合同管理办法万科

合同管理办法万科万科合同管理办法一、总则（一）目的本办法旨在加强万科合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，保障公司各项业务的顺利开展。（二）适用范围本办法适用于万科集团总部及各下属公司（以下统称“公司”）在经营活动中所签订的各类合同，包括但不限于采购合同、销售合同、租赁合同、服务合同、工程合同等。（三）基本原则1.依法合规原则合同的签订、履行、变更、终止等行为必须遵守国家法律法规及相关政策规定，确保合同合法有效。2.风险防范原则强化合同风险意识，对合同全过程进行风险识别、评估和控制，有效防范和化解合同风险。3.统一管理原则实行合同统一归口管理，明确各部门职责，规范合同管理流程，提高合同管理效率和水平。4.诚实守信原则秉持诚实守信的价值观，严格履行合同约定，维护公司良好形象。二、合同管理机构及职责（一）合同管理委员会1.组成合同管理委员会由公司高层管理人员、相关部门负责人等组成，公司总经理担任主任。2.职责（1）审议合同管理的重大事项，包括合同管理制度、流程的修订等。（2）审批重大合同，对合同的签订、履行、变更、终止等进行决策。（3）协调解决合同管理过程中的重大问题。（二）合同管理部门1.职责（1）负责制定和完善合同管理制度、流程，并组织实施。（2）归口管理合同，建立合同台账，对合同进行分类、编号、归档等。（3）参与合同的起草、审核、谈判等工作，提出专业意见和建议。（4）跟踪合同履行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。（5）负责合同纠纷的处理，组织相关部门进行协商、调解、仲裁或诉讼等。（6）定期对合同管理工作进行总结、分析和评估，提出改进措施和建议。（三）合同承办部门1.职责（1）负责本部门合同的起草、发起、谈判等工作。（2）对合同条款进行初步审核，确保合同内容符合本部门业务需求和公司利益。（3）负责合同的履行，按照合同约定及时履行义务，处理合同履行过程中的相关事宜。（4）配合合同管理部门做好合同管理工作，提供必要的资料和信息。三、合同签订管理（一）合同起草1.合同承办部门应根据业务需求，按照法律法规及公司相关规定起草合同文本。合同文本应内容完整、条款清晰、权利义务明确，避免出现模糊不清、歧义或矛盾的表述。2.对于格式合同，合同承办部门应选用公司统一制定的格式文本，并根据具体业务情况进行必要的修改和补充。3.在合同起草过程中，合同承办部门应充分考虑合同履行过程中可能出现的风险，并制定相应的防范措施。（二）合同审核1.合同承办部门起草完成合同后，应提交至合同管理部门进行审核。合同管理部门应组织相关部门对合同进行会审，重点审核合同的合法性、合规性、完整性、准确性、可行性等。2.审核内容包括但不限于：（1）合同主体资格是否合法有效，是否具备签订合同的权利能力和行为能力。（2）合同内容是否符合法律法规及公司相关规定，是否损害公司利益。（3）合同条款是否明确、具体，权利义务是否对等，违约责任是否清晰。（4）合同履行期限、地点、方式等是否合理，是否具有可操作性。（5）合同的签订、履行、变更、终止等程序是否符合公司规定。3.合同管理部门应在收到合同承办部门提交的合同草案后[X]个工作日内完成审核，并出具审核意见。对于重大合同或复杂合同，审核时间可适当延长，但最长不超过[X]个工作日。4.合同承办部门应根据合同管理部门的审核意见对合同草案进行修改完善，如双方存在争议，应充分沟通协商，达成一致意见。（三）合同审批1.经审核通过的合同，合同承办部门应按照公司审批流程提交至合同管理委员会或相关领导进行审批。2.审批部门应根据合同的性质、金额、风险程度等因素进行综合评估，做出审批决定。对于重大合同，审批部门应组织相关人员进行专题研究和论证。3.合同承办部门应在收到审批意见后及时办理相关手续，如审批通过，应按照规定签订合同；如审批未通过，应根据审批意见对合同进行修改完善后重新提交审批。（四）合同签订1.合同签订应遵循自愿、平等、公平、诚实信用的原则，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同文本应一式多份，分别由合同双方当事人、合同管理部门、财务部门等留存。合同管理部门应及时将合同原件归档，并建立合同台账，记录合同的签订时间、合同名称、合同编号、合同金额、合同期限、履行情况等信息。3.对于涉及金额较大、风险较高的合同，公司可根据实际情况要求对方提供担保或采取其他风险防范措施。四、合同履行管理（一）合同交底1.合同签订后，合同承办部门应组织相关人员进行合同交底，明确合同的主要内容、双方权利义务、履行期限、违约责任等，确保相关人员熟悉合同条款，了解合同履行要求。2.合同交底应形成书面记录，由参与交底的人员签字确认，并留存合同管理部门备案。（二）合同执行跟踪1.合同承办部门应按照合同约定及时履行义务，定期跟踪合同履行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.在合同履行过程中，如遇对方未按照合同约定履行义务或出现其他可能影响合同履行的情况，合同承办部门应及时与对方沟通协商，要求对方采取措施予以解决，并将相关情况及时报告合同管理部门。3.