加强公证管理办法

加强公证管理办法一、总则（一）目的与宗旨为了加强公证管理，规范公证行为，提高公证质量，保障公证机构和公证员依法履行职责，保护自然人、法人和其他组织的合法权益，根据《中华人民共和国公证法》及相关法律法规，结合本行业实际情况，制定本办法。（二）适用范围本办法适用于在中华人民共和国境内设立的公证机构及其公证员办理公证业务的活动。（三）基本原则1.合法原则：公证机构和公证员办理公证业务，应当遵守法律、法规和规章的规定，遵循法定程序。2.公正原则：公证机构和公证员应当依法独立行使公证职能，不受其他组织、个人的非法干涉，确保公证结果的公正、公平。3.客观原则：公证机构和公证员办理公证业务，应当以事实为依据，对申请公证的事项进行客观、全面的审查核实。4.保密原则：公证机构和公证员对在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私，应当予以保密。二、公证机构管理（一）设立与审批1.设立条件设立公证机构，应当具备下列条件：（1）有自己的名称；（2）有固定的场所；（3）有二名以上公证员；（4）有开展公证业务所必需的资金。2.审批程序申请设立公证机构，应当向所在地司法行政机关提出申请，并提交下列材料：（1）设立公证机构的申请和组建报告；（2）拟采用的公证机构名称；（3）拟任公证员名单、简历、居民身份证复印件和符合担任公证员条件的证明材料；（4）拟推选的公证机构负责人的情况说明；（5）开办资金证明；（6）办公场所证明；（7）其他需要提交的材料。司法行政机关应当自收到申请材料之日起三十日内，作出批准或者不予批准的决定。批准的，颁发公证机构执业证书；不予批准的，应当书面通知申请人，并说明理由。（二）组织架构与职责1.组织架构公证机构应当按照章程设立理事会、董事会或者其他形式的决策机构、监督机构，实行民主管理。决策机构负责决定公证机构的重大事项，监督机构负责对公证机构的业务活动和内部管理进行监督。2.职责分工公证机构负责人负责主持公证机构的日常工作，组织实施年度工作计划，组织开展公证业务，管理公证机构的资产和人员等。公证员应当依法履行公证职责，按照规定的程序和期限办理公证业务，保证公证质量。其他工作人员应当在公证机构负责人的领导下，按照各自的职责分工，做好公证业务的辅助工作。（三）变更与终止1.变更事项公证机构变更名称、办公场所、负责人、组织形式、业务范围等重大事项的，应当经所在地司法行政机关核准后，报省、自治区、直辖市司法行政机关备案。2.终止情形公证机构有下列情形之一的，应当终止：（1）不能保持法定设立条件，经限期整改仍不符合条件的；（2）执业证书被依法吊销的；（3）自行决定解散的；（4）法律、行政法规规定应当终止的其他情形。公证机构终止的，应当向所在地司法行政机关提出申请，由司法行政机关予以公告，并办理注销手续。三、公证员管理（一）任职资格与任命1.任职资格担任公证员，应当具备下列条件：（1）具有中华人民共和国国籍；（2）年龄二十五周岁以上六十五周岁以下；（3）公道正派，遵纪守法，品行良好；（4）通过国家司法考试；（5）在公证机构实习二年以上或者具有三年以上其他法律职业经历并在公证机构实习一年以上，经考核合格。2.任命程序符合上述条件的人员，由本人提出申请，经公证机构推荐，由所在地司法行政机关报省、自治区、直辖市司法行政机关审核同意后，报请国务院司法行政部门任命，并由省、自治区、直辖市司法行政机关颁发公证员执业证书。（二）执业管理1.执业证书管理公证员应当妥善保管公证员执业证书，不得涂改、出借、出租。公证员执业证书遗失或者损毁的，由本人提出申请，所在公证机构予以证明，提请所在地司法行政机关向省、自治区、直辖市司法行政机关申请补发或者换发。2.执业纪律公证员应当遵守下列执业纪律：（1）不得同时在二个以上公证机构执业；（2）不得从事有报酬的其他职业；（3）不得为本人及近亲属办理公证或者办理与本人及近亲属有利害关系的公证；（4）不得私自出具公证书；（5）不得为不真实、不合法的事项出具公证书；（6）不得侵占、挪用公证费或者侵占、盗窃公证专用物品；（7）不得毁损、篡改公证文书或者公证档案；（8）不得泄露在执业活动中知悉的国家秘密、商业秘密和个人隐私；（9）不得有其他违反法律、法规、规章规定的行为。（三）考核与奖惩1.考核制度司法行政机关应当建立公证员执业年度考核制度，对公证员的执业表现和遵守职业道德、执业纪律的情况进行年度考核。考核结果分为优秀、称职、不称职三个等次。考核结果应当书面通知公证员，并报上一级司法行政机关备案。2.奖励与惩戒对在公证工作中表现突出，有显著成绩和贡献的公证机构和公证员，由司法行政机关给予表彰、奖励。对违反法律、法规、规章规定的公证机构和公证员，由司法行政机关依法给予警告、罚款、停止执业、吊销执业证书等行政处罚；构成犯罪的，依法追究刑事责任。四、公证业务管理（一）业务范围公证机构可以办理下列公证事项：1.合同；2.继承；3.