印章管理办法模板

印章管理办法模板一、总则（一）目的为加强公司印章管理，规范印章使用流程，维护公司合法权益，特制定本办法。（二）适用范围本办法适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等印章的管理。（三）印章定义本办法所称印章包括公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章、发票专用章以及其他具有法律效力的专用章等。（四）管理原则印章管理遵循“统一领导、分级负责、规范使用、严格监督”的原则。二、印章的刻制（一）申请1.因工作需要刻制印章的部门或单位，应填写《印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、规格等信息，并经部门负责人签字确认后，报公司办公室审核。2.涉及公司重大事项或重要业务的印章刻制申请，需经公司分管领导审批后，报公司主要领导批准。（二）刻制1.经批准的印章刻制申请，由公司办公室统一安排刻制。刻制印章必须选择具有合法资质的印章制作单位，确保印章质量和安全性。2.印章刻制完成后，公司办公室应及时组织验收。验收内容包括印章规格、字体、图案、材质等是否符合要求，印章是否清晰、完整、无瑕疵等。验收合格后，填写《印章验收单》，由验收人员签字确认。（三）启用1.新刻制的印章启用前，公司办公室应在《印章启用登记表》上登记印章名称、启用日期、发放部门、保管人等信息，并加盖公司公章。2.印章启用时，公司办公室应将印章启用通知以书面形式发送至各相关部门和单位，明确印章的使用范围、审批流程等要求。三、印章的保管（一）保管责任1.公司公章、法定代表人章由公司办公室指定专人保管；合同专用章由公司合同管理部门指定专人保管；财务专用章、发票专用章由公司财务部门指定专人保管。其他专用章由使用部门指定专人保管。2.印章保管人应严格遵守印章保管制度，妥善保管印章，确保印章安全。未经批准，不得擅自将印章交予他人保管或带出公司。（二）保管要求1.印章应存放在安全可靠的地方，如保险柜、铁皮柜等，并配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.印章保管人应定期对印章进行检查，确保印章完好无损。如发现印章有损坏、丢失等情况，应及时报告公司办公室，并采取相应的措施进行处理。（三）印章交接1.印章保管人因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《印章交接登记表》，详细记录印章名称、数量、交接日期、交接双方等信息，并经双方签字确认。2.印章交接时，应由公司办公室或相关部门负责人进行监交，确保印章交接过程的规范、准确。交接完成后，原印章保管人应将印章及相关资料移交给新的保管人。四、印章的使用（一）使用范围1.公司公章主要用于公司对外的正式文件、信函、合同、协议等的签署；法定代表人章主要用于公司法定代表人授权的相关文件、合同等的签署；合同专用章主要用于公司对外签订的各类合同、协议等的签署；财务专用章主要用于公司财务结算、票据开具等业务；发票专用章主要用于公司开具发票等业务。其他专用章应严格按照其规定的使用范围使用。2.印章的使用必须符合国家法律法规和公司相关规定，不得用于违法违规或损害公司利益的行为。（二）审批流程1.印章使用前，应填写《印章使用申请表》，详细说明用印事项、用印文件名称、用印份数、用印日期等信息，并经相关部门负责人签字确认。2.根据用印事项的不同，按照以下审批流程进行审批：一般性文件、信函等用印，由部门负责人审批；涉及公司重大事项、重要业务的合同、协议等用印，需经公司分管领导审批后，报公司主要领导批准；财务结算、票据开具等业务用印，由财务部门负责人审批；其他特殊情况的用印，按照公司相关规定执行。3.印章使用申请表经审批通过后，印章保管人方可按照申请表上的内容进行用印。（三）用印要求1.印章使用应在公司内部进行，不得在空白纸张、空白合同、空白介绍信等上加盖印章。如因工作需要确需在空白纸张上加盖印章的，必须经公司主要领导批准，并在使用前注明用途、日期等信息。2.印章使用时，应确保印章清晰、端正，不得模糊、歪斜、倒置等。用印后，应在《印章使用登记表》上详细记录用印日期、用印文件名称、用印份数、用印人等信息，并由用印人签字确认。3.对于涉及多页的文件或合同，应在骑缝处加盖印章，确保每页内容都能清晰显示印章痕迹。五、印章的停用与销毁（一）停用1.因公司机构调整、业务变更、印章损坏等原因，需要停用印章的，由公司办公室或相关部门提出申请，填写《印章停用申请表》，详细说明停用原因、停用日期等信息，并经公司分管领导审批后，报公司主要领导批准。2.印章停用后，公司办公室应及时将印章停用通知以书面形式发送至各相关部门和单位，明确印章停用的相关事宜。（二）销毁1.对于已停用的印章，由公司办公室负责组织销毁。销毁前，应填写《印章销毁申请表》，详细记录印章名称、数量、销毁原因、销毁日期等信息，并经公司分管领导审批后，报公司主要领导批准。2.印章销毁应采用适当的方式进行，如粉碎、熔化等，确保印章无法恢复使用。销毁过程中，应由公司办公室或相关部门派人监督，并在《印章销毁登记表》上记录销毁情况，由监督人员签字确认。六、监督与检查（一）监督部门公司办公室负责对印章管理工作进行日常监督和检查；公司审计部门负责对印章管理情况进行定期审计和监督。（二）检查内容1.印章管理制度的执行情况，包括印章的刻制、保管、使用、停用与销毁等环节是否符合规定；2.印章使用审批流程的执行情况，是否存在未经审批擅自用印的情况；3.印章保管情况，是否存在印章丢失、损坏等安全隐患；4.印章使用记录的完整性和准确性，是否按照规定进行详细记录。（三）违规处理1.对于违反印章管理制度的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括批评教育、警告、罚款、解除劳动合同等。2.因违反印章管理制度给公司造成经济损失或其他不良影响的，相关责任人应承担相应的赔偿责任