印章监督管理办法

印章监督管理办法一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用行为，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、各分支机构、全资及控股子公司的印章管理。（三）定义1.印章：指公司在对外活动中使用的具有法律效力的各类印章，包括但不限于公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章、部门章、分支机构章等。2.印章使用：指印章在各类文件、合同、协议、报表、信函、证明等材料上的加盖行为。（四）基本原则1.依法依规原则：印章管理和使用必须严格遵守国家法律法规及公司相关规定。2.分级负责原则：实行分级管理，明确各级管理人员在印章管理中的职责。3.专人专管原则：印章由专人负责保管，确保安全。4.审批用印原则：使用印章必须经过严格的审批程序。二、印章的刻制与启用（一）印章刻制1.公司印章的刻制由综合管理部门统一负责，根据工作需要提出刻制申请，经公司领导审批后，到公安机关指定的刻章单位刻制。2.申请刻制印章时，应提供印章名称、规格、材质、用途等详细信息，并填写《印章刻制申请表》。3.印章刻制完成后，综合管理部门应及时进行验收，检查印章的规格、材质、文字、图案等是否符合要求，并留存印章印模。（二）印章启用1.新印章启用前，综合管理部门应填写《印章启用申请表》，注明启用日期、印章名称、保管人等信息，经公司领导审批后，发布印章启用通知。2.印章启用通知应包括印章启用的时间、范围、用途等内容，并要求各部门、各分支机构严格按照规定使用印章。3.印章启用后，原印章同时废止。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、合同专用章、财务专用章、法定代表人章由综合管理部门指定专人保管；部门章由各部门指定专人保管；分支机构章由各分支机构指定专人保管。2.印章保管人应与公司签订《印章保管责任书》，明确保管责任和义务。3.印章保管人应妥善保管印章，确保印章安全，防止印章被盗用、遗失或损坏。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人应严格遵守印章保管制度，不得擅自将印章转借他人使用，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等材料上加盖印章。3.印章保管人因工作变动或其他原因不能继续保管印章时，应及时办理印章交接手续，确保印章安全交接。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章用于以公司名义对外发布的各类文件、合同、协议、报表、信函、证明等材料的加盖。2.合同专用章用于签订各类合同、协议等经济合同文件的加盖。3.财务专用章用于财务结算、票据开具、资金收付等财务业务的加盖。4.法定代表人章用于以公司法定代表人名义对外签署的文件、合同、协议等材料的加盖。5.部门章用于本部门内部文件、通知、报告等材料的加盖，不得对外使用。6.分支机构章用于本分支机构对外开展业务活动的文件、合同、协议等材料的加盖，不得超越授权范围使用。（二）使用流程1.申请：使用印章的部门或个人应填写《印章使用申请表》，注明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并提交相关文件材料。2.审批：《印章使用申请表》经部门负责人审核后，报公司领导审批。审批通过后，方可使用印章。3.用印：印章保管人应按照审批意见，在规定的文件材料上加盖印章，并在《印章使用登记表》上登记用印情况，包括用印日期、用印事项、用印文件名称、用印份数、审批人等信息。4.留存：用印完成后，印章保管人应将《印章使用申请表》、相关文件材料等留存归档，以备查阅。（三）特殊情况用印1.因紧急情况无法事先履行审批程序的，使用印章的部门或个人应电话请示公司领导同意后，先行用印，并在事后及时补办审批手续。2.涉及重大事项或重要文件的用印，公司领导可根据实际情况，组织相关部门进行专题研究，共同决定是否用印及用印内容。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司名称变更、机构调整、印章损坏等原因，需要停用印章的，由综合管理部门填写《印章停用申请表》，注明停用原因、停用日期、印章名称等信息，经公司领导审批后，发布印章停用通知。2.印章停用通知应包括印章停用的时间、范围、原因等内容，并要求各部门、各分支机构停止使用停用印章。（二）销毁1.停用的印章由综合管理部门统一收回，并进行登记造册。2.对于不再使用的印章，综合管理部门应按照公司规定，组织相关人员进行销毁。销毁过程应进行现场监督，并填写《印章销毁登记表》，注明销毁日期、销毁印章名称、销毁方式等信息。3.印章销毁后，综合管理部门应将《印章销毁登记表》留存归档，以备查阅。六、监督检查与责任追究（一）监督检查1.综合管理部门负责对公司印章管理和使用情况进行定期检查和不定期抽查，确保印章管理和使用符合规定。2.各部门、各分支机构应配合综合管理部门的监督检查工作，如实提供印章管理和使用情况的相关资料。（二）责任追究1.对于违反本办法规定，擅自刻制、使用、保管印章的部门或个人，公司将视情节轻重，给予批评教育、警告、罚款等处罚；情节严重的，将依法追究法律责任。2.因印章保管不善，导致印章被盗用、遗失或损坏，给公司造成经济损失或不良影响的，印章保管人应承担相应的赔偿责任；情节严重的，将依法追究法律责任。3.对于在印章管理和使用过程中，滥用职权