应商协商一致，并签订价格调整协议。2.价格调整协议应明确价格调整的原因、调整幅度、调整时间等内容，确保价格调整的合法性和合规性。风险管理风险识别与评估1.采购部门应定期对京东慧采采购活动进行风险识别和评估，分析可能存在的风险因素，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、法律风险等。2.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施，明确风险责任人和风险控制目标。风险应对措施1.供应商违约风险：加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商；签订详细的采购合同，明确违约责任；建立供应商违约预警机制，及时发现和处理供应商违约行为。2.质量风险：严格验收标准，加强物资验收环节的管理；要求供应商提供质量保证承诺和相关质量证明文件；定期对采购物资进行质量抽检，确保物资质量符合要求。3.价格风险：加强价格审核和市场价格监测，合理确定采购价格；与供应商签订价格调整条款，降低价格波动对公司采购成本的影响。4.法律风险：加强法律法规学习，确保采购活动符合相关法律法规要求；在采购合同中明确双方的法律责任和义务；遇到法律问题及时咨询专业法律顾问。信息管理采购信息记录1.采购部门应建立完善的采购信息记录制度，对采购活动的全过程进行详细记录，包括采购需求、采购申请、供应商选择、采购订单、采购合同、验收单、付款记录等。2.采购信息记录应真实、准确、完整，保存期限应符合公司档案管理规定和相关法律法规要求。信息共享与沟通1.建立采购信息共享平台，实现采购部门与各部门之间的信息实时共享，提高采购工作的协同效率。2.加强与京东慧采平台的沟通与联系，及时了解平台的政策变化和系统功能更新，确保公司采购活动的顺利进行。监督与检查内部监督1.公司内部审计部门定期对京东慧采采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，并跟踪整改落实情况。外部监督1.接受公司上级主管部门、政府相关部门等外部机构的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.对于外部监督检查提出的意见和建议，认真研究分析，及时采取措施进行改进，确保