合同管理部门应定期对合同履行情况进行检查和监督，对发现的问题及时督促合同承办部门进行整改，并跟踪整改情况。（三）合同变更1.在合同履行过程中，如因客观情况发生变化需要变更合同内容的，合同承办部门应及时与对方协商一致，并签订书面变更协议。2.合同变更协议应作为原合同的补充文件，与原合同具有同等法律效力。合同承办部门应将合同变更协议及时提交至合同管理部门备案，并按照公司规定办理相关审批手续。3.合同变更涉及合同金额、履行期限、履行地点等重要条款的，应按照合同签订流程重新进行审核和审批。（四）合同终止1.合同履行完毕或出现法定终止情形时，合同承办部门应及时通知对方办理合同终止手续。2.合同终止后，合同承办部门应组织相关人员对合同履行情况进行总结和评价，形成书面报告，并提交至合同管理部门。合同管理部门应将合同履行情况报告归档保存。3.合同终止后，双方应按照合同约定进行结算和清理，如涉及债权债务的，应及时进行处理，确保双方权利义务得到妥善解决。五、合同风险管理（一）风险识别与评估1.合同管理部门应定期组织相关部门对合同风险进行识别和评估，分析合同在签订、履行、变更、终止等过程中可能存在的风险因素，评估风险发生的可能性和影响程度。2.风险识别与评估应涵盖合同主体风险、合同条款风险、合同履行风险、合同变更风险、合同终止风险等方面。3.根据风险识别与评估结果，合同管理部门应制定相应的风险应对措施，明确责任部门和责任人，确保风险得到有效控制。（二）风险应对措施1.对于合同主体风险，应加强对合同对方主体资格的审查，核实对方的营业执照、资质证书、法定代表人身份证明等相关文件，确保对方具有签订合同的合法资格和履行合同的能力。2.对于合同条款风险，应在合同起草、审核、谈判等过程中，严格把关合同条款，确保合同条款明确、具体、合法、合规，避免出现模糊不清、歧义或矛盾的表述。同时，应充分考虑合同履行过程中可能出现的风险因素，并制定相应的防范措施。3.对于合同履行风险，应加强对合同履行过程的跟踪和监督，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。如遇对方未按照合同约定履行义务或出现其他可能影响合同履行的情况，应及时与对方沟通协商，要求对方采取措施予以解决，并将相关情况及时报告合同管理部门。4.对于合同变更风险，应严格按照公司规定办理合同变更手续，确保合同变更协议合法有效。同时，应加强对合同变更过程的管理，跟踪合同变更的执行情况，确保合同变更得到妥善处理。5.对于合同终止风险，应在合同终止前，组织相关人员对合同履行情况进行总结和评价，形成书面报告，并提交至合同管理部门。合同终止后，应按照合同约定进行结算和清理，确保双方权利义务得到妥善解决。（三）风险监控与预警1.合同管理部门应建立合同风险监控机制，定期对合同风险状况进行监控和分析，及时发现风险变化情况。2.对于风险等级较高的合同，合同管理部门应设定风险预警指标，当风险指标达到预警值时，及时发出预警信号，提醒相关部门和人员采取措施进行风险防范和控制。3.合同管理部门应定期对合同风险监控和预警情况进行总结和报告，向合同管理委员会和公司领导汇报合同风险状况及应对措施，为公司决策提供参考依据。六、合同纠纷处理（一）纠纷预防1.加强合同管理，严格按照合同签订、履行、变更、终止等流程操作，确保合同合法有效，避免因合同管理不善引发纠纷。2.在合同签订前，充分了解对方的资信状况、经营情况等，对合同对方进行全面评估，降低合同风险。3.在合同履行过程中，加强与对方的沟通协调，及时解决合同履行过程中出现的问题，避免矛盾激化。（二）纠纷处理程序1.当发生合同纠纷时，合同承办部门应及时报告合同管理部门，并提供相关证据材料。合同管理部门应会同相关部门对纠纷情况进行调查核实，分析纠纷产生的原因，提出处理意见。2.对于合同纠纷，应首先尝试通过协商、调解等方式解决。如协商、调解不成，可根据合同约定或法律法规规定，选择仲裁或诉讼等方式解决。3.在合同纠纷处理过程中，合同承办部门应积极配合合同管理部门及相关部门，提供必要的支持和协助，确保纠纷得到妥善解决。4.合同纠纷处理完毕后，合同承办部门应及时将纠纷处理情况报告合同管理部门，并将相关文件资料归档保存。七、合同档案管理（一）档案收集1.合同签订后，合同承办部门应及时将合同原件及相关附件、补充协议、变更协议、履行记录等资料提交至合同管理部门。2.合同管理部门应按照档案管理要求，对合同资料进行整理、分类、编号，确保档案资料的完整性和准确性。（二）档案保管1.合同管理部门应设立专门的合同档案室，配备必要的档案保管设备，对合同档案进行妥善保管。2.合同档案应按照类别、年度、编号等进行分类存放，便于查找和利用。同时，应建立合同档案索引，方便快速检索。3.合同档案保管期限应按照国家法律法规及公司相关规定执行，对于重要合同档案应适当延长保管期限。（三）档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《合同档案查阅申请表》，经所在部门负责人审批后，到合同管理部门办理查阅手续。2.合同管理部门应按照审批意见，提供相应的合同档案，并做好查阅记录。查阅人员应在规定的地点查阅合同档案，不得擅自将合同档案带出档案室或进行复制、拍照等。3.涉及公司商业秘密或其他敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露