委托、声明、赠与、遗嘱；4.财产分割；5.招标投标、拍卖；6.婚姻状况、亲属关系、收养关系；7.出生、生存、死亡、身份、经历、学历、学位、职务、职称、有无违法犯罪记录；8.公司章程；9.保全证据；10.文书上的签名、印鉴、日期，文书的副本、影印本与原本相符；11.自然人、法人或者其他组织自愿申请办理的其他公证事项。法律、行政法规规定应当公证的事项，有关自然人、法人或者其他组织应当向公证机构申请办理公证。（二）业务受理1.受理条件公证机构受理公证申请，应当符合下列条件：（1）申请人与申请公证的事项有利害关系；（2）申请人之间对申请公证的事项无争议；（3）申请公证的事项符合《公证法》第十一条规定的范围；（4）申请公证的事项符合《公证法》第二十五条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围。2.受理程序申请人申请公证，应当填写公证申请表，并提交下列材料：（1）自然人的身份证明，法人的资格证明及其法定代表人的身份证明，其他组织的资格证明及其负责人的身份证明；（2）委托他人代为申请的，代理人须提交当事人的授权委托书，法定代理人或者其他代理人须提交有代理权的证明；（3）申请公证的文书；（4）申请公证的事项的证明材料，涉及财产关系的须提交有关财产权利证明；（5）与申请公证的事项有关的其他材料。公证机构收到公证申请后，应当按照规定进行审查。对符合受理条件的，应当受理，并书面通知当事人；对不符合受理条件的，应当不予受理，并书面通知当事人不予受理的理由。（三）审查核实1.审查内容公证机构受理公证申请后，应当对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料进行审查。审查内容包括：（1）当事人的身份、申请资格以及相应的权利；（2）当事人的意思表示是否真实；（3）申请公证的事项的内容是否真实、合法；（4）申请公证的事项是否符合《公证法》第十一条规定的范围；（5）申请公证的事项是否符合《公证法》第二十五条的规定和该公证机构在其执业区域内可以受理公证业务的范围；（6）当事人提供的证明材料是否真实、合法、充分。2.核实方式公证机构可以采用下列方式对申请公证的事项以及当事人提供的证明材料进行核实：（1）通过询问当事人、公证事项的利害关系人核实；（2）通过询问证人核实；（3）向有关单位或者个人调查核实，包括向当事人的工作单位、相关部门、金融机构等调查；（4）现场勘验；（5）委托专业机构或者专业人员鉴定、检验检测、翻译。（四）出证与送达1.出证条件公证机构经审查，认为申请公证的事项符合《公证法》、本办法及有关办证规则规定的，应当自受理之日起十五个工作日内向当事人出具公证书。因不可抗力、补充证明材料或者需要核实有关情况的，所需时间不计算在期限内，但应当及时告知当事人。2.送达方式公证书出具后，可以由当事人或其代理人到公证机构领取，也可以应当事人的要求由公证机构发送。当事人或其代理人收到公证书应当在回执上签收。五、公证档案管理（一）档案的建立与保管1.档案建立公证机构应当建立公证档案管理制度，对公证业务活动中形成的各类文件、材料进行收集、整理、归档，建立公证档案。公证档案应当一案一卷，一卷内可以根据公证事项的类别、时间顺序等进行分类整理。2.保管要求公证档案应当由专人负责保管，保管场所应当具备防火、防潮、防虫、防盗等条件。公证档案应当按照国家有关规定定期进行整理、编目、装订，确保档案的完整、安全。（二）档案的查阅与利用1.查阅权限司法机关、公证当事人及其代理人因诉讼、仲裁、执行等需要，可以查阅、复制与公证事项有关的公证档案。其他单位和个人因特殊原因需要查阅公证档案的，应当经公证机构负责人批准，并按照规定办理查阅手续。2.利用规定查阅、复制公证档案应当在公证机构指定的场所进行，不得在档案上涂改、标记、抽换、损坏档案内容。查阅人应当遵守公证机构的档案管理制度，不得泄露档案内容。六、监督检查（一）监督主体与职责司法行政机关应当依法对公证机构和公证员的执业活动进行监督检查，履行下列职责：1.制定公证机构和公证员的年度监督检查计划；2.对公证机构的组织建设、队伍建设、执业活动、质量控制、内部管理等情况进行监督检查；3.对公证员的执业资格、执业纪律、职业道德等情况进行监督检查；4.受理对公证机构和公证员的投诉、举报；5.依法查处公证机构和公证员的违法违规行为；6.法律、法规、规章规定的其他监督检查职责。（二）检查方式与内容1.检查方式司法行政机关可以采取现场检查、查阅资料、调查核实、听取汇报等方式对公证机构和公证员进行监督检查。2.检查内容监督检查的内容包括：（1）公证机构的设立、变更、终止等情况是否符合法律、法规、规章的规定；（2）公证机构的组织架构、职责分工是否健全、合理；（3）公证员的任职资格、任命程序是否符合规定；（4）公证机构和公证员的执业活动是否符合法律、法规、规章的规定和职业道德、执业纪律的要求；（5）公证业务的受理、审查、核实