下发印章管理办法

下发印章管理办法[公司名称]印章管理办法总则制定目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。适用范围本办法适用于公司总部及所属各分支机构、全资子公司、控股子公司等（以下统称“公司”）各类印章的管理。印章定义本办法所指印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、业务专用章、部门章以及其他具有法律效力的专用章等。管理原则印章管理遵循“依法依规、分级负责、规范使用、严格管控”的原则，确保印章使用安全、准确、规范。印章的刻制与启用印章刻制1.公司各类印章的刻制由行政部门统一归口管理。因工作需要刻制印章时，由使用部门填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、规格、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，交行政部门办理刻制手续。2.行政部门应选择具有合法资质的印章刻制单位进行印章刻制。刻制单位应严格按照公安部门规定的程序和要求进行操作，确保印章质量和安全性。3.印章刻制完成后，行政部门应及时将印章移交使用部门，并办理交接手续。交接双方应在《印章交接登记表》上签字确认，注明交接日期、印章名称、规格、数量等信息。印章启用1.新印章启用前，行政部门应在公司内部发布《印章启用通知》，明确印章名称、启用日期、使用范围、保管责任人等信息，并组织相关人员进行印章使用培训。2.印章启用时，应在印模登记簿上预留印模，并由行政部门负责人、使用部门负责人签字确认。同时，应对印章进行编号管理，以便于查询和追溯。印章的保管保管原则1.各类印章应指定专人保管，保管人员应具备责任心强、保密意识高、熟悉印章使用规定等条件。2.印章保管人员应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、丢失、损坏等情况发生。保管职责1.公司公章、法定代表人章由总经理办公室指定专人保管；合同专用章由法务部门指定专人保管；财务专用章由财务部门指定专人保管；业务专用章、部门章由各相关部门指定专人保管。2.印章保管人员应建立印章使用台账，详细记录印章使用日期、使用部门、使用事由、批准人、用印份数等信息，并定期进行核对和盘点，确保印章使用记录准确无误。3.印章保管人员不得擅自将印章交他人代管或带出公司使用。如因特殊情况需要委托他人代管或带出公司使用时，应经印章保管部门负责人批准，并办理相关委托手续。保管环境1.印章应存放在安全可靠的保险柜或其他专用保管设备中，并设置必要的防盗、防火、防潮、防虫等措施。2.印章保管场所应保持清洁、干燥、通风良好，严禁存放易燃、易爆、腐蚀性等物品。印章的使用使用流程1.用印申请：使用部门填写《印章使用申请表》，详细说明用印事由、用印文件名称、文号、份数、用印日期等信息，并经部门负责人审核签字。2.审批签字：根据用印事项的性质和审批权限，分别报分管领导、总经理等相关领导审批签字。3.印章使用：印章保管人员根据审批后的《印章使用申请表》，对用印文件进行审核，确认无误后在用印文件上加盖印章，并在《印章使用登记簿》上登记用印情况。4.用印登记：印章使用完毕后，印章保管人员应及时将《印章使用申请表》、用印文件等资料整理归档，以备查阅。使用范围1.公司公章：用于公司对外正式文件、信函、合同、协议、报表等的签署；代表公司参加各类会议、活动、招投标等的文件签署；公司法定代表人授权委托的其他事项。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、财务票据等的盖章确认。3.合同专用章：用于公司各类合同、协议的签署。4.财务专用章：用于公司财务收支、结算、报销等相关财务票据的盖章确认。5.业务专用章：用于公司特定业务领域的文件签署、业务往来信函等。6.部门章：用于本部门内部文件、通知、报告等的盖章确认。使用审批权限1.一般性文件、信函等用印，由部门负责人审批签字。2.涉及合同、协议、重大事项等用印，需经分管领导、总经理审批签字。3.法定代表人授权委托用印，需经法定代表人本人审批签字。使用注意事项1.用印文件必须内容真实、合法、有效，符合公司相关规定和审批程序。2.用印文件应加盖在规定的位置，确保印章清晰、端正、完整。3.严禁在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需先行盖章的，应在盖章后及时填写相关内容，并严格控制用印数量。4.印章保管人员在用印过程中应认真核对用印文件内容，如发现问题应及时与用印部门沟通协调，不得擅自盖章。5.用印完成后，印章保管人员应及时将印章归还原位，并妥善保管。印章的停用与销毁停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章时，由使用部门填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，交行政部门办理停用手续。2.行政部门应在公司内部发布《印章停用通知》，明确印章停用日期、停用原因等信息，并收回停用印章。销毁1.对于停用的印章，行政部门应定期进行清理和销毁。销毁印章时，应填写《印章销毁申请表》，详细说明销毁印章名称、规格、数量、销毁原因等信息，并经部门负责人、分管领导审核，报总经理审批后，组织专人进行销毁。2.印章销毁应采用粉碎、熔毁等方式进行，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应安排专人负责监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁时间、地点、方式、监督人等信息。3.印章销毁后，行政部门应将《印章销毁申请表》、《印章销毁登记表》等资料整理归档，以备查阅。印章的监督与检查监督机制1.公司设立印章管理监督小组，由行政部门、法务部门、审计部门等相关人员组成，负责对公司印章管理情况进行定期检查和不定期抽查。2.印章管理监督小组应制定详细的检查计划和检查标准，对印章的刻制、启用、保管、使用、停用、销毁等环节进行全面检查，确保印章管理工作规范、有序。检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章使用流程、审批权限、登记台账等是否符合规定。2.印章保管情况，包括保管人员是否具备资质、保管场所是否安全、印章存放是否规范等。3.印章使用情况，包括用印文件是否真实、合法、有效，用印审批是否严格执行，用印登记是否准确完整等。4.印章停用与销毁情况，包括停用印章是否及时收回、销毁印章是否按规定程序进行等。违规处理1.对于违反本办法规定使用印章的行为，公司将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款、辞退等处理；给公司造成经济损失或其他不良影响的，将依法追究相关人员的法律责任。2.对于印章保管不善导致印章被盗、丢失、损坏等情况的，印章保管人员应及时报告公司，